Как да създадете добър график в ресторантьорството?

Как да създадете добър график в ресторантьорството?

В сектора на ресторантьорството (традиционни ресторанти, бързо хранене, кетъринг или висша кухня) изготвянето на графика е постоянно балансиране. Дейността по същество е изключително динамична: тя зависи от сезонността, времето, местните събития и дори непредвидимото поведение на клиентите (неявявания / no-shows).

Лошо планираният график има незабавни последици: недостигът на персонал води до лошо обслужване, безкрайно чакане, отрицателни отзиви онлайн и изтощение на екипа. Обратно, излишъкът на персонал в слабите периоди повишава драстично разходите за заплати и унищожава рентабилността на заведението. В отрасъл, белязан от недостиг на работна ръка и високо текучество, графикът се превърна в основен инструмент за управление и задържане на служителите.

1. Научно съобразяване на персонала с прогнозите за заетост

Добрият график не се основава на интуиция, а на анализ на данни. От ключово значение е да проучите историята от вашата POS система (софтуер за продажби), за да идентифицирате пиковите часове по дни и часови пояси. Трябва да съпоставите тези данни с броя на резервациите, капацитета на залата и външни фактори като метеорологичните условия (които влияят на отварянето на терасата).

Целта е прецизно оразмеряване на екипа в кухнята и в залата за поемане на пиковото натоварване, без да има незает персонал преди или след това. Тук се намесва стратегическото управление на вашата база от краткосрочни договорености, студенти и допълнителен персонал (екстра заетост). Тези гъвкави ресурси трябва да се планират само когато прогнозираният брой клиенти го оправдава икономически, за да се защити брутният ви марж.

2. Справяне с предизвикателството на прекъснатите смени и колективния трудов договор в HCR

Спецификата на ресторантьорството се състои в прекъснатото работно време (работа по време на обекта за обяд, дълга почивка следобед и връщане за вечерно обслужване). Тези графици са изключително натоварващи за персонала. Задължително е отличното познаване на колективния трудов договор в ресторантьорския и хотелиерския сектор (HCR).

Трябва да следите максималната продължителност на работния ден (която обикновено не трябва да надвишава 11 ч. или 11 ч. и 30 мин. според споразуменията), да гарантирате задължителните почивки и да осигурите дневната почивка от 11 часа между края на вечерната смяна и началото на работата на следващата сутрин. За да задържите екипите си, добрият график се стреми да ограничи броя на дните с прекъснати смени за всеки служител, като ги редува с непрекъснати смени (изключително предпочитани от служителите), когато организацията го позволява.

3. Структуриране на екипа, разделяне или комбиниране на уменията

Залата и кухнята функционират като две отделни, но взаимозависими екосистеми. В кухнята йерархията е строга: chef de partie не замества мияча на съдове и обратно. В залата метър д'отелът, отговорниците за маси (chefs de rang) и помощник-сервитьорите имат ясно определени роли. Един добър график картографира тези умения с точност, за да гарантира, че никоя ключова позиция не остава незаета.

Въпреки това, в контекст на недостиг на персонал, насърчаването на многофункционалността е голямо предимство. Обучението на „runner“ да приема поръчки или на помощник-готвач да помага в миялното позволява да се улесни обслужването и много по-лесно да се компенсират отсъствията в последния момент. Графикът трябва да отразява и насърчава тази многофункционалност.

4. Предвиждане и управление на непредвидени ситуации

Публикуването на график в последния момент е най-сигурният начин да загубите служителите си. Добрият мениджър се стреми да публикува работното време поне две седмици предварително, като по този начин позволява на персонала да организира личния си живот.

Освен това винаги трябва да се предвиди план Б: предварително определяне кои служители на непълно работно време желаят да работят извънредни часове или поддържане на контакт с мрежа от надеждни допълнителни сътрудници, за да се замени неочакван болничен в 10:00 ч. сутринта за обядния сервиз.

В заключение

Графикът в ресторантьорството не е просто административно задължение в края на седмицата, а основен лост за рентабилност и качество на вашия обект. Строгото, навременно и хуманно управление позволява да контролирате разходите си (известния „Prime Cost“), като същевременно гарантира безупречно клиентско изживяване и мотивирани екипи.