Hogyan készítsünk jó beosztást a vendéglátásban?

Hogyan készítsünk jó beosztást a vendéglátásban?

A vendéglátóiparban (hagyományos, gyorséttermi, közétkeztetési vagy csúcsgasztronómiai) a beosztás elkészítése folyamatos kötéltánc. A tevékenység természeténél fogva rendkívül ingadozó: függ a szezonalitástól, az időjárástól, a helyi rendezvényektől, sőt a vendégek kiszámíthatatlan viselkedésétől (meg nem jelenés) is.

A rosszul méretezett beosztásnak azonnali következményei vannak: a létszámhiány katasztrofális kiszolgálást, végtelen várakozási időt, negatív online értékeléseket és a személyzet kimerülését eredményezi. Ezzel szemben a holtidőszakban tapasztalható túlméretezett létszám az egekbe emeli a bérköltségeket, és tönkreteszi a hely nyereségességét. A munkaerőhiánnyal és a magas fluktuációval küzdő iparágban a beosztás a menedzsment és a munkaerő-megtartás első számú eszközévé vált.

1. A létszám tudományos igazítása a várható forgalomhoz

Egy jó beosztás nem megérzéseken, hanem adatelemzésen alapul. Elengedhetetlen a pénztárgép-szoftver (POS) előzményeinek tanulmányozása, hogy azonosítani tudja a csúcsidőszakokat napok és idősávok szerint. Ezeket az adatokat össze kell vetnie a foglalások számával, a terem kapacitásával és olyan külső tényezőkkel, mint az időjárás (amely befolyásolja a terasz nyitvatartását).

A cél a konyhai és a teremi csapat pontos méretezése a csúcsforgalom áthidalására anélkül, hogy a személyzet előtte vagy utána tétlenül állna. Itt lép be a rövid távú szerződésesek, diákok és beugrók (extrák) keretének stratégiai kezelése. Ezeket a rugalmas erőforrásokat csak akkor szabad bebeosztani, ha a várható vendégszám gazdaságilag indokolja, az árrés védelme érdekében.

2. Az osztott műszakok és a HCR kollektív szerződés kihívásainak kezelése

A vendéglátás történeti sajátossága az osztott műszakokban rejlik (ebédidőben dolgozni, délután hosszú szünetet tartani, majd visszatérni az esti szervizre). Ez az időbeosztás különösen megterhelő a személyzet számára. Elengedhetetlen a Szállodák, Kávézók, Éttermek (HCR) nemzeti kollektív szerződésének beható ismerete.

Figyelnie kell a maximális napi munkaidő-terjedelmet (amely a megállapodásoktól függően általában nem haladhatja meg a 11 vagy 11,5 órát), garantálnia kell a kötelező szüneteket, és biztosítania kell a napi 11 órás pihenőidőt az esti szerviz vége és a másnap reggeli kezdés között. A csapatok megtartása érdekében egy jó beosztás igyekszik korlátozni az egy alkalmazottra jutó osztott műszakos napok számát, és amint a szervezés lehetővé teszi, egybefüggő műszakokkal (a munkavállalók által igen kedvelt egybefüggő beosztásokkal) váltogatja azokat.

3. A brigád strukturálása, a készségek elkülönítése vagy kombinálása

A vendégtér és a konyha két különálló, mégis egymástól függő ökoszisztémaként működik. A konyhában szigorú a hierarchia: a részlegvezető szakács (chef de partie) nem helyettesíti a mosogatót, és fordítva. A vendégtérben a főpincér (maître d'hôtel), a felszolgálók (chefs de rang) és a segédpincérek (commis) mind meghatározott szerepkörrel rendelkeznek. Egy jó beosztás pontosan feltérképezi ezeket a kompetenciákat, biztosítva, hogy egyetlen kulcspozíció se maradjon betöltetlenül.

Ugyanakkor a munkaerőhiánnyal küzdő ágazatban a sokoldalúság ösztönzése hatalmas előnyt jelent. Ha egy ételfordítót („runner”) megtanítunk rendelést felvenni, vagy egy konyhai kisegítőt a mosogatásban segíteni, az gördülékenyebbé teszi a kiszolgálást, és lényegesen megkönnyíti az utolsó pillanatos hiányzások áthidalását. A beosztásnak tükröznie és ösztönöznie kell ezt a sokoldalúságot.

4. Az előrelátás és a váratlan helyzetek kezelése

A beosztás utolsó pillanatban történő közzététele a legbiztosabb módja a munkavállalók elveszítésének. Egy jó vezető törekszik arra, hogy a munkaidő-beosztást legalább két héttel előre kihirdesse, így a dolgozók megfelelően megszervezhetik a magánéletüket.

Ezenkívül mindig kell egy B terv: előre azonosítani kell, hogy mely részmunkaidős munkavállalók nyitottak a túlórákra, vagy kapcsolatot kell tartani egy megbízható beugrós hálózattal, ha délelőtt 10-kor váratlan betegszabadság miatt kiesik valaki a déli műszakból.

Összegzésképpen

A vendéglátásban a beosztás elkészítése nem egy hétvégi adminisztratív nyűg, hanem a vállalkozás nyereségességének és minőségének legfőbb mozgatórugója. A szigorú, előrelátó és emberséges irányítás lehetővé teszi a költségek (a híres „Prime Cost”) kézben tartását, miközben kifogástalan vendégélményt és motivált csapatot biztosít.