Komplett användarhandbok
Lär dig alla detaljer i Opti-Planning: från konfigurering av dina anställda till att generera perfekta scheman under juridiska och finansiella restriktioner. Denna kompletta guide hjälper dig steg för steg.
1. Opti-Plannings filosofi
Opti-Planning är inte ett enkelt kalkylblad. Det är en AI-motor (kombinatorisk solver) som körs direkt och lokalt i din webbläsare, vilket garanterar total konfidentialitet för dina data.
Dess mål är att beräkna miljontals kombinationer per sekund för att hitta bästa möjliga bemanning för dina anställda, samtidigt som tre grundläggande – och ofta motstridiga – dimensioner respekteras:
- Behovet (Behovstäckning): Har du rätt antal personer, vid rätt tidpunkt, med rätt kompetens för att driva din verksamhet? Det är motorns absoluta prioritet.
- Lagligheten (Hårda villkor): Respekterar schemat maximalt antal arbetstimmar, obligatorisk dygnsvila (t.ex. 11 timmar mellan två skift), maximal sammanhängande arbetstid (t.ex. max 13 timmar) och antal arbetade dagar i rad?
- Rättvisa och önskemål (Mjuka villkor): Är svåra pass (t.ex. stängningar, helger) jämnt fördelade mellan teammedlemmarna? Respekteras de anställdas önskemål och förhinder i så stor utsträckning som möjligt?
Snabbstart: Mallar (Templates)
För att bekanta dig med verktyget kan du använda knappen Visa en mall längst upp till höger i applikationen. Den gör att du omedelbart kan läsa in en komplett datauppsättning anpassad för din bransch (restaurang, sjukhus, butik, fabrik med skiftarbete osv.) och se hur AI:n reagerar.
2. Allmän konfiguration och AI
Gränssnittsläge
Innan du börjar kan du förenkla gränssnittet genom att aktivera eller inaktivera avancerade moduler via kryssrutorna längst upp på skärmen: Aktivera sekvenser och Aktivera ekonomi. Detta döljer onödiga kolumner och paneler om du inte behöver dem.
Schemakonfiguration
- Datum och varaktighet: Ange startdatum och total varaktighet (upp till 366 dagar).
- Veckans första dag: Avgörande för beräkningen av övertid per vecka. Om din bokföringsvecka börjar på en måndag, se till att denna inställning är inställd på Måndag.
Exportera
Ange CSV-avskiljare (semikolon, kommatecken eller tabulator) som används för alla exporter från applikationen för att säkerställa kompatibilitet med din version av Excel eller ditt lönesystem.
Konfigurering av optimering (AI:ns hjärna)
Dessa inställningar styr beräkningsmotorns beteende:
- Intensitet och max tid: Bestämmer beräkningsdjupet. "Grundläggande" är mycket snabbt, "Intensiv" söker längre (upp till den tidsgräns som angivits i sekunder) för att lösa komplexa situationer eller optimera kostnaderna in i minsta öre.
- Prioritetsseparering: Definierar hur AI:n hanterar kompromisser. I läget "Mjuk" kan AI:n acceptera att bryta mot en högprioriterad regel om det gör det möjligt att följa dussintals sekundära regler. I läget "Strikt" är prioritetsordningen absolut.
- Rättvisemål: Välj de pass här (t.ex. nätter, helger) som AI:n ska sträva efter att fördela jämnt mellan alla anställda.
Strategiska prioriteringar (Dra och släpp)
Du kan ändra ordningen på AI:ns tre huvudmål (Kostnader, Rättvisa, Önskemål) med dra-och-släpp. Målet högst upp i listan blir AI:ns högsta prioritet.
Avancerat tips: Den lilla knappen mellan två mål gör det möjligt att växla mellan > (Strikt större än) och >= (Jämlikhet). Om du anger ”Kostnader >= Rättvisa” kommer AI:n att behandla båda målen som lika viktiga.
3. Steg 1: Arbetspass och kompetenser
Innan du börjar måste du definiera ramarna för din verksamhet. Dessa element utgör grunden för all schemaläggning.
Arbetspass (Shifts)
Ett arbetspass definierar ett standardiserat tidsintervall för arbete (t.ex. MORGON, KVÄLL, NATT). Det har en starttid, en sluttid och en paustid i minuter. Pausen dras automatiskt av från den faktiska arbetstiden för beräkning av timmar och lön.
Viktig information: Om sluttiden är tidigare än starttiden (t.ex. 22:00 till 06:00) förstår systemet automatiskt att det rör sig om ett nattpass som slutar dagen efter. Vila beräknas i enlighet med detta.
Kompetenser (Skills)
Definiera de roller som krävs för din verksamhet, till exempel Kök, Servering, Bar, Ansvarig, Sjuksköterska, Undersköterska. En anställd kan ha en eller flera av dessa kompetenser (mångsidighet), och ett behov anges alltid för en specifik kompetens.
4. Steg 2: Personalmatrisen
Det är här du definierar varje anställds juridiska och avtalsenliga profil. Varje kolumn har en direkt inverkan på optimerarens beräkningar. En exakt konfiguration är nyckeln till ett framgångsrikt schema.
| E-post | Valfritt. Används endast om du vill skicka det genererade schemat direkt via e-post till den anställde med knappen ”Dela”. |
| Avtal | Fast anställd: Den artificiella intelligensen försöker nå upp till maximalt antal timmar för att maximera värdet av den fasta lönen. Extra (Förstärkning): Den artificiella intelligensen undviker att schemalägga dessa om det inte behövs för att täcka en kritisk underbemanning. |
| Partiella veckor (Start/Slut) | Om schemat inte börjar på den första dagen i din bokföringsvecka är den första och sista veckan ”partiella”. Du kan välja hur timkvoten beräknas för dessa förkortade veckor: Proportionellt (beräknas automatiskt i proportion till antalet dagar), Manuellt (du anger den exakta kvoten) eller Kopia (använder kvoten för en hel vecka). För mycket korta scheman (t.ex. ett 3-dagarsevenemang) visas endast kolumnen ”Period” för att anpassa kvoten till den specifika tidsperioden. |
| Max h/vecka & övertid | Det grundläggande avtalade timantalet och det maximala antalet tillåtna övertidstimmar per vecka. Att överskrida det totala antalet genererar ett blockerande fel. |
| Timlön och tillägg | Bruttotimlön och multiplikator (t.ex. 1,25 för +25 %). Används för att beräkna totalkostnaden och vägleda AI:n. |
| Min. vila & Max. ramtid | Den obligatoriska lagstadgade dygnsvilan mellan två pass (t.ex. 11 tim) och den maximala dagliga ramtiden (t.ex. 13 tim). Ange 0 för att inaktivera. |
| Pass/dag & Dagar i följd | Maximalt antal pass per dag (2 tillåter delade pass, 1 tvingar sammanhängande pass) och maximalt antal arbetsdagar i följd. |
| Obligatoriska sekvenser | Markera de arbetssekvenser (rullande scheman, cykler) som den anställde måste följa. AI:n ser till att placera dem optimalt i schemat. |
5. Steg 3: Personalbehov
Ange hur många personer som behövs för varje pass och varje kompetens, dag för dag. Detta är målet som AI:n försöker uppnå.
Kraften i mallar (presets)
Du kan skapa flera mallar för samma dag genom att klicka på + Preset. Skapa till exempel en mall för "Lågsäsong" och en för "Högsäsong", eller "Sol" och "Regn". Du kan sedan växla mellan dem med ett enkelt klick (radioknapp) för att se hur schemat anpassas. Den aktiva mallen (markerad i blått) är den som skickas till AI:n.
- Använd knappen Kopiera D-1 för att snabbt duplicera hela dagens behov från föregående dag.
- Använd den lilla pilen bredvid en mall för att kopiera värdena från mallen till vänster.
- Röda celler indikerar ett ogiltigt värde (måste vara ett positivt tal).
6. Steg 4: Schemaeditor och regler
När anställda och behov har definierats klickar du på Optimera. Motorn raderar olåsta tilldelningar och beräknar bästa möjliga kombination.
Visning och läsbarhet
Du kan justera cellernas bredd och höjd med hjälp av skjutreglagen högst upp i varje rutnät för bättre läsbarhet. Breddarna i rutnäten Behov och Schema är synkroniserade för att underlätta vertikal läsning.
Hantera oförutsedda händelser: Regelsystemet (lås och önskemål)
Klicka på valfri ruta i resultatnätet för att öppna regelmenyn. Det är här du hanterar ledigheter, sjukfrånvaro, önskemål eller manuella tilldelningar.
1. Regelns allvarlighetsgrad
- Blockerande (lås): Den artificiella intelligensen MÅSTE följa denna regel. Om det är matematiskt omöjligt (t.ex. att tvinga någon att arbeta när denne har nått sin timkvot) kommer den att rapportera ett blockerande fel.
- Preferens (önskemål): Den artificiella intelligensen kommer att göra allt den kan för att följa regeln baserat på den tilldelade vikten (från 1 till 5) och den strategiska prioriteten "Respektera önskemål".
2. Regelåtgärd
- Frånvaro: Blockerar alla tilldelningar den dagen (ledighet, sjukdom, tvingad vila).
- Strikt tilldelning: Tvingar den anställde till ett pass OCH en specifik kompetens.
- Närvaro (fri kompetens): Tvingar den anställde att arbeta ett pass, men låter den artificiella intelligensen välja kompetens efter behov.
- Villkorlig regel: Om personen arbetar den dagen MÅSTE hen använda denna kompetens (men AI:n kan välja att ge personen en ledig dag).
- Förbjud: Förhindrar den anställde från att arbeta ett visst pass eller med en viss kompetens.
Snabb- och massåtgärdsknappar
- Lås allt: Omvandlar alla AI-beräknade tilldelningar till strikta regler. Användbart om du är nöjd med schemat och vill låsa en grund innan du kör optimeringen igen för resten.
- Lås upp allt: Tar bort alla manuella regler (lås och önskemål) men behåller det beräknade schemat.
- Rensa beräkningar: Tar bort AI-tilldelningarna men behåller dina manuella regler.
- Rensa allt: Återställer rutnätet helt (tilldelningar och regler).
- Kopiera D-1: Tillgängligt i rubriken för varje dag (för att kopiera alla regler från föregående dag) eller i en anställds popover (för att endast kopiera dennes regler).
- Menyn "Regelåtgärder": Gör det möjligt att radera alla strikta lås eller alla preferenser i bulk, eller att konvertera alla strikta lås till preferenser med en specifik vikt.
- Exportera regler: Laddar ned en CSV-fil som innehåller det aktuella schemat helt omvandlat till regler. Du kan redigera denna fil i Excel och sedan importera den igen via "Importera CSV" för att tvinga fram ett komplett schema.
Varningsöversikten
Den är placerad ovanför schemat och listar alla regelöverträdelser. Blockerande fel (röda) innebär att schemat är olagligt (t.ex. att dygnsvila inte respekteras) eller underbemannat. Mindre fel (orangea) gäller överträdelser av önskemål eller mjuka kvoter. Du kan filtrera tabellen efter anställd, dag eller feltyp. Klicka på ett fel för att centrera rutnätet på den berörda cellen.
7. Steg 5: Finansiella regler
Panelen Finansiella regler gör det möjligt att lägga till fasta tillägg för specifika pass, oberoende av grundtimlönen.
- Klicka på en ruta i rutnätet för att lägga till ett tillägg för en anställd en viss dag.
- Du kan rikta in dig på ett specifikt pass (t.ex. Nattillägg), en specifik kompetens (t.ex. Ansvarstillägg) eller båda.
- Använd knappen Kopiera D-1 för att snabbt överföra föregående dags tillägg.
- Dessa tillägg inkluderas automatiskt i beräkningen av den anställdes totalkostnad i fliken Analys, och AI:n försöker minimera dem om målet "Minimera kostnader" är aktivt.
8. Steg 6: Analys och instrumentpaneler
Dessa instrumentpaneler gör det möjligt att kontrollera kvaliteten på det genererade schemat ur olika vinklar. Du kan växla mellan vecko- och månadsvy.
Arbetsbelastningsanalys
Se snabbt om dina anställda är underarbetade eller jobbar övertid med hjälp av förloppsindikatorerna. Överskridanden av grundkontraktet visas i gult, och överskridanden av den tillåtna övertidskvoten markeras i rött.
Finansiell analys
Beräkna den exakta lönekostnaden för ditt schema. Tabellen specificerar följande för varje anställd:
- Bas: Kostnaden för ordinarie timmar (eller garanterad fast lön).
- Övertid: Kostnaden för övertidstimmar (inklusive övertidstillägg).
- Tillägg: Summan av de fasta tillägg som definierats i de finansiella reglerna.
- Totalt: Den totala kostnaden per period.
- Extrapolerad kostnad: En kostnadsprojektion på 30 dagar baserad på det aktuella schemat, användbar för korta scheman.
Rättviseanalys
Kontrollera att krävande pass (som definierats i konfigurationen, t.ex. nätter, helger) fördelas rättvist mellan alla anställda. Diagrammet visar antalet tilldelningar på dessa målpass för varje person.
Önskemålsanalys
Mät ditt teams nöjdhetsgrad. Den här tabellen jämför antalet önskemål från varje anställd (icke-blockerande manuella regler + sekvenspreferenser) med antalet önskemål som den artificiella intelligensen faktiskt har uppfyllt i det slutliga schemat.
9. Dataimport via CSV
För att spara tid kan du med Opti-Planning massimportera dina data från Excel- eller CSV-filer. Den här funktionen är tillgänglig för Anställda, Behov, Regler (Lås) och Tillägg.
Hur fungerar importen?
- Klicka på knappen Importera CSV i motsvarande avsnitt.
- Välj din fil. Systemet identifierar automatiskt avgränsaren (komma, semikolon, tabulator).
- Mappningssteget: Det här är det avgörande steget. Systemet försöker automatiskt koppla kolumnerna i din fil till fälten i Opti-Planning genom att läsa rubrikerna. Du kan korrigera dessa kopplingar manuellt via rullgardinsmenyerna.
- Granska förhandsgranskningen av data och godkänn sedan importen. Eventuella fel (t.ex. anställd hittades inte) listas före bekräftelse.
10. Delning och kommunikation
När schemat har godkänts kan du dela det direkt med dina team via knappen Dela längst upp till höger i applikationen.
Individuellt utskick
I rullgardinsmenyn klickar du på e-postikonen bredvid den anställdes namn. Applikationen genererar ett textmeddelande som endast innehåller dennes personliga schema och öppnar ditt standarde-postprogram.
Grupputskick
Välj flera anställda med hjälp av kryssrutorna och klicka sedan på knappen E-post längst ned i menyn. Applikationen genererar ett gemensamt meddelande som innehåller hela teamets schema. Obs! E-postadresserna läggs till som hemlig kopia (BCC) för att skydda sekretessen.
11. Spara och exportera
Opti-Planning körs helt i din webbläsare. För att du inte ska förlora dina data har du flera alternativ via menyn Arkiv och knappen Exportera PDF/CSV:
Menyn Arkiv (Säkerhetskopior)
- Nytt (Rensa allt): Återställer applikationen helt.
- Moln: Skapa ett kostnadsfritt konto för att spara, döpa om och ladda dina scheman på våra säkra servrar.
- Lokalt (.ezopti): Ladda ned eller importera en krypterad säkerhetskopia på din dator för användning offline.
PDF- och Excel-export
- PDF: Genererar ett utskrivbart dokument som innehåller schemat för varje vald anställd (en per sida).
- Excel CSV: Genererar en samlad översiktstabell (databasformat).
- Individuella PDF- / CSV-filer: Genererar och laddar ned en separat fil för varje vald anställd.
- Global CSV-export: Laddar ned alla applikationsdata (anställda, behov, regler osv.) i en mapp.
12. Avancerad funktion: Arbetssekvenser
Sekvenser är det kraftfullaste verktyget i Opti-Planning. De gör det möjligt att modellera komplexa arbetsscheman, skiftgångar (t.ex. 3-skift, 5-skift) eller specifika fackliga regler, och sedan tilldela dem till dina anställda.
Förstå relativ tid
Det är avgörande att förstå att all tidsinformation som definieras i en sekvens är relativ i förhållande till själva sekvensen, och inte till den globala tidshorisonten för ditt schema. Dag 1 motsvarar den första dagen då sekvensen startar för en viss anställd. Om en 7-dagarssekvens startar den 15:e i månaden är Dag 1 i sekvensen den 15:e, Dag 2 den 16:e osv. De avancerade reglerna utvärderas endast inom denna precisa cykel.
1. Skapande och förankring
Använd + Ny sekvens för att skapa en cykel från grunden, eller + Horisontsekvens för att skapa en sekvens som exakt matchar storleken på ditt aktuella schema. Förankringen definierar när sekvensen startar (absoluta datum) och om den upprepas i en loop (cyklisk).
2. Dagliga regler
För varje dag i sekvensen definierar du vad den anställde MÅSTE GÖRA eller INTE FÅR GÖRA. Ex: ”Dag 1: Måste arbeta MORGON”, ”Dag 2: Får inte arbeta NATT”.
3. Glidande kvoter
Gör det möjligt att begränsa förekomsten av en händelse. Exempel:
- Hela cykeln: ”Maximalt 2 nattpass under hela 14-dagarssekvensen”.
- Glidande fönster: ”Maximalt 1 arbetad helg av 2” (14-dagarsfönster, max 2 dagar av typen 'Helg').
4. Villkorliga regler
Skapa logiska kopplingar. Exempel: ”OM tilldelad på söndag, SÅ FÅR MÅNDAG INTE innehålla någon tilldelning” (kompensationsledighet).
5. Övergångar
Tvinga fram en minsta vilotid precis innan dag 1 i sekvensen startar, och precis efter att sista dagen i sekvensen har avslutats. Användbart vid cykelbyten (t.ex. övergång från natt till morgon).
- Allvarlighetsgrad: Övergången kan vara blockerande eller definieras som en enkel preferens (med en viktning).
- Strikt läge: Om aktiverat beräknas vilan exakt vid sekvensens gräns. Annars söker motorn efter vila var som helst mellan det sista passet och sekvensens början.
13. Avancerad funktion: Artificiell intelligens – hur hjärnan fungerar
För att nå önskat resultat är det avgörande att förstå hur den artificiella intelligensen tänker. Optimeringmotorn arbetar enligt ett straffpoängssystem. Varje gång en regel bryts tilldelas AI:n straffpoäng. Dess enda mål är att hitta det schema som har lägsta möjliga straffpoäng.
För att ge maximal flexibilitet och samtidigt garantera lagliga scheman är systemet uppdelat i två huvudsakliga lager: Det absoluta och det relativa.
A. Det absoluta lagret: Blockerande villkor
Detta är de osvikliga reglerna. Motorn föredrar alltid att lämna en lucka i schemat framför att bryta mot dessa regler. Om situationen däremot är matematiskt omöjlig måste AI:n göra ett val. Den använder då en strikt hierarki av blockerande straffpoäng:
Nivå 1: Manuella regler och kompetenser
Detta är den högsta regeln. Om du lägger till en blockerande regel i schemat, eller om en anställd saknar den kompetens som krävs, kommer AI:n aldrig att bryta mot den regeln.
Nivå 2: Blockerande sekvenser och sammanhängande dagar
Rakt under hittar du sekvensregler som definierats som blockerande, samt efterlevnad av maximalt antal arbetade dagar i rad och maximalt antal pass per dag.
Nivå 3: Vila, maxarbetstid och ramtid
Efterlevnad av minsta vilotid mellan två pass, övertidstak och maximal ramtid per dag.
Nivå 4: Efterfrågan och behov
Detta är det lägst prioritetsställda blockerande villkoret. Det innebär att AI:n alltid föredrar att lämna ett pass obemannat hellre än att tvinga en anställd att arbeta om denne inte har fått sin dygnsvila eller är ledig.
B. Det relativa lagret: Strategiska prioriteringar och önskemål
När alla blockerande villkor har uppfyllts använder AI:n komponenten Strategiska prioriteringar för att avväga mellan dina olika mål. Ordningen på dessa prioriteringar avgör straffmultiplikatorn.
- Prioritering 1: Hög multiplicerare
- Prioritering 2: Medelhög multiplicerare
- Prioritet 3: Låg multiplikator
1. Minimera kostnaderna
Den artificiella intelligensen spårar minsta övertidstimme. Den prioriterar tillsvidareanställda som inte nått sin kvot och undviker i största möjliga mån extraanställda. Den försöker även minimera ekonomiska tillägg.
2. Fördela rättvist
Den artificiella intelligensen räknar hur många gånger varje anställd tilldelas de rättvisemål som definierats i konfigurationen. Den föredrar att ge 2 svåra pass till alla framför 4 till en person och 0 till övriga.
3. Respektera önskemål
Alla icke-blockerande regler kallas Önskemål. Varje önskemål har en Vikt från 1 till 5:
- Vikt 5: Mycket viktig
- Vikt 4: Viktig
- Vikt 3: Standard
- Vikt 2: Mindre viktig
- Vikt 1: Valfri
Det slutliga straffvärdet för ett ej uppfyllt önskemål beräknas så här: Baspoäng kopplade till Vikten multiplicerade med Multiplikatorn för målet Önskemål i de strategiska prioriteringsinställningarna.
För avancerade användare: Ackumuleringseffekten
De strategiska målen separeras av en multiplikationsfaktor som du kan justera via parameternSeparering av prioriteringar :
- Mjuk:Kostnaderna ackumuleras snabbt. AI:n kan acceptera att bryta mot ett prioriterat mål om det gör det möjligt att uppfylla flera sekundära mål.
- Standard (Balanserad):Det krävs ett stort antal sekundära överträdelser för att uppväga en prioriterad överträdelse.
- Strikt:Absolut prioritet för ordningen. AI kommer nästan aldrig att offra ett högprioriterat mål för sekundära mål.
Det är inte ett fel, det är enavsedd funktion. Ackumuleringseffekten gör det möjligt för den artificiella intelligensen att hitta brytpunkten där det totala välbefinnandet väger tyngre än en strikt ekonomisk regel, och vice versa. Om vi till exempel separerar prioriteringsnivåerna med en faktor på en miljon (värdet på parametern ”Separering av prioriteringar” är ”Strikt” i det här fallet), kan den artificiella intelligensen välja att göra 1 000 anställda extremt missnöjda bara för att spara en enda euro i kostnader.
14. Felsökning och uppdateringar
Rensa webbläsarens cacheminne
Opti-Planning utvecklas regelbundet för att ge dig bättre prestanda (särskilt via uppdateringar av WebAssembly-motorn för artificiell intelligens). Om du upplever oväntat beteende, beräkningsfel eller visningsproblem efter en uppdatering är det första steget att rensa webbläsarens cacheminne (Ctrl+F5 eller Cmd+Shift+R). Detta tvingar fram en nedladdning av den senaste versionen av applikationen och optimeringsmotorn.