Wie erstellt man einen guten Dienstplan in der Gastronomie?

Wie erstellt man einen guten Dienstplan in der Gastronomie?

In der Gastronomie (ob Systemgastronomie, A-la-carte, Gemeinschaftsverpflegung oder Gehobene Küche) ist die Dienstplanerstellung ein ständiger Balanceakt. Die Auslastung ist von Natur aus schwankend: Sie hängt von Saisonalität, Wetter, lokalen Events und dem unvorhersehbaren Kundenverhalten (No-Shows) ab.

Ein falsch kalkulierter Dienstplan hat unmittelbare Folgen: Unterbesetzung führt zu schlechtem Service, langen Wartezeiten, negativen Online-Bewertungen und der Erschöpfung des Teams. Überbesetzung in ruhigen Zeiten lässt dagegen die Personalkosten explodieren und zerstört die Profitabilität. In einer Branche mit Fachkräftemangel und hoher Fluktuation ist der Dienstplan zum zentralen Werkzeug für Mitarbeiterführung und -bindung geworden.

1. Personalkapazitäten wissenschaftlich an der Auslastung ausrichten

Ein guter Dienstplan basiert nicht auf Bauchgefühl, sondern auf Datenanalyse. Werten Sie die Daten Ihres Kassensystems (POS) aus, um Stoßzeiten nach Tagen und Uhrzeiten präzise zu identifizieren. Verknüpfen Sie diese Daten mit Reservierungszahlen, der Raumkapazität und externen Faktoren wie der Wettervorhersage (wichtig für die Außengastronomie).

Ziel ist es, die Küchenbrigade und das Serviceteam exakt zu dimensionieren, um den Ansturm mühelos zu bewältigen, ohne Leerlauf davor oder danach zu erzeugen. Hier kommt die strategische Steuerung von Aushilfen, Studierenden und Minijobbern ins Spiel. Diese flexiblen Ressourcen sollten nur dann eingeplant werden, wenn das prognostizierte Gästeaufkommen es wirtschaftlich rechtfertigt, um Ihre Rohmarge zu sichern.

2. Teildienste und tarifliche Vorgaben souverän steuern

Eine Besonderheit der Gastronomie sind geteilte Schichten (Einsatz beim Mittagsgeschäft, lange Pause am Nachmittag, erneuter Einsatz am Abend). Diese Schichten sind für das Personal besonders belastend. Die Einhaltung der anwendbaren Tarifverträge und Arbeitszeitgesetze ist hierbei unerlässlich.

Achten Sie penibel auf die maximale tägliche Höchstarbeitszeit, garantieren Sie gesetzliche Ruhepausen und stellen Sie die ununterbrochene tägliche Ruhezeit von 11 Stunden zwischen Schichtende am Abend und Dienstbeginn am Folgetag sicher. Um Ihr Personal langfristig zu binden, sollte ein guter Dienstplan Teildienste minimieren und, wo immer möglich, auf durchgehende Schichten setzen.

3. Die Brigade aufstellen, Kompetenzen trennen oder kombinieren

Gastraum und Küche funktionieren als zwei getrennte, aber voneinander abhängige Ökosysteme. In der Küche herrscht eine strikte Hierarchie: Der Chef de Partie ersetzt nicht den Spüler und umgekehrt. Im Service haben Maître d'Hôtel, Chefs de Rang und Commis klar definierte Rollen. Ein guter Dienstplan erfasst diese Qualifikationen präzise, um sicherzustellen, dass keine Schlüsselposition unbesetzt bleibt.

In Zeiten des Fachkräftemangels ist die Förderung von Flexibilität und Vielseitigkeit jedoch ein entscheidender Vorteil. Einen Runner für die Bestellannahme auszubilden oder einen Beikoch in der Spülküche einzusetzen, sorgt für einen reibungslosen Service und erleichtert den Ausgleich kurzfristiger Ausfälle erheblich. Der Dienstplan sollte diese Flexibilität abbilden und fördern.

4. Vorausschauende Planung und Umgang mit Unvorhergesehenem

Ein Dienstplan in letzter Minute ist der sicherste Weg, Personal zu verlieren. Eine gute Führungskraft veröffentlicht die Arbeitszeiten mindestens zwei Wochen im Voraus, damit die Mitarbeitenden ihr Privatleben planen können.

Zudem gilt es stets, einen Plan B bereitzuhalten: Vorab zu klären, welche Teilzeitkräfte Mehrarbeit leisten möchten, oder einen Pool verlässlicher Aushilfen griffbereit zu haben, um zum Beispiel einen spontanen Krankheitsausfall um 10 Uhr morgens vor dem Mittagsgeschäft aufzufangen.

Fazit

Die Dienstplanung in der Gastronomie ist keine lästige Verwaltungsaufgabe am Ende der Woche, sondern der wichtigste Hebel für Rentabilität und Qualität Ihres Betriebs. Eine präzise, vorausschauende und menschliche Personaleinsatzplanung ermöglicht es, Kosten (den sogenannten „Prime Cost“) im Griff zu behalten und gleichzeitig ein makelloses Kundenerlebnis sowie motivierte Teams zu gewährleisten.