Guia do Utilizador Exaustivo
Domine o Opti-Planning ao pormenor: desde a configuração dos seus colaboradores à geração de horários perfeitos sob restrições legais e financeiras. Este guia completo acompanha-o passo a passo.
1. A Filosofia do Opti-Planning
O Opti-Planning não é uma simples folha de cálculo digital. É um motor de inteligência artificial (solver combinatório) que é executado direta e localmente no seu navegador, garantindo assim a total privacidade dos seus dados.
O seu objetivo é calcular milhões de combinações por segundo para encontrar a melhor alocação possível dos seus colaboradores, respeitando simultaneamente três dimensões fundamentais que muitas vezes se opõem:
- A Procura (Cobertura de necessidades): Tem o número certo de pessoas, no momento certo, com as competências adequadas para manter o seu estabelecimento a funcionar? É a prioridade absoluta do motor.
- A Legalidade (Restrições rígidas): O horário respeita o limite máximo de horas, os tempos de descanso obrigatórios (ex.: 11h entre dois turnos), a amplitude diária (ex.: 13h máx.) e os dias consecutivos de trabalho?
- A Equidade e as Preferências (Restrições flexíveis): Os turnos exigentes (ex.: fechos, fins de semana) estão bem distribuídos pelos membros da equipa? As preferências e indisponibilidades dos colaboradores são respeitadas ao máximo?
Início rápido: Modelos (Templates)
Para se familiarizar com a ferramenta, utilize o botão Ver um modelo situado no canto superior direito da aplicação. Este permite-lhe carregar instantaneamente um conjunto de dados completo adaptado ao seu setor (Restauração, Hospital, Loja, Fábrica em turnos, etc.) e ver como a IA reage.
2. Configuração Geral e IA
Modo de interface
Antes de começar, pode simplificar a interface ativando ou desativando os módulos avançados através das caixas de seleção no topo do ecrã: Ativar as Sequências e Ativar o aspeto Financeiro. Isto ocultará colunas e painéis desnecessários se não precisar deles.
Configuração da escala
- Data e Duração: Defina a data de início e a duração total (até 366 dias).
- Primeiro dia da semana: Crucial para o cálculo das horas extraordinárias semanais. Se a sua semana contabilística começa na Segunda-feira, certifique-se de que este parâmetro está definido para Segunda-feira.
Exportar
Defina o Separador CSV (Ponto e vírgula, Vírgula ou Tabulação) utilizado para todas as exportações da aplicação, garantindo assim a compatibilidade com a sua versão do Excel ou do seu software de processamento de salários.
Configuração da otimização (O cérebro da IA)
Estes parâmetros definem o comportamento do motor de cálculo:
- Intensidade e Tempo Máx.: Determina a profundidade de cálculo. "Básica" é muito rápida, "Intensiva" procurará durante mais tempo (até ao limite de tempo definido em segundos) para desbloquear situações complexas ou otimizar custos ao cêntimo.
- Separação de prioridades: Define como a IA gere as concessões. No modo "Flexível", a IA pode aceitar violar uma regra prioritária se isso permitir respeitar dezenas de regras secundárias. No modo "Estrito", a ordem de prioridades é absoluta.
- Objetivos de equidade: Selecione aqui os turnos (ex.: Noites, Fins de semana) que a IA deverá esforçar-se por distribuir de forma igual por todos os colaboradores.
As Prioridades Estratégicas (Arrastar e Largar)
Pode reordenar os 3 grandes objetivos da IA (Custos, Equidade, Preferências) arrastando e largando. O objetivo no topo da lista será a prioridade absoluta da IA.
Dica avançada: O pequeno botão entre dois objetivos permite alternar entre > (Estritamente superior) e >= (Igualdade). Se definir "Custos >= Equidade", a IA considerará que estes dois objetivos têm exatamente a mesma importância.
3. Passo 1: Turnos e Competências
Antes de começar, deve definir o enquadramento da sua atividade. Estes elementos servirão de base para todo o planeamento.
Os Turnos (Shifts)
Um turno define um intervalo horário de trabalho padronizado (ex.: MANHÃ, TARDE, NOITE). Possui uma hora de início, uma hora de fim e uma duração de pausa em minutos. A pausa é deduzida automaticamente do tempo de trabalho efetivo para o cálculo das horas e do processamento salarial.
Nota importante: Se a hora de fim for anterior à hora de início (ex.: 22:00 às 06:00), o sistema compreende automaticamente que se trata de um turno de noite que termina no dia seguinte. O tempo de descanso será calculado em conformidade.
As Competências (Skills)
Defina as funções necessárias para a sua atividade, por exemplo Cozinha, Sala, Bar, Responsável, Enfermeiro, Auxiliar de Enfermagem. Um colaborador poderá ter uma ou mais destas competências (polivalência), e uma necessidade será sempre expressa para uma competência específica.
4. Passo 2: A Grelha de Colaboradores
É aqui que define o perfil legal e contratual de cada colaborador. Cada coluna tem um impacto direto nos cálculos do otimizador. Uma configuração precisa é a chave para um planeamento bem-sucedido.
| Opcional. Utilizado apenas se pretender enviar o planeamento gerado diretamente por e-mail para o colaborador através do botão "Partilhar". | |
| Contrato | Fixo: A inteligência artificial tentará aproximar-se das horas máximas para rentabilizar o salário fixo. Extra (Reforço): A inteligência artificial evitará atribuir trabalho a estes colaboradores, exceto para cobrir uma falta de pessoal crítica. |
| Semanas Parciais (Início/Fim) | Se o seu planeamento não começar no primeiro dia da sua semana contabilística, a primeira e a última semana são "parciais". Pode escolher como calcular a quota de horas para estas semanas truncadas: Proporcional (calcula automaticamente de forma proporcional aos dias), Manual (insere a quota exata) ou Cópia (utiliza a quota de uma semana completa). |
| Máx. H/Sem. & H. Extra | O volume de horas contratuais de base e o volume máximo de horas extraordinárias permitidas por semana. Exceder o total gera um erro bloqueante. |
| Val. Hor. e Aum. | Valor hora bruto e multiplicador (ex.: 1,25 para +25%). Utilizados para calcular o custo total e orientar a inteligência artificial. |
| Descanso Mín. e Ampl. Máx. | O tempo de descanso legal obrigatório entre dois turnos (ex.: 11h) e a amplitude diária máxima (ex.: 13h). Defina 0 para desativar. |
| Turnos/Dia e Dias Consecutivos | Número máximo de turnos por dia (2 permite turnos partidos, 1 força turno contínuo) e número máximo de dias de trabalho consecutivos. |
| Sequências Obrigatórias | Selecione as sequências de trabalho (rotatividade, ciclos) que este colaborador deve respeitar. A inteligência artificial encarregar-se-á de as posicionar da melhor forma na escala. |
5. Passo 3: As Necessidades de Pessoal
Indique quantas pessoas são necessárias para cada turno e cada competência, dia a dia. É a meta que a IA tentará alcançar.
O poder dos Modelos (Presets)
Pode criar vários Modelos para o mesmo dia clicando em + Preset. Por exemplo, crie um modelo "Época Baixa" e um modelo "Época Alta", ou "Sol" e "Chuva". Pode depois alternar entre eles com um simples clique (botão de opção) para ver como a escala se adapta. O modelo ativo (destacado a azul) é o que será enviado para a inteligência artificial.
- Utilize o botão Copiar D-1 para duplicar rapidamente todas as necessidades do dia anterior.
- Utilize a pequena seta ao lado de um modelo para copiar os valores do modelo situado à sua esquerda.
- As células a vermelho indicam um valor inválido (deve ser um número positivo).
6. Passo 4: Editor de Escala e Regras
Assim que os colaboradores e as necessidades estiverem definidos, clique em Otimizar. O motor limpará as atribuições não bloqueadas e calculará a melhor combinação possível.
Visualização e Legibilidade
Pode ajustar a largura e a altura das células através dos seletores no topo de cada grelha para uma melhor legibilidade. As larguras das grelhas Necessidades e Escala estão sincronizadas para facilitar a leitura vertical.
Gerir os Imprevistos: O sistema de Regras (Bloqueios e Desejos)
Na grelha de resultados, clique em qualquer célula para abrir o menu de regras. É aqui que gere as licenças, baixas médicas, preferências ou atribuições manuais.
1. Severidade da regra
- Obrigatória (Bloqueio): A inteligência artificial DEVE respeitar esta regra. Se for matematicamente impossível (ex.: forçar alguém a trabalhar quando já atingiu o limite de horas), o sistema assinalará um erro impeditivo.
- Preferência (Desejo): A inteligência artificial fará tudo o que estiver ao seu alcance para respeitar a regra com base no peso atribuído (de 1 a 5) e na prioridade estratégica "Respeitar os desejos".
2. Ação da regra
- Ausência: Bloqueia qualquer atribuição nesse dia (Licença, Baixa médica, Folga forçada).
- Atribuição estrita: Força o colaborador num turno E numa competência específica.
- Presença (Competência livre): Força o colaborador a trabalhar num turno, mas deixa a inteligência artificial escolher a sua competência consoante as necessidades.
- Regra condicional: Se trabalhar nesse dia, DEVE exercer essa competência (mas a IA pode optar por colocá-lo de folga).
- Proibir: Impede o colaborador de trabalhar num turno específico ou numa competência específica.
Botões de ação rápida e em massa
- Bloquear tudo: Converte todas as atribuições calculadas pela IA em regras estritas. Útil se a escala for do seu agrado e pretender fixar uma base antes de reoptimizar o restante.
- Desbloquear tudo: Remove todas as regras manuais (bloqueios e desejos), mantendo a escala calculada.
- Limpar cálculos: Elimina as atribuições da IA, mas mantém as suas regras manuais.
- Limpar tudo: Repõe a grelha a zero (atribuições e regras).
- Copiar D-1: Disponível no cabeçalho de cada dia (para copiar todas as regras do dia anterior) ou no popover de um colaborador (para copiar apenas as suas regras).
- Menu "Ações de Regras": Permite eliminar em massa todos os bloqueios estritos, todas as preferências, ou converter todos os bloqueios estritos em preferências com um peso específico.
- Exportar Regras: Descarrega um ficheiro CSV com a escala atual totalmente convertida em regras. Pode editar este ficheiro no Excel e depois reimportá-lo através do "Importar CSV" para impor uma escala completa.
O Painel de AVISOS
Localizado acima da escala, lista todas as infrações. Os erros Bloqueantes (Vermelho) significam que a escala é ilegal (ex.: descanso não respeitado) ou em falta de pessoal. Os erros Menores (Laranja) dizem respeito ao não cumprimento de preferências ou de quotas flexíveis. Pode filtrar esta tabela por colaborador, por dia ou por tipo de erro. Clique num erro para focalizar a grelha na célula problemática.
7. Passo 5: Regras Financeiras
O painel Regras Financeiras permite-lhe adicionar subsídios fixos a atribuições específicas, independentemente da tarifa horária de base.
- Clique numa célula da grelha para adicionar um subsídio a um colaborador num determinado dia.
- Pode definir um turno específico (ex.: Subsídio Noturno), uma competência específica (ex.: Subsídio de Responsabilidade) ou ambos.
- Utilize o botão Copiar D-1 para duplicar rapidamente os subsídios do dia anterior.
- Estes subsídios serão integrados automaticamente no cálculo do custo total do colaborador no separador Análise, e a IA tentará minimizá-los se o objetivo "Minimizar custos" estiver ativo.
8. Passo 6: Análise e Dashboards
Estes dashboards permitem-lhe verificar a qualidade da escala gerada sob diferentes perspetivas. Pode alternar entre uma visualização por Semana ou por Mês.
Análise da carga de trabalho
Visualize rapidamente se os seus colaboradores estão abaixo da carga horária ou em horas extraordinárias através das barras de progresso. Os excessos do contrato base aparecem a amarelo, e os excessos da quota de horas extraordinárias permitida são destacados a vermelho.
Análise Financeira
Estime o custo salarial exato da sua escala. A tabela detalha para cada colaborador:
- Base: O custo das horas normais (ou o salário fixo garantido).
- H.Extra: O custo das horas extraordinárias (incluindo o acréscimo).
- Subsídios: A soma dos subsídios fixos definidos nas regras financeiras.
- Total: O custo global por período.
- Custo Extrapolado: Uma projeção do custo a 30 dias com base na escala atual, útil para escalas de curta duração.
Análise de Equidade
Verifique se os turnos difíceis (definidos na configuração, ex.: Noites, Fins de semana) estão distribuídos de forma justa entre todos os colaboradores. O gráfico mostra o número de atribuições nestes turnos-alvo para cada pessoa.
Análise de preferências
Meça a taxa de satisfação da sua equipa. Esta tabela compara o número de preferências registadas por cada colaborador (regras manuais não bloqueantes + preferências de sequências) com o número de preferências efetivamente respeitadas pela inteligência artificial na escala final.
9. Importação de dados via CSV
Para poupar tempo, o Opti-Planning permite importar massivamente os seus dados a partir de ficheiros Excel ou CSV. Esta funcionalidade está disponível para Colaboradores, Necessidades, Regras (Bloqueios) e Prémios.
Como funciona a importação?
- Clique no botão Importar CSV na secção correspondente.
- Selecione o seu ficheiro. O sistema detetará automaticamente o separador (vírgula, ponto e vírgula, tabulação).
- A etapa de Mapeamento: É a etapa crucial. O sistema tentará associar automaticamente as colunas do seu ficheiro aos campos do Opti-Planning ao ler os cabeçalhos. Pode corrigir manualmente estas associações através das listas pendentes.
- Verifique a pré-visualização dos dados e, em seguida, valide a importação. Eventuais erros (ex.: colaborador não encontrado) serão listados antes da confirmação.
10. Partilha e Comunicação
Assim que a escala estiver validada, pode comunicá-la diretamente às suas equipas através do botão Partilhar, localizado no canto superior direito da aplicação.
Envio Individual
No menu pendente, clique no ícone de E-mail ao lado do nome de um colaborador. A aplicação gerará uma mensagem de texto contendo apenas a sua escala pessoal e abrirá o seu cliente de e-mail predefinido.
Envio em Grupo
Selecione vários colaboradores através das caixas de seleção e, em seguida, clique no botão E-mail no fundo do menu. A aplicação gerará uma mensagem global contendo a escala de toda a equipa. Nota: Os endereços de e-mail são colocados em cópia oculta (BCC) para respeitar a privacidade.
11. Cópia de Segurança e Exportação
O Opti-Planning funciona inteiramente no seu navegador. Para não perder os seus dados, dispõe de várias opções através do menu Ficheiro e do botão Exportar PDF/CSV:
Menu Ficheiro (Cópias de Segurança)
- Novo (Limpar tudo): Reinicializa completamente a aplicação.
- Cloud: Crie uma conta gratuita para guardar, renomear e carregar as suas escalas nos nossos servidores seguros.
- Local (.ezopti): Transfira ou importe uma cópia de segurança encriptada no seu computador para utilização offline.
Exportação para PDF e Excel
- PDF: Gera um documento imprimível com a escala de cada funcionário selecionado (um por página).
- Excel CSV: Gera uma tabela de resumo global (formato de base de dados).
- PDFs / CSVs individuais: Gera e transfere um ficheiro distinto para cada funcionário selecionado.
- Exportação Global CSV: Transfere a totalidade dos dados da aplicação (funcionários, necessidades, regras, etc.) numa pasta.
12. Funcionalidade Avançada: Sequências de trabalho
As sequências são a ferramenta mais potente do Opti-Planning. Permitem modelar esquemas de trabalho complexos, rotatividade de turnos (ex.: 3x8, 5x8) ou regras sindicais específicas e, em seguida, atribuí-las aos seus funcionários.
Compreender o Tempo Relativo
É crucial compreender que todas as informações temporais definidas numa sequência são relativas à própria sequência e não ao horizonte global da sua escala. O Dia 1 corresponde ao primeiro dia em que a sequência se inicia para um determinado funcionário. Se uma sequência de 7 dias começar no dia 15 do mês, o Dia 1 da sequência será o dia 15, o Dia 2 será o dia 16, etc. As regras avançadas só são avaliadas dentro deste ciclo preciso.
1. Criação e Ancoragem
Utilize + Nova Sequência para criar um ciclo do zero, ou + Sequência Horizonte para criar uma sequência com exatamente a mesma duração da sua escala atual. A ancoragem define quando a sequência se inicia (datas absolutas) e se se repete em ciclo (Cíclica).
2. Regras Diárias
Para cada dia da sequência, define o que o funcionário DEVE FAZER ou NÃO DEVE FAZER. Ex.: "Dia 1: Deve fazer MANHÃ", "Dia 2: Não deve fazer NOITE".
3. Quotas Flutuantes
Permite limitar a ocorrência de um evento. Exemplos:
- Ciclo Completo: "No máximo 2 Noites em toda a sequência de 14 dias".
- Janela Deslizante: "No máximo 1 fim de semana trabalhado em cada 2" (Janela de 14 dias, máx. 2 dias do tipo 'Fim de semana').
4. Regras Condicionais
Crie ligações lógicas. Exemplo: "SE atribuído no Domingo, ENTÃO a Segunda-feira NÃO DEVE conter atribuição" (Descanso compensatório).
5. Transições
Imponha um tempo mínimo de descanso logo antes do início do Dia 1 da sequência, e logo após o final do último dia da sequência. Útil para mudanças de ciclo (ex.: transição de Noite para Manhã).
- Severidade: A transição pode ser bloqueante ou definida como uma simples preferência (com um peso).
- Modo Estrito: Se ativado, o descanso é calculado exatamente no limite da sequência. Caso contrário, o motor procura o descanso em qualquer lugar entre o último turno e o início da sequência.
13. Funcionalidade Avançada: O Cérebro da Inteligência Artificial
Para obter os resultados esperados, é fundamental compreender como a inteligência artificial pensa. O solver funciona segundo um sistema de Penalidades. Sempre que uma regra não é respeitada, a inteligência artificial recebe pontos de penalização. O seu único objetivo é encontrar a escala que apresenta a pontuação de penalização mais baixa possível.
Para oferecer a máxima flexibilidade garantindo ao mesmo tempo escalas legais, o sistema divide-se em duas grandes camadas: O Absoluto e O Relativo.
A. A Camada Absoluta: As Restrições Bloqueantes
São regras invioláveis. O motor preferirá sempre deixar uma lacuna na escala em vez de violar estas regras. No entanto, se a situação for matematicamente impossível, a inteligência artificial tem de fazer uma escolha. Para isso, utiliza uma hierarquia estrita de penalizações bloqueantes:
Nível 1: Regras Manuais e Competências
É a regra suprema. Se definir uma regra Bloqueante na escala, ou se um colaborador não tiver a competência necessária, a inteligência artificial nunca violará esta regra.
Nível 2: Sequências Bloqueantes e Dias Consecutivos
Logo abaixo, encontram-se as regras de sequências definidas como Bloqueantes, bem como o respeito pelo número máximo de dias de trabalho consecutivos e o número máximo de turnos por dia.
Nível 3: Descanso, Horas Máximas e Amplitude
O respeito pelo tempo mínimo de descanso entre dois turnos, o limite máximo de horas extraordinárias e a amplitude diária máxima.
Nível 4: A Procura e As Necessidades
É a restrição bloqueante mais fraca. Isto significa que a inteligência artificial preferirá sempre deixar um posto vago a forçar um colaborador a trabalhar se não tiver tido o seu descanso ou se estiver de licença.
B. A Camada Relativa: Prioridades Estratégicas e Desejos
Uma vez respeitadas as restrições bloqueantes, a inteligência artificial utiliza o componente Prioridades Estratégicas para arbitrar entre os seus diferentes objetivos. A ordem destas prioridades define um multiplicador de penalização.
- Prioridade 1: Multiplicador Forte
- Prioridade 2: Multiplicador Médio
- Prioridade 3: Multiplicador Fraco
1. Minimizar os custos
A inteligência artificial vai monitorizar cada hora extraordinária. Vai dar prioridade aos colaboradores com contrato Efetivo que não atingiram a sua quota e evitará ao máximo utilizar contratos Extra. Tentará também minimizar os prémios financeiros.
2. Distribuir equitativamente
A inteligência artificial vai contar quantas vezes cada colaborador é atribuído às metas de equidade definidas na configuração. Preferirá atribuir 2 turnos difíceis a todos do que 4 a uma pessoa e 0 aos restantes.
3. Respeitar as preferências
Todas as regras não bloqueantes são designadas por Preferências. Cada preferência tem um Peso de 1 a 5:
- Peso 5: Muito importante
- Peso 4: Importante
- Peso 3: Padrão
- Peso 2: Menor
- Peso 1: Opcional
A penalização final de uma preferência não respeitada é calculada da seguinte forma: Pontos base associados ao Peso multiplicados pelo Multiplicador do objetivo Preferências nas prioridades estratégicas.
Para utilizadores avançados: O efeito de acumulação
Os objetivos estratégicos estão separados por um fator multiplicador que pode ajustar através do parâmetroSeparação das prioridades :
- Flexível:Os custos acumulam-se rapidamente. A IA pode aceitar violar um objetivo prioritário se isso permitir respeitar vários objetivos secundários.
- Padrão (Equilibrado):É necessário um grande número de violações secundárias para compensar uma violação prioritária.
- Estrita:Prioridade absoluta à ordem. A IA quase nunca sacrificará um objetivo prioritário em prol de objetivos secundários.
Não é um defeito, é umafuncionalidade intencional. O efeito de acumulação permite que a inteligência artificial encontre o ponto de viragem onde o bem-estar global supera uma regra financeira estrita, e vice-versa. Efetivamente, se por exemplo separarmos as prioridades por um fator de um milhão (o valor do parâmetro 'Separação de prioridades' é 'Estrita' neste caso), a inteligência artificial pode decidir tornar 1000 colaboradores extremamente insatisfeitos apenas para economizar 1 único euro nos custos.
14. Resolução de problemas e Atualizações
Limpar a cache do navegador
O Opti-Planning evolui regularmente para lhe oferecer o melhor desempenho (nomeadamente através de atualizações do motor de inteligência artificial WebAssembly). Se encontrar comportamentos inesperados, erros de cálculo ou problemas de exibição após uma atualização, o primeiro passo consiste em limpar a cache do seu navegador (Ctrl+F5 ou Cmd+Shift+R). Isso forçará a transferência da versão mais recente da aplicação e do motor de otimização.