Fullstendig brukerveiledning
Lær Opti-Planning å kjenne ned til minste detalj: fra konfigurering av dine ansatte til generering av perfekte timeplaner under juridiske og økonomiske rammer. Denne komplette guiden hjelper deg trinn for trinn.
1. Filosofien bak Opti-Planning
Opti-Planning er ikke et enkelt regneark. Det er en AI-motor (kombinatorisk løser) som kjører direkte og lokalt i nettleseren din, noe som garanterer fullstendig datakonsidentialitet.
Målet er å beregne millioner av kombinationsmuligheter per sekund for å finne den beste mulige tildelingen for de ansatte, samtidig som det tar hensyn til tre grunnleggende dimensjoner som ofte står i motstrid til hverandre:
- Etterspørsel (Behovsdekning): Har du riktig antall personer, til riktig tid, med riktig kompetanse for å drive virksomheten din? Dette er motorens absolutte førsteprioritet.
- Lovlighet (Harde føringer): Overholder arbeidsplanen maksimal arbeidstid, lovpålagte hviletider (f.eks. 11 t mellom to skift), daglig rammetid (f.eks. maks. 13 t) og sammenhengende arbeidsdager?
- Rettferdighet og ønsker (Myke føringer): Er krevende vakter (f.eks. stenging, helger) godt fordelt mellom teammedlemmene? Blir de ansattes ønsker og utilgjengelighet fulgt så langt som mulig?
Hurtigstart: Maler (Templates)
For å bli kjent med verktøyet, kan du bruke knappen Vis en mal øverst til høyre i applikasjonen. Den lar deg umiddelbart laste inn et komplett datasett tilpasset din bransje (restaurant, sykehus, butikk, fabrikk/skiftarbeid osv.) og se hvordan AI-en reagerer.
2. Generell konfigurasjon og AI
Grensesnittmodus
Før du starter, kan du forenkle grensesnittet ved å aktivere eller deaktivere avanserte moduler via avkrysningsboksene øverst på skjermen: Aktiver sekvenser og Aktiver økonomiaspekt. Dette vil skjule unødvendige kolonner og paneler hvis du ikke trenger dem.
Vaktplankonfigurasjon
- Dato og varighet: Angi startdato og total varighet (opptil 366 dager).
- Første dag i uken: Avgjørende for beregning av ukentlig overtid. Hvis regnskapsuken din starter på mandag, må du passe på at denne innstillingen står på Mandag.
Eksport
Angi CSV-skilletegn (semikolon, komma eller tabulator) som brukes for alle eksporter fra applikasjonen, for å sikre kompatibilitet med din versjon av Excel eller lønnssystemet ditt.
Konfigurasjon av optimalisering (AI-ens hjerne)
Disse innstillingene styrer beregningsmotorens oppførsel:
- Intensitet og maks. tid: Bestemmer beregningsdybden. «Grunnleggende» er svært rask, mens «Intensiv» vil søke lenger (opptil den angitte tidsgrensen i sekunder) for å løse komplekse situasjoner eller optimalisere kostnadene ned til minste øre.
- Prioritetsseparasjon: Definerer hvordan AI-en håndterer kompromisser. I «Myk»-modus kan AI-en godta å bryte en høyprioritetsregel hvis det gjør det mulig å overholde titalls sekundære regler. I «Streng»-modus er prioritetsrekkefølgen absolutt.
- Rettferdighetsmål: Velg vaktene her (f.eks. nattvakter, helger) som AI-en skal tilstrebe å fordele likt mellom alle de ansatte.
Strategiske prioriteringer (Dra-og-slipp)
Du kan endre rekkefølgen på de 3 hovedmålene for KI (Kostnader, Rettferdighet, Ønsker) ved hjelp av dra-og-slipp. Målet øverst på listen blir KI-ens absolutte prioritet.
Avansert tips: Den lille knappen mellom to mål lar deg veksle mellom > (Strengt større enn) og >= (Likhet). Hvis du velger «Kostnader >= Rettferdighet», vil KI-en anse begge målene som like viktige.
3. Trinn 1: Vakter og kompetanser
Før du starter, må du definere rammene for virksomheten din. Disse elementene vil danne grunnlaget for all planlegging.
Vakter (Shifts)
En vakt definerer et standardisert arbeidstidsrom (f.eks. MORGEN, KVELD, NATT). Den har et starttidspunkt, et sluttidspunkt og en pausetid i minutter. Pausen trekkes automatisk fra den effektive arbeidstiden ved beregning av timer og lønn.
Viktig merknad: Hvis sluttidspunktet er før starttidspunktet (f.eks. 22:00 til 06:00), forstår systemet automatisk at det dreier seg om en nattvakt som slutter dagen etter. Hviletiden vil bli beregnet deretter.
Kompetanser (Skills)
Definer rollene som kreves for virksomheten din, for eksempel Kjøkken, Servitør, Bar, Ansvarlig, Sykepleier, Helsefagarbeider. En ansatt kan ha én eller flere av disse kompetansene (fleksibilitet), og et behov vil alltid gjelde en bestemt kompetanse.
4. Trinn 2: Ansattoversikten
Det er her du definerer den juridiske og kontraktsmessige profilen til hver ansatt. Hver kolonne har en direkte innvirkning på løserens beregninger. En presis konfigurasjon er nøkkelen til en vellykket timeplan.
| E-post | Valgfritt. Brukes kun hvis du vil sende den genererte timeplanen direkte på e-post til den ansatte via «Del»-knappen. |
| Kontrakt | Fast ansettelse: Den kunstige intelligensen vil forsøke å nærme seg maksimum timantall for å utnytte den faste lønnen. Ekstrahjelp (Forsterkning): Den kunstige intelligensen vil unngå å sette dem opp på vakter, med mindre det er for å dekke en kritisk underdekning. |
| Delvise uker (start/slutt) | Hvis timeplanen din ikke starter på den første dagen i regnskapsuken, er den første og den siste uken «delvise». Du kan velge hvordan timekvoten beregnes for disse avkortede ukene: Proporsjonal (beregner automatisk avkortet etter dager), Manuell (du angir den eksakte kvoten), eller Kopier (bruker kvoten for en hel uke). For svært korte timeplaner (f.eks. et 3-dagers arrangement) vises bare kolonnen «Periode» for å justere kvoten for denne spesifikke varigheten. |
| Maks t/uke og overtid | Det avtalte timetallet i grunnkontrakten og maksimalt tillatte overtidstimer per uke. Hvis totalen overskrides, oppstår det en blokkerende feil. |
| Timesats og tillegg | Brutto timelønn og multiplikator (f.eks. 1,25 for +25 %). Brukes til å beregne totalkostnaden og veilede den kunstige intelligensen. |
| Min. hvile & maks. rammetid | Den lovpålagte hviletiden mellom to vakter (f.eks. 11 t) og den maksimale daglige rammetiden (f.eks. 13 t). Sett til 0 for å deaktivere. |
| Vakter/dag & påfølgende dager | Maksimalt antall vakter per dag (2 tillater delte vakter, 1 tvinger sammenhengende arbeid) og maksimalt antall arbeidsdager på rad. |
| Obligatoriske sekvenser | Kryss av for arbeidsekvensene (turnuser, sykluser) som denne ansatte må følge. Den kunstige intelligensen vil sørge for å plassere dem best mulig i arbeidsplanen. |
5. Trinn 3: Bemanningsbehov
Angi hvor mange personer som trengs for hver vakt og hver kompetanse, dag for dag. Dette er målet IA-en vil forsøke å nå.
Kraften i maler (Presets)
Du kan opprette flere maler for samme dag ved å klikke på + Preset. For eksempel kan du opprette en mal for «Lavsesong» og en for «Høysesong», eller «Sol» og «Regn». Deretter kan du veksle mellom dem med et enkelt klikk (radioknapp) for å se hvordan arbeidsplanen tilpasser seg. Den aktive malen (merket i blått) er den som blir sendt til den kunstige intelligensen.
- Bruk knappen Kopier D-1 for å raskt duplisere alle behovene fra forrige dag.
- Bruk den lille pilen ved siden av en mal for å kopiere verdiene fra malen til venstre for den.
- Røde celler indikerer en ugyldig verdi (må være et positivt tall).
6. Trinn 4: Planredigering og regler
Når de ansatte og behovene er definert, klikker du på Optimaliser. Motoren vil slette ulåste tildelinger og beregne den beste mulige kombinasjonen.
Visning og lesbarhet
Du kan justere bredden og høyden på cellene ved hjelp av glidebryterne øverst på hvert rutenett for bedre lesbarhet. Bredden på rutenettene Behov og Arbeidsplan er synkronisert for å gjøre den vertikale lesingen enklere.
Håndtere uforutsette hendelser: Regelsystemet (låser og ønsker)
Klikk på en hvilken som helst rute i resultatnettet for å åpne regelmenyen. Det er her du håndterer ferie, sykdom, ønsker eller manuelle tildelinger.
1. Regelens alvorlighetsgrad
- Blokkerende (lås): Den kunstige intelligensen MÅ overholde denne regelen. Hvis det er matematisk umulig (f.eks. å tvinge noen til å jobbe når de har nådd timekvoten sin), vil den varsle om en blokkerende feil.
- Preferanse (ønske): Den kunstige intelligensen vil gjøre alt den kan for å overholde regelen basert på den tildelte vekten (fra 1 til 5) og den strategiske prioriteten «Overhold ønsker».
2. Regelhandling
- Fravær: Blokkerer alle tildelinger denne dagen (ferie, sykdom, tvungen hvile).
- Strengetildeling: Tvinger den ansatte til et bestemt skift OG en bestemt kompetanse.
- Tilstedeværelse (valgfri kompetanse): Tvinger den ansatte til å jobbe et skift, men lar den kunstige intelligensen velge kompetanse ut fra behovene.
- Betinget regel: Hvis vedkommende jobber denne dagen, MÅ vedkommende utføre denne kompetansen (men KI-en kan velge å gi vedkommende fridag).
- Forby: Forhindrer den ansatte i å jobbe et bestemt skift eller med en bestemt kompetanse.
Hurtighandlinger og massehandlinger
- Lås alt: Gjør om alle KI-beregnede tildelinger til strenge regler. Nyttig hvis du er fornøyd med timeplanen og vil låse et grunnlag før du kjører optimaliseringen på nytt for resten.
- Lås opp alt: Fjerner alle manuelle regler (låser og ønsker), men beholder den beregnede timeplanen.
- Slett beregninger: Fjerner KI-tildelingene, men beholder de manuelle reglene dine.
- Slett alt: Tilbakestiller rutenettet (tildelinger og regler).
- Kopier D-1: Tilgjengelig i overskriften for hver dag (for å kopiere alle regler fra forrige dag) eller i popup-vinduet til en ansatt (for å kopiere kun vedkommendes regler).
- Menyen «Regelhandlinger»: Gjør det mulig å masseslette alle strenge låser, alle preferanser, eller å konvertere alle strenge låser til preferanser med en bestemt vekt.
- Eksporter regler: Laster ned en CSV-fil som inneholder den gjeldende timeplanen i sin helhet omgjort til regler. Du kan redigere denne filen i Excel og deretter importere den på nytt via «Importer CSV» for å tvinge gjennom en fullstendig timeplan.
Advarselsdashbordet
Det ligger over timeplanen og lister opp alle brudd. Blokkerende feil (rød) betyr at timeplanen er ulovlig (f.eks. hviletid ikke overholdt) eller underbemannet. Mindre feil (oransje) gjelder manglende overholdelse av ønsker eller fleksible kvoter. Du kan filtrere denne tabellen etter ansatt, dag eller feiltype. Klikk på en feil for å sentrere rutenettet på den problematiske cellen.
7. Steg 5: Økonomiske regler
Panelet Økonomiske regler lar deg legge til faste tillegg for spesifikke tildelinger, uavhengig av grunnlønnen.
- Klikk på en rute i rutenettet for å legge til et tillegg for en ansatt på en gitt dag.
- Du kan rette deg mot et spesifikt skift (f.eks. Nattillegg), en spesifikk kompetanse (f.eks. Ansvarstillegg), eller begge deler.
- Bruk knappen «Kopier D-1» for raskt å overføre tilleggene fra forrige dag.
- Disse tilleggene blir automatisk inkludert i beregningen av den ansattes totalkostnad i Analyse-fanen, og KI-en vil forsøke å minimere dem dersom målet «Minimer kostnader» er aktivt.
8. Trinn 6: Analyse og dashbord
Disse dashbordene lar deg kontrollere kvaliteten på den genererte timeplanen fra ulike vinkler. Du kan veksle mellom en visning per uke eller per måned.
Analyse av arbeidsbelastning
Se raskt om de ansatte har undertid eller overtid ved hjelp av fremdriftsindikatorene. Overskridelser av grunnkontrakten vises i gult, mens overskridelser av den tillatte overtidskvoten utheves i rødt.
Økonomisk analyse
Estimer den eksakte lønnskostnaden for timeplanen din. Tabellen spesifiserer for hver ansatt:
- Base: Kostnaden for ordinære timer (eller garantert fastlønn).
- Overtid: Kostnaden for overtidsarbeid (inkludert tillegg).
- Tillegg: Summen av faste tillegg definert i de økonomiske reglene.
- Totalt: Den samlede kostnaden per periode.
- Ekstrapolert kostnad: En kostnadsprojeksjon over 30 dager basert på nåværende timeplan, nyttig for korte timeplaner.
Rettferdighetsanalyse
Sjekk at krevende skift (definert i konfigurasjonen, f.eks. nattvakter, helger) er rettferdig fordelt mellom alle ansatte. Diagrammet viser antallet tildelinger på disse målvaktene for hver person.
Ønskeanalyse
Mål teamets tilfredshetsgrad. Denne tabellen sammenligner antall ønsker fra hver ansatt (ikke-blokkerende manuelle regler + sekvenspreferanser) med antall ønsker som faktisk oppfylles av den kunstige intelligensen i den endelige vaktplanen.
9. Import av data via CSV
For å spare tid lar Opti-Planning deg masseimportere data fra Excel- eller CSV-filer. Denne funksjonen er tilgjengelig for Ansatte, Behov, Regler (Låser) og Tillegg.
Hvordan fungerer importen?
- Klikk på knappen «Importer CSV» i den tilhørende seksjonen.
- Velg filen din. Systemet oppdager automatisk skilletegnet (komma, semikolon, tabulator).
- Tilordningssteget (Mapping): Dette er det avgjørende steget. Systemet vil prøve å koble kolonnene i filen din automatisk til feltene i Opti-Planning ved å lese kolonneoverskriftene. Du kan korrigere disse koblingene manuelt via rullegardinmenyene.
- Sjekk forhåndsvisningen av dataene, og bekreft deretter importen. Eventuelle feil (f.eks. ansatt ikke funnet) blir oppført før bekreftelse.
10. Deling og kommunikasjon
Når vaktplanen er godkjent, kan du dele den direkte med teamene dine via «Del»-knappen øverst til høyre i applikasjonen.
Individuell utsending
I rullegardinmenyen klikker du på e-postikonet ved siden av navnet til en ansatt. Applikasjonen genererer en tekstmelding som kun inneholder vedkommendes personlige vaktplan, og åpner standard e-postprogrammet ditt.
Gruppeutsending
Velg flere ansatte ved hjelp av avkrysningsboksene, og klikk deretter på e-postknappen nederst i menyen. Applikasjonen genererer en felles melding som inneholder vaktplanen for hele teamet. Merk: E-postadressene legges i blindkopi (BCC) for å ivareta personvernet.
11. Lagring og eksport
Opti-Planning kjører helt i nettleseren din. For å unngå å miste data har du flere alternativer via Fil-menyen og knappen «Eksport PDF/CSV»:
Fil-meny (Sikkerhetskopier)
- Ny (Tøm alt): Tilbakestiller applikasjonen fullstendig.
- Sky: Opprett en gratis konto for å lagre, gi nytt navn til og laste inn vaktplanene dine på våre sikre servere.
- Lokal (.ezopti): Last ned eller importer en kryptert sikkerhetskopi på datamaskinen din for frakoblet bruk.
PDF- og Excel-eksport
- PDF: Genererer et utskrivbart dokument med arbeidsplanen for hver valgt ansatt (én per side).
- Excel CSV: Genererer en samlet oversiktstabell (databaseformat).
- Individuelle PDF-er / CSV-er: Genererer og laster ned en egen fil for hver valgt ansatt.
- Global CSV-eksport: Laster ned alle data fra applikasjonen (ansatte, behov, regler osv.) i én mappe.
12. Avansert funksjonalitet: Arbeidssekvenser
Sekvenser er det mektigste verktøyet i Opti-Planning. De gjør det mulig å modellere komplekse arbeidsmønstre, skiftordninger (f.eks. 3x8, 5x8) eller spesifikke fagforeningsregler, og deretter tildele dem til de ansatte.
Forstå relativ tid
Det er avgjørende å forstå at all tidsinformasjon som defineres i en sekvens, er relativ til selve sekvensen og ikke til den globale tidshorisonten i arbeidsplanen. Dag 1 tilsvarer den første dagen sekvensen starter for en gitt ansatt. Hvis en 7-dagers sekvens starter den 15. i måneden, vil Dag 1 i sekvensen være den 15., Dag 2 vil være den 16., osv. Avanserte regler evalueres kun innenfor denne presise syklusen.
1. Opprettelse og forankring
Bruk + Ny sekvens for å opprette en syklus fra bunnen av, eller + Horisontsekvens for å opprette en sekvens som har nøyaktig samme lengde som den gjeldende arbeidsplanen. Forankringen definerer når sekvensen starter (absolutte datoer) og om den gjentas i en sløyfe (Syklisk).
2. Daglige regler
For hver dag i sekvensen definerer du hva den ansatte MÅ GJØRE eller IKKE MÅ GJØRE. F.eks.: «Dag 1: Må jobbe MORGEN», «Dag 2: Ikke jobbe NATT».
3. Flytende kvoter
Gjør det mulig å begrense forekomsten av en hendelse. Eksempler:
- Hel syklus: «Maksimalt 2 nattevakter i løpet av den 14 dagers sekvensen».
- Glidende vindu: «Maksimalt 1 jobbet helg av 2» (14 dagers vindu, maks 2 dager av typen «Helg»).
4. Betingede regler
Opprett logiske koblinger. Eksempel: «HVIS tildelt på søndag, SÅ MÅ IKKE mandag inneholde noen tildeling» (Kompensatorisk hvile).
5. Overganger
Krev en minste hviletid rett før start av Dag 1 i sekvensen, og rett etter slutten på sekvensens siste dag. Nyttig ved skiftendringer (f.eks. overgang fra natt til dag).
- Alvorlighetsgrad: Overgangen kan enten være blokkerende eller angitt som et enkelt ønske (med en vekt).
- Strenget modus: Hvis aktivert, beregnes hvilen nøyaktig ved grensen til sekvensen. Ellers søker motoren etter hvile hvor som helst mellom den siste vakten og starten på sekvensen.
13. Avansert funksjonalitet: Den kunstige intelligensens hjerne
For å oppnå de ønskede resultatene er det avgjørende å forstå hvordan den kunstige intelligensen tenker. Løseren fungerer etter et straffepoengsystem. Hver gang en regel brytes, får den kunstige intelligensen straffepoeng. Det eneste målet er å finne den vaktplanen som har lavest mulig straffepoengsum.
For å gi maksimal fleksibilitet og samtidig garantere lovlige vaktplaner, er systemet delt inn i to hovedlag: Det absolutte og Det relative.
A. Det absolutte laget: Blokkerende begrensninger
Dette er ubestridelige regler. Motoren vil alltid foretrekke å la det være et hull i vaktplanen fremfor å bryte disse reglene. Hvis situasjonen derimot er matematisk umulig, må den kunstige intelligensen ta et valg. Til dette bruker den et strengt hierarki av blokkerende straffer:
Nivå 1: Manuelle regler og kompetanse
Dette er den øverste regelen. Hvis du legger til en blokkerende regel på vaktplanen, eller hvis en ansatt mangler den nødvendige kompetansen, vil den kunstige intelligensen aldri bryte denne regelen.
Nivå 2: Blokkerende sekvenser og dager på rad
Rett under finner vi sekvensregler definert som blokkerende, samt overholdelse av maksimalt antall arbeidsdager på rad og maksimalt antall vakter per dag.
Nivå 3: Hviletid, maks antall timer og døgnramme
Overholdelse av minste hviletid mellom to vakter, tak for overtid og maksimal døgnramme.
Nivå 4: Etterspørsel og bemanningsbehov
Dette er den laveste blokkerende begrensningen. Det betyr at den kunstige intelligensen alltid vil foretrekke å la en vakt stå ubesatt fremfor å tvinge en ansatt til å jobbe hvis vedkommende ikke har fått sin hviletid eller er i permisjon.
B. Det relative laget: Strategiske prioriteringer og ønsker
Når de blokkerende begrensningene er overholdt, bruker den kunstige intelligensen komponenten Strategiske prioriteringer for å avveie de ulike målene dine. Rekkefølgen på disse prioriteringene definerer en straffemultiplikator.
- Prioritet 1: Høy multiplikator
- Prioritet 2: Middels multiplikator
- Prioritet 3: Lav multiplikator
1. Minimere kostnader
Kunstig intelligens vil spore hver minste overtidstime. Den vil prioritere ansatte på fastkontrakt som ikke har nådd kvoten sin, og i størst mulig grad unngå å bruke ekstrakontrakter. Den vil også forsøke å minimere økonomiske bonuser.
2. Fordele rettferdig
Kunstig intelligens vil telle hvor mange ganger hver ansatt blir tildelt rettferdighetsmålene som er definert i konfigurasjonen. Den vil foretrekke å gi 2 vanskelige vakter til alle fremfor 4 til én person og 0 til de andre.
3. Respektere ønsker
Alle ikke-blokkerende regler kalles Ønsker. Hvert ønske har en vekt fra 1 til 5:
- Vekt 5: Svært viktig
- Vekt 4: Viktig
- Vekt 3: Standard
- Vekt 2: Mindre viktig
- Vekt 1: Valgfritt
Den endelige straffen for et uoppfylt ønske beregnes slik: Basispoeng knyttet til vekt multiplisert med multiplikatoren for målet Ønsker i de strategiske prioritetene.
For avanserte brukere: Akkumuleringseffekten
De strategiske målene er skilt av en multiplikatorfaktor som du kan justere via parameterenPrioritetsseparasjon :
- Fleksibel:Kostnadene akkumuleres raskt. KI-en kan godta å bryte et prioritert mål hvis det gjør det mulig å oppfylle flere sekundære mål.
- Standard (balansert):Det kreves et høyt antall sekundære brudd for å kompensere for et prioritert brudd.
- Strikt:Absolutt prioritet til rekkefølge. KI-en vil nesten aldri ofre et prioritert mål for sekundære mål.
Det er ikke en feil, det er entilsiktet funksjon. Akkumuleringseffekten gjør det mulig for den kunstige intelligensen å finne vippepunktet der den samlede trivselen overgår en streng økonomisk regel, og omvendt. Dersom vi for eksempel skiller prioritetene med en faktor på én million (verdien av parameteren 'Separering av prioriteter' er 'Strikt' i dette tilfellet), kan den kunstige intelligensen beslutte å gjøre 1000 ansatte svært misfornøyde bare for å spare 1 enkelt euro i kostnader.
14. Feilsøking og oppdateringer
Tøm nettleserens hurtigbuffer
Opti-Planning videreutvikles jevnlig for å gi deg bedre ytelse (spesielt via oppdateringer av WebAssembly-motoren for kunstig intelligens). Hvis du opplever uventet oppførsel, beregningsfeil eller visningsproblemer etter en oppdatering, er det første steget å tømme nettleserens hurtigbuffer (Ctrl+F5 eller Cmd+Shift+R). Dette vil tvinge frem nedlasting av den nyeste versjonen av applikasjonen og optimaliseringsmotoren.