Ghid exhaustiv al utilizatorului
Stăpâniți Opti-Planning în cele mai mici detalii: de la configurarea angajaților până la generarea de programe de lucru perfecte, adaptate restricțiilor legale și financiare. Acest ghid complet vă însoțește pas cu pas.
1. Filosofia Opti-Planning
Opti-Planning nu este un simplu tabel de calcul. Este un motor de inteligență artificială (solver combinatoriu) care rulează direct și local în browserul dumneavoastră, garantând astfel confidențialitatea totală a datelor.
Obiectivul său este de a calcula milioane de combinații pe secundă pentru a găsi cea mai bună alocare posibilă a angajaților dumneavoastră, respectând simultan trei dimensiuni fundamentale care adesea se opun:
- Cererea (Acoperirea necesarului): Aveți numărul potrivit de persoane, la momentul potrivit, cu competențele potrivite pentru a vă funcționa unitatea? Aceasta este prioritatea absolută a motorului.
- Legalitatea (Constrângeri dure): Planificarea respectă numărul maxim de ore, timpii de odihnă obligatorii (de ex. 11h între două ture), amplitudinea zilnică (de ex. max. 13h) și zilele consecutive lucrate?
- Echitatea și Preferințele (Constrângeri flexibile): Intervalele orare dificile (de ex. închideri, weekenduri) sunt bine distribuite între membrii echipei? Preferințele și indisponibilitățile angajaților sunt respectate pe cât posibil?
Pornire rapidă: Șabloanele (Templates)
Pentru a vă familiariza cu instrumentul, utilizați butonul Vezi un șablon situat în dreapta sus a aplicației. Acesta vă permite să încărcați instantaneu un set complet de date adaptat sectorului dumneavoastră (HORECA, Spital, Magazin, Fabrică 3x8 etc.) și să vedeți cum reacționează IA.
2. Configurare generală și IA
Mod interfață
Înainte de a începe, puteți simplifica interfața activând sau dezactivând modulele avansate prin casetele de selectare din partea de sus a ecranului: Activare secvențe și Activare aspect financiar. Aceasta va ascunde coloanele și panourile inutile dacă nu aveți nevoie de ele.
Configurare program
- Dată și Durată: Definiți data de început și durata totală (până la 366 de zile).
- Prima zi a săptămânii: Crucială pentru calculul orelor suplimentare săptămânale. Dacă săptămâna dumneavoastră contabilă începe luni, asigurați-vă că acest parametru este setat pe Luni.
Export
Definiți Separatorul CSV (Punct și virgulă, Virgulă sau Tab) utilizat pentru toate exporturile aplicației, pentru a garanta compatibilitatea cu versiunea dumneavoastră de Excel sau cu software-ul de salarizare.
Configurarea optimizării (Creierul IA)
Acești parametri determină comportamentul motorului de calcul:
- Intensitate și Timp maxim: Determină profunzimea de calcul. „De bază” este foarte rapid, „Intensiv” va căuta mai mult timp (până la limita de timp definită în secunde) pentru a debloca situații complexe sau pentru a optimiza costurile până la ultimul ban.
- Separarea priorităților: Definește modul în care IA gestionează compromisurile. În modul „Flexibil”, IA poate accepta încălcarea unei reguli prioritare dacă acest lucru permite respectarea zecilor de reguli secundare. În modul „Strict”, ordinea priorităților este absolută.
- Ținte de echitate: Selectați aici intervalele (de ex. Nopți, Weekenduri) pe care IA va trebui să încerce să le distribuie în mod egal între toți angajații.
Prioritățile strategice (Glisare și fixare)
Puteți reordona cele 3 obiective principale ale IA (Costuri, Echitate, Dorințe) prin glisare și plasare. Obiectivul din vârful listei va fi prioritatea absolută a IA.
Sfat avansat: Butonul mic dintre două obiective vă permite să comutați între > (Strict mai mare) și >= (Egalitate). Dacă setați „Costuri >= Echitate”, IA va considera că aceste două obiective au exact aceeași importanță.
3. Pasul 1: Ture și Competențe
Înainte de a începe, trebuie să definiți cadrul activității dumneavoastră. Aceste elemente vor servi ca bază pentru întreaga planificare.
Turele (Shifts)
O tură definește un interval orar de lucru standardizat (de ex.: DIMINEAȚĂ, SEARĂ, NOAPTE). Aceasta are o oră de început, o oră de sfârșit și o durată a pauzei în minute. Pauza este dedusă automat din timpul de lucru efectiv pentru calculul orelor și al salarizării.
Notă importantă: Dacă ora de sfârșit este anterioară orei de început (de ex.: 22:00 - 06:00), sistemul înțelege automat că este vorba despre o tură de noapte care se încheie a doua zi. Timpul de odihnă va fi calculat în consecință.
Competențele (Skills)
Definiți rolurile necesare activității dumneavoastră, de exemplu Bucătărie, Sală, Bar, Manager, Asistent medical, Infirmier. Un angajat va putea avea una sau mai multe dintre aceste competențe (polivalență), iar o necesitate va fi întotdeauna exprimată pentru o competență precisă.
4. Pasul 2: Tabelul angajaților
Aici definiți profilul legal și contractual al fiecărui angajat. Fiecare coloană are un impact direct asupra calculului matematic al solverului. O configurare precisă este cheia unei planificări reușite.
| Opțional. Utilizat doar dacă doriți să trimiteți planificarea generată direct prin e-mail angajatului, folosind butonul „Partajare”. | |
| Contract | Fix: Inteligența artificială va încerca să se apropie de numărul maxim de ore pentru a rentabiliza salariul fix. Extra (Personal suplimentar): Inteligența artificială va evita să îi programeze la lucru, cu excepția cazurilor în care trebuie acoperit un deficit critic de personal. |
| Săptămâni parțiale (Început/Sfârșit) | Dacă planificarea dumneavoastră nu începe în prima zi a săptămânii contabile, prima și ultima săptămână sunt „parțiale”. Puteți alege modul de calcul al cotei de ore pentru aceste săptămâni incomplete: Proporțional (calculează automat proratizat în funcție de zile), Manual (introduceți cota exactă) sau Copiere (utilizează cota unei săptămâni complete). Pentru planificările foarte scurte (de ex.: un eveniment de 3 zile), se va afișa doar coloana „Perioadă” pentru a ajusta cota pentru această durată specifică. |
| Max H/Săpt. & Ore supl. | Volumul orar contractual de bază și volumul maxim de ore suplimentare autorizate pe săptămână. Depășirea totalului generează o eroare blocantă. |
| Tarif orar și sporuri | Tarif orar brut și multiplicator (ex.: 1.25 pentru +25%). Utilizate pentru a calcula costul total și pentru a ghida inteligența artificială. |
| Odihnă min. & Amplitudine max. | Timpul de odihnă legal obligatoriu între două intervale (ex.: 11h) și amplitudinea zilnică maximă (ex.: 13h). Setați 0 pentru a dezactiva. |
| Intervale/Zi & Zile consecutive | Numărul maxim de intervale pe zi (2 permite turele fracționate, 1 forțează programul continuu) și numărul maxim de zile lucrătoare consecutive. |
| Secvențe impuse | Bifați secvențele de lucru (rotații, cicluri) pe care acest angajat trebuie să le respecte. Inteligența artificială se va ocupa de plasarea lor optimă în program. |
5. Pasul 3: Necesarul de personal
Indicați câte persoane sunt necesare pentru fiecare interval și fiecare competență, zi de zi. Aceasta este ținta pe care IA va încerca să o atingă.
Puterea modelelor (Presets)
Puteți crea mai multe modele pentru aceeași zi dând clic pe + Preset. De exemplu, creați un model „Sezon mort” și un model „Sezon plin”, sau „Soare” și „Ploaie”. Apoi puteți comuta de la unul la altul printr-un simplu clic (buton radio) pentru a vedea cum se adaptează programul. Modelul activ (evidențiat cu albastru) este cel care va fi trimis inteligenței artificiale.
- Utilizați butonul Copiază Z-1 pentru a duplica rapid toate cerințele din ziua precedentă.
- Utilizați săgeata mică de lângă un model pentru a copia valorile modelului aflat la stânga sa.
- Celulele roșii indică o valoare nevalidă (trebuie să fie un număr pozitiv).
6. Pasul 4: Editor de program și reguli
După definirea angajaților și a cerințelor, dați clic pe Optimizați. Motorul va șterge atribuirile neblocate și va calcula cea mai bună combinație posibilă.
Afișare și lizibilitate
Puteți ajusta lățimea și înălțimea celulelor folosind glisoarele din partea de sus a fiecărui tabel pentru o lizibilitate sporită. Lățimile tabelelor Necesar și Program sunt sincronizate pentru a facilita citirea pe verticală.
Gestionarea neprevăzutului: Sistemul de reguli (Blocaje și Preferințe)
În tabelul cu rezultate, dați clic pe orice celulă pentru a deschide meniul de reguli. Aici gestionați concediile, concediile medicale, preferințele sau atribuirile manuale.
1. Severitatea regulii
- Blocantă (Blocare): Inteligența artificială TREBUIE să respecte această regulă. Dacă este matematic imposibil (de ex. forțarea unei persoane să lucreze deși și-a atins cota de ore), aceasta va semnala o eroare blocantă.
- Preferință (Dorință): Inteligența artificială va face tot posibilul pentru a respecta regula în funcție de ponderea atribuită (de la 1 la 5) și de prioritatea strategică „Respectă dorințele”.
2. Acțiunea regulii
- Absență: Blochează orice atribuire în ziua respectivă (Concediu, Boală, Repaus forțat).
- Atribuire strictă: Forțează angajatul pe un interval orar ȘI o competență precisă.
- Prezență (Competență liberă): Forțează angajatul să lucreze într-un interval orar, dar lasă inteligența artificială să-i aleagă competența în funcție de necesități.
- Regulă condiționată: Dacă lucrează în ziua respectivă, TREBUIE să exercite această competență (dar IA poate alege să-l treacă în repaus).
- Interzicere: Împiedică angajatul să lucreze într-un interval orar specific sau pe o competență specifică.
Butoane de acțiune rapidă și în masă
- Blochează tot: Transformă toate atribuirile calculate de IA în reguli stricte. Util dacă graficul vă convine și doriți să fixați o bază înainte de a relansa optimizarea pentru restul.
- Deblochează tot: Șterge toate regulile manuale (blocări și dorințe), dar păstrează graficul calculat.
- Șterge calculele: Șterge atribuirile efectuate de IA, dar păstrează regulile dumneavoastră manuale.
- Șterge tot: Resetează grila la zero (atribuiri și reguli).
- Copiază Z-1: Disponibil în antetul fiecărei zile (pentru a copia toate regulile din ziua precedentă) sau în fereastra popover a unui angajat (pentru a-i copia doar regulile proprii).
- Meniu „Acțiuni reguli”: Permite ștergerea în masă a tuturor blocărilor stricte, a tuturor preferințelor sau convertirea tuturor blocărilor stricte în preferințe cu o pondere specifică.
- Export reguli: Descarcă un fișier CSV care conține graficul actual transformat integral în reguli. Puteți modifica acest fișier în Excel, apoi îl puteți reimporta prin „Import CSV” pentru a forța un grafic complet.
Tabloul de bord al avertismentelor
Situat deasupra graficului, acesta listează toate abaterile. Erorile blocante (roșu) înseamnă că graficul este ilegal (de ex. repaus nerespectat) sau că există deficit de personal. Erorile minore (portocaliu) privesc nerespectarea dorințelor sau a cotelor flexibile. Puteți filtra acest tablou după angajat, după zi sau după tipul de eroare. Faceți clic pe o eroare pentru a centra grila pe celula cu probleme.
7. Pasul 5: Reguli financiare
Panoul Reguli financiare vă permite să adăugați prime fixe la atribuiri specifice, indiferent de tariful orar de bază.
- Faceți clic pe o celulă din grilă pentru a adăuga o primă unui angajat pentru o anumită zi.
- Puteți viza un interval specific (ex.: Primă de noapte), o competență specifică (ex.: Primă de responsabilitate) sau ambele.
- Utilizați butonul Copiază Z-1 pentru a prelua rapid primele din ziua precedentă.
- Aceste prime vor fi integrate automat în calculul costului total al angajatului din fila Analiză, iar IA va încerca să le minimizeze dacă obiectivul „Minimizare costuri” este activ.
8. Pasul 6: Analiză și tablouri de bord
Aceste tablouri de bord vă permit să verificați calitatea graficului generat din diferite perspective. Puteți comuta între o vizualizare pe Săptămână sau pe Lună.
Analiza volumului de muncă
Vizualizați rapid dacă angajații dvs. au ore neefectuate sau ore suplimentare datorită barelor de progres. Depășirile contractului de bază sunt afișate cu galben, iar depășirile cotei permise de ore suplimentare sunt evidențiate cu roșu.
Analiză financiară
Estimați costul salarial exact al graficului dvs. Tabelul detaliază pentru fiecare angajat:
- Bază: Costul orelor normale (sau salariul fix garantat).
- Ore sup.: Costul orelor suplimentare (inclusiv sporul).
- Prime: Suma primelor fixe definite în regulile financiare.
- Total: Costul global pe perioadă.
- Cost extrapolat: O proiecție a costului pe 30 de zile bazată pe graficul actual, utilă pentru graficele scurte.
Analiza echității
Verificați dacă intervalele dificile (definite în configurare, ex.: Nopți, Weekenduri) sunt distribuite în mod echitabil între toți angajații. Graficul vă arată numărul de atribuiri pe aceste intervale țintă pentru fiecare persoană.
Analiza preferințelor
Măsurați rata de satisfacție a echipei dumneavoastră. Acest tabel compară numărul de dorințe exprimate de fiecare angajat (reguli manuale neblocante + preferințe de secvențe) cu numărul de dorințe efectiv respectate de inteligența artificială în planificarea finală.
9. Importarea datelor prin CSV
Pentru a economisi timp, Opti-Planning vă permite să importați în masă datele din fișiere Excel sau CSV. Această funcționalitate este disponibilă pentru Angajați, Necesități, Reguli (Blocaje) și Prime.
Cum funcționează importul?
- Faceți clic pe butonul Import CSV din secțiunea corespunzătoare.
- Selectați fișierul. Sistemul va detecta automat separatorul (virgulă, punct și virgulă, tabulație).
- Etapa de mapare: Este etapa crucială. Sistemul va încerca să asocieze automat coloanele din fișierul dumneavoastră cu câmpurile din Opti-Planning citind antetele. Puteți corecta manual aceste asocieri prin intermediul listelor derulante.
- Verificați previzualizarea datelor, apoi validați importul. Eventualele erori (de ex.: angajat negăsit) vor fi listate înainte de confirmare.
10. Partajare și comunicare
Odată ce planificarea este validată, o puteți comunica direct echipelor dumneavoastră prin intermediul butonului Partajează situat în colțul din dreapta sus al aplicației.
Trimitere individuală
În meniul derulant, faceți clic pe pictograma Email din dreptul numelui unui angajat. Aplicația va genera un mesaj text care conține doar planificarea sa personală și va deschide clientul dumneavoastră de e-mail implicit.
Trimitere de grup
Selectați mai mulți angajați folosind casetele de bifat, apoi faceți clic pe butonul Email din partea de jos a meniului. Aplicația va genera un mesaj global care conține planificarea întregii echipe. Notă: Adresele de e-mail sunt introduse în copie ascunsă (BCC) pentru a respecta confidențialitatea.
11. Salvare și export
Opti-Planning funcționează în întregime în browserul dumneavoastră. Pentru a nu vă pierde datele, aveți mai multe opțiuni prin intermediul meniului Fișier și al butonului Export PDF/CSV:
Meniul Fișier (Salvări)
- Nou (Golește tot): Resetează în întregime aplicația.
- Cloud: Creați un cont gratuit pentru a salva, redenumii și încărca planificările pe serverele noastre securizate.
- Local (.ezopti): Descărcați sau importați o salvare criptată pe calculatorul dumneavoastră pentru utilizare offline.
Export PDF și Excel
- PDF: Generează un document imprimabil ce conține programul fiecărui angajat selectat (câte unul pe pagină).
- Excel CSV: Generează un tabel centralizator global (format bază de date).
- PDF-uri / CSV-uri individuale: Generează și descarcă un fișier distinct pentru fiecare angajat selectat.
- Export Global CSV: Descarcă toate datele aplicației (angajați, cerințe, reguli etc.) într-un dosar.
12. Funcționalitate avansată: Secvențe de lucru
Secvențele sunt cel mai puternic instrument din Opti-Planning. Acestea permit modelarea unor scheme de lucru complexe, schimburi (ex. 3x8, 5x8) sau reguli colective specifice, pentru a le aloca apoi angajaților dumneavoastră.
Înțelegerea timpului relativ
Este esențial să înțelegeți că toate informațiile temporale definite într-o secvență sunt relative la secvența însăși, nu la orizontul global al programului dumneavoastră. Ziua 1 corespunde primei zile în care secvența începe pentru un anumit angajat. Dacă o secvență de 7 zile începe pe data de 15 a lunii, Ziua 1 a secvenței va fi 15, Ziua 2 va fi 16 etc. Regulile avansate sunt evaluate doar în interiorul acestui ciclu precis.
1. Creare și ancorare
Utilizați + Secvență nouă pentru a crea un ciclu de la zero sau + Secvență orizont pentru a crea o secvență cu o durată identică cu cea a programului curent. Ancorarea definește momentul în care începe secvența (date absolute) și dacă aceasta se repetă în buclă (Ciclică).
2. Reguli zilnice
Pentru fiecare zi a secvenței, stabiliți ce TREBUIE SĂ FACĂ sau CE NU TREBUIE SĂ FACĂ angajatul. Ex.: „Ziua 1: Trebuie să lucreze DIMINEAȚA”, „Ziua 2: Nu trebuie să lucreze NOAPTEA”.
3. Cvote variabile
Permite limitarea apariției unui eveniment. Exemple:
- Ciclu întreg: „Maximum 2 ture de noapte pe întreaga secvență de 14 zile”.
- Fereastră glisantă: „Maximum 1 weekend lucrat din 2” (Fereastră de 14 zile, max. 2 zile de tip „Weekend”).
4. Reguli condiționale
Creați legături logice. Exemplu: „DACĂ este alocat duminică, ATUNCI luni NU TREBUIE să aibă nicio alocare” (Repaus compensator).
5. Tranziții
Impuneți un timp minim de odihnă chiar înainte de începutul Zilei 1 din secvență și imediat după încheierea ultimei zile din secvență. Util pentru schimbările de ciclu (de ex.: trecerea de la Noapte la Dimineață).
- Severitate: Tranziția poate fi blocantă sau definită ca o simplă preferință (cu o pondere).
- Mod strict: Dacă este activat, odihna este calculată exact la limita secvenței. În caz contrar, motorul caută odihna oriunde între ultimul interval și începutul secvenței.
13. Funcționalitate avansată: Creierul inteligenței artificiale
Pentru a obține rezultatele scontate, este esențial să înțelegeți cum gândește inteligența artificială. Solverul funcționează pe baza unui sistem de penalități. De fiecare dată când o regulă nu este respectată, inteligența artificială primește puncte de penalizare. Unicul său scop este de a găsi programul cu cel mai mic scor de penalizare posibil.
Pentru a oferi o flexibilitate maximă garantând în același timp programe legale, sistemul este împărțit în două straturi principale: Absolut și Relativ.
A. Stratul absolut: Constrângerile blocante
Acestea sunt regulile inviolabile. Motorul va prefera întotdeauna să lase un gol în program decât să încalce aceste reguli. Cu toate acestea, dacă situația este matematic imposibilă, inteligența artificială trebuie să facă o alegere. Pentru aceasta, utilizează o ierarhie strictă a penalităților blocante:
Nivelul 1: Reguli manuale și competențe
Este regula supremă. Dacă setați o regulă blocantă în program sau dacă un angajat nu are competența necesară, inteligența artificială nu va încălca niciodată această regulă.
Nivelul 2: Secvențe blocante și zile consecutive
Imediat dedesubt se află regulile de secvențe definite ca blocante, precum și respectarea numărului maxim de zile lucrate consecutiv și a numărului maxim de intervale pe zi.
Nivelul 3: Odihnă, ore maxime și amplitudine
Respectarea timpului minim de odihnă între două intervale, plafonul de ore suplimentare și amplitudinea zilnică maximă.
Nivelul 4: Cererea și necesarul
Este cea mai slabă constrângere blocantă. Aceasta înseamnă că inteligența artificială va prefera întotdeauna să lase un post liber decât să oblige un angajat să lucreze dacă nu a avut timpul de odihnă sau dacă este în concediu.
B. Stratul relativ: Priorități strategice și dorințe
Odată ce constrângerile blocante sunt respectate, inteligența artificială utilizează componenta Priorități strategice pentru a arbitra între diferitele dumneavoastră obiective. Ordinea acestor priorități definește un multiplicator de penalizare.
- Prioritatea 1: Multiplicator mare
- Prioritatea 2: Multiplicator mediu
- Prioritate 3: Multiplicator scăzut
1. Minimizarea costurilor
Inteligența artificială va urmări orice oră suplimentară. Va favoriza angajații cu contract Fix care nu și-au atins norma și va evita pe cât posibil utilizarea contractelor Extra. De asemenea, va încerca să minimizeze sporurile financiare.
2. Repartizare echitabilă
Inteligența artificială va număra de câte ori este alocat fiecare angajat la obiectivele de echitate definite în configurare. Va prefera să ofere 2 intervale dificile tuturor, în loc de 4 unei persoane și 0 celorlalți.
3. Respectarea preferințelor
Toate regulile neblocante sunt numite Preferințe. Fiecare preferință are o Pondere de la 1 la 5:
- Pondere 5: Foarte important
- Pondere 4: Important
- Pondere 3: Standard
- Pondere 2: Minor
- Pondere 1: Opțional
Penalizarea finală pentru o preferință nerespectată este calculată astfel: Punctele de bază legate de Pondere înmulțite cu Multiplicatorul obiectivului Preferințe din prioritățile strategice.
Pentru utilizatorii avansați: Efectul de acumulare
Obiectivele strategice sunt separate printr-un factor multiplicator pe care îl puteți ajusta prin parametrulSepararea priorităților :
- Flexibil:Costurile se acumulează rapid. IA poate accepta încălcarea unui obiectiv prioritar dacă acest lucru permite respectarea mai multor obiective secundare.
- Standard (Echilibrat):Este necesar un număr mare de încălcări secundare pentru a compensa o încălcare prioritară.
- Strictă :Prioritate absolută acordată ordinii. IA nu va sacrifica aproape niciodată un obiectiv prioritar pentru obiective secundare.
Nu este un defect, ci ofuncționalitate intenționată. Efectul de acumulare îi permite inteligenței artificiale să găsească punctul de cotitură în care bunăstarea globală depășește o regulă financiară strictă și invers. Într-adevăr, dacă de exemplu separăm prioritățile printr-un factor de un milion (valoarea parametrului „Separarea priorităților” este „Strictă” în acest caz), atunci inteligența artificială poate decide să facă 1000 de angajați extrem de nefericiți doar pentru a economisi 1 singur euro din costuri.
14. Depanare și actualizări
Golirea cache-ului browserului
Opti-Planning evoluează în mod regulat pentru a vă oferi performanțe mai bune (în special prin actualizări ale motorului de inteligență artificială WebAssembly). Dacă întâmpinați comportamente neașteptate, erori de calcul sau probleme de afișare după o actualizare, primul pas constă în golirea cache-ului browserului dumneavoastră (Ctrl+F5 sau Cmd+Shift+R). Acest lucru va forța descărcarea ultimei versiuni a aplicației și a motorului de optimizare.