Hur skapar man ett bra schema inom restaurangbranschen?

Hur skapar man ett bra schema inom restaurangbranschen?

Inom restaurangbranschen (traditionell, snabbmat, storkök eller fine dining) är schemaläggning en ständig balansakt. Verksamheten är till sin natur mycket skiftande: den beror på säsong, väder, lokala evenemang och till och med ovisst kundbeteende (som uteblivna gäster).

Ett feldimensionerat schema får omedelbara konsekvenser: underbemanning leder till bristfällig service, långa väntetider, negativa recensioner online och en utmattad personal. Å andra sidan gör överbemanning under lugnare perioder att lönekostnaderna skenar och förstör verksamhetens lönsamhet. I en bransch som präglas av personalbrist och hög personalomsättning har schemat blivit det viktigaste verktyget för ledarskap och personallojalitet.

1. Anpassa bemanningen vetenskapligt efter prognostiserad aktivitet

Ett bra schema bygger inte på magkänsla, utan på dataanalys. Det är avgörande att analysera historiken i ert kassasystem (POS) för att identifiera besökstoppar per dag och tidsintervall. Du behöver samköra dessa data med antalet bokningar, lokalens kapacitet och externa faktorer som väder (som påverkar om uteserveringen kan hållas öppen).

Målet är att dimensionera köksbrigaden och serveringspersonalen exakt för att klara de hektiska arbetstopparna utan att ha inaktiv personal före eller efter. Det är här den strategiska hanteringen av er pool med korttidskontrakt, studenter och extrapersonal kommer in. Dessa flexibla resurser bör bara schemaläggas när den beräknade gästvolymen motiverar det ekonomiskt, i syfte att skydda bruttomarginalen.

2. Hantera utmaningen med delade pass och kollektivavtalet

En historisk särprägel inom restaurangbranschen är delade pass (att arbeta under lunchservicen, ta en lång paus på eftermiddagen och komma tillbaka till kvällsservicen). Dessa arbetstider är särskilt krävande för personalen. Det är helt avgörande att känna till branschens kollektivavtal utan och innan.

Du måste bevaka den maximala dagliga ramtiden (som vanligtvis inte får överskrida 11 eller 11,5 timmar beroende på avtal), garantera obligatoriska pauser och säkerställa den dygnsvila på 11 timmar som krävs mellan avslutad kvällsservice och nästa dags arbetspass. För att behålla dina medarbetare strävar ett bra schema efter att begränsa antalet delade pass per anställd, och i stället växla med sammanhängande pass (som är mycket uppskattade av personalen) så snart verksamheten tillåter det.

3. Strukturera teamet och kombinera eller dela upp kompetenser

Matsalen och köket fungerar som två separata men beroende ekosystem. I köket är hierarkin strikt: en chef de partie ersätter inte diskaren, och vice versa. I matsalen har hovmästaren, chefs de rang och commiser sina bestämda roller. Ett bra schema kartlägger dessa kompetenser med precision för att säkerställa att ingen nyckelposition står tom.

I tider av personalbrist är det dock en stor fördel att främja mångsidighet. Att utbilda en "runner" till att ta emot beställningar, eller en köksassistent till att hjälpa till med disken, gör servicen smidigare och underlättar hanteringen av sista minuten-frånvaro avsevärt. Schemat måste återspegla och uppmuntra denna mångsidighet.

4. Framförhållning och hantering av oförutsedda händelser

Att publicera ett schema i sista minuten är det bästa sättet att förlora sina anställda. En bra chef strävar efter att publicera arbetstiderna minst två veckor i förväg, så att personalen kan planera sitt privatliv.

Dessutom måste man alltid ha en plan B: identifiera i förväg vilka deltidsanställda som vill arbeta extra timmar, eller upprätthålla kontakten med ett nätverk av pålitliga extrapersonal för att kunna ersätta en plötslig sjukskrivning klockan 10 på morgonen inför lunchservicen.

Sammanfattningsvis

Bemanningsplaneringen inom restaurangbranschen är inte ett administrativt helgmåste, utan den främsta hävstången för lönsamhet och kvalitet i din verksamhet. En noggrann, framåtblickande och mänsklig hantering gör det möjligt att kontrollera kostnaderna (det kända "Prime Cost") samtidigt som den garanterar en klanderfri kundupplevelse och motiverade team.