Guida utente completa
Padroneggiate Opti-Planning in ogni minimo dettaglio: dalla configurazione dei dipendenti alla generazione di pianificazioni perfette nel rispetto dei vincoli legali e finanziari. Questa guida completa vi accompagnerà passo dopo passo.
1. La filosofia di Opti-Planning
Opti-Planning non è un semplice foglio di calcolo. È un motore di intelligenza artificiale (risolutore combinatorio) che viene eseguito direttamente e localmente nel vostro browser, garantendo così la totale riservatezza dei vostri dati.
Il suo obiettivo è calcolare milioni di combinazioni al secondo per trovare la migliore assegnazione possibile dei vostri dipendenti, rispettando al contempo tre dimensioni fondamentali spesso opposte tra loro:
- La Domanda (Copertura dei fabbisogni): Avete il giusto numero di persone, al momento giusto, con le giuste competenze per far funzionare la vostra struttura? È la priorità assoluta del motore.
- La Legalità (Vincoli stringenti): Il planning rispetta le ore massime, i tempi di riposo obbligatori (es. 11 ore tra due turni), l'ampiezza giornaliera (es. max 13 ore) e i giorni lavorativi consecutivi?
- L'Equità e le Preferenze (Vincoli flessibili): Le fasce orarie critiche (es. chiusure, fine settimana) sono ben distribuite tra i membri del team? Le preferenze e le indisponibilità dei dipendenti sono rispettate al massimo?
Avvio rapido: I modelli (template)
Per prendere confidenza con lo strumento, utilizzate il pulsante Vedi un modello in alto a destra dell'applicazione. Vi permette di caricare istantaneamente un set di dati completo adatto al vostro settore (Ristorazione, Ospedale, Negozio, Fabbrica 3x8, ecc.) e di vedere come reagisce l'IA.
2. Configurazione generale e IA
Modalità interfaccia
Prima di iniziare, potete alleggerire l'interfaccia attivando o disattivando i moduli avanzati tramite le caselle di controllo in alto nello schermo: Attiva sequenze e Attiva aspetto finanziario. Questo nasconderà le colonne e i pannelli inutili se non ne avete bisogno.
Configurazione della pianificazione
- Data e Durata: Impostate la data di inizio e la durata totale (fino a 366 giorni).
- Primo giorno della settimana: Fondamentale per il calcolo degli straordinari settimanali. Se la vostra settimana contabile inizia di lunedì, assicuratevi che questo parametro sia impostato su Lunedì.
Esportazione
Impostate il Separatore CSV (punto e virgola, virgola o tabulazione) utilizzato per tutte le esportazioni dell'applicazione, in modo da garantire la compatibilità con la vostra versione di Excel o del software paghe.
Configurazione dell'ottimizzazione (Il cervello dell'IA)
Questi parametri determinano il comportamento del motore di calcolo:
- Intensità e Tempo max: Determina la profondità di calcolo. "Base" è molto veloce, "Intensa" cercherà più a lungo (fino al limite di tempo definito in secondi) per sbloccare situazioni complesse o ottimizzare i costi al centesimo.
- Separazione delle priorità: Definisce come l'IA gestisce i compromessi. In modalità "Flessibile", l'IA può accettare di violare una regola prioritaria se ciò consente di rispettare decine di regole secondarie. In modalità "Rigida", l'ordine delle priorità è assoluto.
- Obiettivi di equità: Selezionate qui le fasce orarie (es. notturni, fine settimana) che l'IA dovrà cercare di distribuire equamente tra tutti i dipendenti.
Le priorità strategiche (Trascina e rilascia)
Puoi riordinare i 3 grandi obiettivi dell'IA (Costi, Equità, Desideri) tramite trascina e rilascia. L'obiettivo in cima alla lista sarà la priorità assoluta dell'IA.
Consiglio avanzato: il piccolo pulsante tra due obiettivi permette di passare da > (Strettamente superiore) a >= (Uguaglianza). Se imposti "Costi >= Equità", l'IA considererà questi due obiettivi di pari importanza.
3. Fase 1: Turni e Competenze
Prima di iniziare, è necessario definire il quadro della propria attività. Questi elementi serviranno da base per tutta la pianificazione.
I Turni (Shift)
Un turno definisce una fascia oraria di lavoro standardizzata (es. MATTINA, SERA, NOTTE). Ha un'ora di inizio, un'ora di fine e una durata della pausa in minuti. La pausa viene dedotta automaticamente dal tempo di lavoro effettivo per il calcolo delle ore e della retribuzione.
Nota importante: se l'ora di fine è anteriore all'ora di inizio (es. 22:00 - 06:00), il sistema comprende automaticamente che si tratta di un turno di notte che termina il giorno successivo. Il tempo di riposo verrà calcolato di conseguenza.
Le Competenze (Skill)
Definisci i ruoli necessari per la tua attività, ad esempio Cucina, Sala, Bar, Responsabile, Infermiere, OSS. Un dipendente potrà possedere una o più di queste competenze (polivalenza) e ciascun fabbisogno sarà sempre espresso per una competenza specifica.
4. Fase 2: La griglia dei dipendenti
Qui si definisce il profilo legale e contrattuale di ciascun dipendente. Ogni colonna ha un impatto diretto sui calcoli del risolutore. Una configurazione precisa è la chiave per una pianificazione riuscita.
| Opzionale. Utilizzato solo se desideri inviare il planning generato direttamente via e-mail al dipendente tramite il pulsante "Condividi". | |
| Contratto | Fisso: l'intelligenza artificiale cercherà di avvicinarsi alle ore massime per ottimizzare lo stipendio fisso. Extra (Rinforzo): l'intelligenza artificiale eviterà di farli lavorare, tranne che per colmare una carenza di organico critica. |
| Settimane parziali (Inizio/Fine) | Se la pianificazione non inizia il primo giorno della settimana contabile, la prima e l'ultima settimana sono "parziali". Puoi scegliere come calcolare la quota di ore per queste settimane ridotte: Proporzionale (calcola automaticamente in proporzione ai giorni), Manuale (inserisci la quota esatta) o Copia (utilizza la quota di una settimana completa). Per i planning molto brevi (es. un evento di 3 giorni), verrà visualizzata solo la colonna "Periodo" per regolare la quota su tale durata specifica. |
| Max Ore/Sett & Straordinari | Il monte ore contrattuale di base e il limite massimo di ore straordinarie consentite a settimana. Il superamento del totale genera un errore bloccante. |
| Tariffa oraria e magg. | Paga oraria lorda e moltiplicatore (es. 1.25 per +25%). Utilizzati per calcolare il costo totale e guidare l'intelligenza artificiale. |
| Riposo min. & Ampiezza max. | Il tempo di riposo legale obbligatorio tra due turni (es. 11h) e l'ampiezza giornaliera massima (es. 13h). Impostare su 0 per disattivare. |
| Turni/G. & Gg. Consecutivi | Numero massimo di turni al giorno (2 consente i turni spezzati, 1 impone l'orario continuato) e numero massimo di giorni lavorativi consecutivi. |
| Sequenze Imposte | Selezionare le sequenze di lavoro (turnazioni, cicli) che questo dipendente deve rispettare. L'intelligenza artificiale si occuperà di posizionarle al meglio nella pianificazione. |
5. Fase 3: Il fabbisogno di personale
Indicare quante persone sono necessarie per ciascun turno e ciascuna competenza, giorno per giorno. È l'obiettivo che l'IA cercherà di raggiungere.
La potenza dei Modelli (Preset)
È possibile creare più Modelli per lo stesso giorno cliccando su + Preset. Ad esempio, creare un modello "Bassa Stagione" e un modello "Alta Stagione", oppure "Sole" e "Pioggia". È poi possibile passare dall'uno all'altro con un semplice clic (pulsante di opzione) per vedere come si adatta la pianificazione. Il modello attivo (evidenziato in blu) è quello che verrà inviato all'intelligenza artificiale.
- Utilizzare il pulsante Copia G-1 per duplicare rapidamente l'intero fabbisogno del giorno precedente.
- Utilizzare la freccetta accanto a un modello per copiare i valori del modello situato alla sua sinistra.
- Le celle in rosso indicano un valore non valido (deve essere un numero positivo).
6. Fase 4: Editor di pianificazione e regole
Una volta definiti i dipendenti e il fabbisogno, cliccare su Ottimizza. Il motore cancellerà le assegnazioni non bloccate e calcolerà la migliore combinazione possibile.
Visualizzazione e leggibilità
È possibile regolare la larghezza e l'altezza delle celle utilizzando i cursori in alto a ciascuna griglia per una migliore leggibilità. Le larghezze delle griglie Fabbisogno e Pianificazione sono sincronizzate per facilitare la lettura verticale.
Gestire gli imprevisti: il sistema di regole (Blocchi e Desideri)
Nella griglia dei risultati, cliccare su una casella qualsiasi per aprire il menu delle regole. Qui è possibile gestire ferie, malattie, preferenze o assegnazioni manuali.
1. Severità della regola
- Bloccante (Blocco): L'intelligenza artificiale DEVE rispettare questa regola. Se è matematicamente impossibile (ad es. forzare qualcuno a lavorare quando ha raggiunto il suo monte ore), segnalerà un errore bloccante.
- Preferenza (Desiderio): L'intelligenza artificiale farà tutto il possibile per rispettare la regola in base al peso assegnato (da 1 a 5) e alla priorità strategica "Rispettare i desideri".
2. Azione della regola
- Assenza: Blocca qualsiasi assegnazione in quel giorno (Ferie, Malattia, Riposo forzato).
- Assegnazione rigida: Forza il dipendente su un turno E una competenza specifica.
- Presenza (Competenza libera): Forza il dipendente a lavorare in un turno, ma lascia che l'intelligenza artificiale scelga la sua competenza in base alle esigenze.
- Regola condizionale: Se lavora in quel giorno, DEVE svolgere questa competenza (ma l'IA può scegliere di metterlo a riposo).
- Divieto: Impedisce al dipendente di lavorare in un turno specifico o su una competenza specifica.
Pulsanti di azione rapida e massiva
- Blocca tutto: Trasforma tutte le assegnazioni calcolate dall'IA in regole rigide. Utile se la pianificazione vi soddisfa e volete bloccare una base prima di rilanciare l'ottimizzazione sul resto.
- Sblocca tutto: Rimuove tutte le regole manuali (blocchi e desideri) mantenendo la pianificazione calcolata.
- Cancella calcoli: Rimuove le assegnazioni dell'IA mantenendo le regole manuali.
- Azzera tutto: Ripristina la griglia a zero (assegnazioni e regole).
- Copia G-1: Disponibile nell'intestazione di ogni giorno (per copiare tutte le regole del giorno precedente) o nel popover di un dipendente (per copiare solo le sue regole).
- Menu "Azioni regole": Consente di eliminare in massa tutti i blocchi rigidi, tutte le preferenze, o di convertire tutti i blocchi rigidi in preferenze con un peso specifico.
- Esporta regole: Scarica un file CSV contenente la pianificazione attuale interamente trasformata in regole. È possibile modificare questo file in Excel e poi riimportarlo tramite "Importa CSV" per forzare una pianificazione completa.
La dashboard degli avvisi
Situata sopra la pianificazione, elenca tutte le violazioni. Gli errori Bloccanti (Rosso) indicano che la pianificazione non rispetta le normative (ad es. riposo non rispettato) o è in sotto-organico. Gli errori Minori (Arancione) riguardano il mancato rispetto dei desideri o delle quote flessibili. È possibile filtrare questa tabella per dipendente, per giorno o per tipo di errore. Fare clic su un errore per centrare la griglia sulla cella interessata.
7. Fase 5: Regole finanziarie
Il pannello Regole Finanziarie consente di aggiungere indennità fisse ad assegnazioni specifiche, indipendentemente dalla tariffa oraria di base.
- Fare clic su una casella della griglia per aggiungere un'indennità a un dipendente per un determinato giorno.
- È possibile indirizzare un turno specifico (es. Indennità di notte), una competenza specifica (es. Indennità di responsabilità) o entrambi.
- Utilizzare il pulsante Copia G-1 per riportare rapidamente le indennità del giorno precedente.
- Queste indennità saranno integrate automaticamente nel calcolo del costo totale del dipendente nella scheda Analisi e l'IA cercherà di minimizzarle se l'obiettivo "Minimizza i costi" è attivo.
8. Passaggio 6: Analisi e Dashboard
Queste dashboard consentono di verificare la qualità della pianificazione generata da diverse prospettive. È possibile passare da una vista per Settimana a una per Mese.
Analisi del carico di lavoro
Visualizza rapidamente se i dipendenti sono sottoutilizzati o in straordinario grazie alle barre di avanzamento. I superamenti del contratto di base sono evidenziati in giallo, mentre i superamenti della quota di straordinari autorizzata sono evidenziati in rosso.
Analisi finanziaria
Stima il costo salariale esatto della pianificazione. La tabella dettaglia per ciascun dipendente:
- Base: il costo delle ore ordinarie (o lo stipendio fisso garantito).
- Straord.: il costo delle ore straordinarie (inclusa la maggiorazione).
- Indennità: la somma delle indennità fisse definite nelle regole finanziarie.
- Totale: il costo globale per periodo.
- Costo estrapolato: una proiezione del costo su 30 giorni basata sulla pianificazione attuale, utile per le pianificazioni brevi.
Analisi dell'equità
Verifica che i turni critici (definiti nella configurazione, es. Notti, Fine settimana) siano distribuiti in modo equo tra tutti i dipendenti. Il grafico mostra il numero di assegnazioni su questi turni di riferimento per ciascuna persona.
Analisi delle preferenze
Misura il tasso di soddisfazione del tuo team. Questa tabella confronta il numero di desideri espressi da ciascun dipendente (regole manuali non vincolanti + preferenze di sequenza) con il numero di desideri effettivamente rispettati dall'intelligenza artificiale nella pianificazione finale.
9. Importazione dati tramite CSV
Per risparmiare tempo, Opti-Planning ti consente di importare in blocco i tuoi dati da file Excel o CSV. Questa funzionalità è disponibile per Dipendenti, Fabbisogni, Regole (Vincoli) e Premi.
Come funziona l'importazione?
- Fai clic sul pulsante Importa CSV nella sezione corrispondente.
- Seleziona il tuo file. Il sistema rileverà automaticamente il separatore (virgola, punto e virgola, tabulazione).
- Fase di mappatura: è il passaggio fondamentale. Il sistema tenterà di associare automaticamente le colonne del tuo file ai campi di Opti-Planning leggendo le intestazioni. Puoi correggere manualmente queste associazioni tramite i menu a tendina.
- Verifica l'anteprima dei dati, quindi conferma l'importazione. Eventuali errori (ad es. dipendente non trovato) verranno elencati prima della conferma.
10. Condivisione e comunicazione
Una volta convalidata la pianificazione, puoi comunicarla direttamente ai tuoi team tramite il pulsante Condividi situato in alto a destra nell'applicazione.
Invio singolo
Nel menu a tendina, fai clic sull'icona Email accanto al nome di un dipendente. L'applicazione genererà un messaggio di testo contenente solo la sua pianificazione personale e aprirà il tuo client di posta predefinito.
Invio di gruppo
Seleziona più dipendenti utilizzando le caselle di controllo, quindi fai clic sul pulsante Email in fondo al menu. L'applicazione genererà un messaggio globale contenente la pianificazione dell'intero team. Nota: gli indirizzi email vengono inseriti in copia conoscenza nascosta (BCC) per rispettare la riservatezza.
11. Salvataggio ed esportazione
Opti-Planning funziona interamente nel tuo browser. Per non perdere i tuoi dati, disponi di diverse opzioni tramite il menu File e il pulsante Esporta PDF/CSV:
Menu File (Salvataggi)
- Nuovo (Svuota tutto): ripristina completamente l'applicazione.
- Cloud: crea un account gratuito per salvare, rinominare e caricare le tue pianificazioni sui nostri server sicuri.
- Locale (.ezopti): scarica o importa un salvataggio crittografato sul tuo computer per l'uso offline.
Esportazione PDF ed Excel
- PDF: Genera un documento stampabile contenente la pianificazione di ciascun dipendente selezionato (uno per pagina).
- Excel CSV: Genera una tabella riepilogativa globale (formato database).
- PDF / CSV individuali: Genera e scarica un file separato per ciascun dipendente selezionato.
- Esportazione globale CSV: Scarica la totalità dei dati dell'applicazione (dipendenti, fabbisogni, regole, ecc.) in una cartella.
12. Funzionalità avanzata: Sequenze di lavoro
Le sequenze sono lo strumento più potente di Opti-Planning. Consentono di modellare schemi di lavoro complessi, turnazioni (ad es. 3x8, 5x8) o regole sindacali specifiche, per poi assegnarle ai dipendenti.
Comprendere il tempo relativo
È fondamentale comprendere che tutte le informazioni temporali definite in una sequenza sono relative alla sequenza stessa e non all'orizzonte globale della pianificazione. Il Giorno 1 corrisponde al primo giorno in cui la sequenza inizia per un determinato dipendente. Se una sequenza di 7 giorni inizia il 15 del mese, il Giorno 1 della sequenza sarà il 15, il Giorno 2 sarà il 16, ecc. Le regole avanzate vengono valutate solo all'interno di questo ciclo preciso.
1. Creazione e ancoraggio
Utilizza + Nuova sequenza per creare un ciclo da zero, oppure + Sequenza orizzonte per creare una sequenza che abbia esattamente la durata della pianificazione attuale. L'ancoraggio definisce quando la sequenza inizia (date assolute) e se si ripete in ciclo (Ciclica).
2. Regole giornaliere
Per ogni giorno della sequenza, puoi definire ciò che il dipendente DEVE FARE o NON DEVE FARE. Es.: "Giorno 1: Deve fare MATTINO", "Giorno 2: Non deve fare NOTTE".
3. Quote fluttuanti
Consente di limitare il numero di occorrenze di un evento. Esempi:
- Ciclo intero: "Massimo 2 Notti sull'intera sequenza di 14 giorni".
- Finestra mobile: "Massimo 1 fine settimana lavorato su 2" (Finestra di 14 giorni, Max 2 giorni di tipo 'Fine settimana').
4. Regole condizionali
Crea collegamenti logici. Esempio: "SE assegnato la domenica, ALLORA il lunedì NON DEVE contenere alcuna assegnazione" (Riposo compensativo).
5. Transizioni
Imposta un tempo di riposo minimo subito prima dell'inizio del Giorno 1 della sequenza e subito dopo la fine dell'ultimo giorno della sequenza. Utile per i cambi di ciclo (es. passaggio da Notte a Mattino).
- Severità: la transizione può essere bloccante o definita come una semplice preferenza (con un peso).
- Modalità Stretta: se attivata, il riposo viene calcolato esattamente al confine della sequenza. In caso contrario, il motore cerca il riposo in qualsiasi punto tra l'ultimo turno e l'inizio della sequenza.
13. Funzionalità avanzata: il cervello dell'intelligenza artificiale
Per ottenere i risultati desiderati, è fondamentale comprendere come ragiona l'intelligenza artificiale. Il solutore funziona in base a un sistema di penalità. Ogni volta che una regola non viene rispettata, l'intelligenza artificiale riceve punti di penalità. Il suo unico obiettivo è trovare la pianificazione con il punteggio di penalità più basso possibile.
Per offrire la massima flessibilità garantendo al contempo pianificazioni conformi alle normative, il sistema è suddiviso in due grandi livelli: L'Assoluto e Il Relativo.
A. Il livello assoluto: i vincoli bloccanti
Sono le regole inviolabili. Il motore preferirà sempre lasciare un vuoto nella pianificazione piuttosto che violare queste regole. Tuttavia, se la situazione è matematicamente impossibile, l'intelligenza artificiale deve compiere una scelta. Per farlo, utilizza una gerarchia rigida delle penalità bloccanti:
Livello 1: Regole manuali e competenze
È la regola suprema. Se si imposta una regola bloccante sulla pianificazione o se un dipendente non possiede la competenza richiesta, l'intelligenza artificiale non violerà mai questa regola.
Livello 2: Sequenze bloccanti e giorni consecutivi
Subito sotto troviamo le regole di sequenza definite come bloccanti, oltre al rispetto del numero massimo di giorni lavorati di seguito e del numero massimo di turni al giorno.
Livello 3: Riposo, ore massime e ampiezza
Il rispetto del tempo di riposo minimo tra due turni, il limite massimo di ore straordinarie e l'ampiezza giornaliera massima.
Livello 4: La domanda e i fabbisogni
È il vincolo bloccante più debole. Ciò significa che l'intelligenza artificiale preferirà sempre lasciare una posizione scoperta piuttosto che costringere un dipendente a lavorare se non ha usufruito del riposo o se è in congedo.
B. Il livello relativo: priorità strategiche e desideri
Una volta rispettati i vincoli bloccanti, l'intelligenza artificiale utilizza il componente Priorità strategiche per arbitrare tra i diversi obiettivi. L'ordine di queste priorità definisce un moltiplicatore di penalità.
- Priorità 1: Moltiplicatore forte
- Priorità 2: Moltiplicatore medio
- Priorità 3: Moltiplicatore basso
1. Minimizzare i costi
L'intelligenza artificiale traccerà ogni singola ora di straordinario. Privilegerà i dipendenti con contratto Fisso che non hanno raggiunto la propria quota ed eviterà al massimo di utilizzare i contratti Extra. Cercherà inoltre di minimizzare i premi economici.
2. Distribuire equamente
L'intelligenza artificiale conterà quante volte ciascun dipendente viene assegnato agli obiettivi di equità definiti nella configurazione. Preferirà assegnare 2 turni difficili a tutti piuttosto che 4 a una persona e 0 agli altri.
3. Rispettare le preferenze
Tutte le regole non vincolanti sono chiamate Preferenze. Ogni preferenza ha un Peso da 1 a 5:
- Peso 5: Molto importante
- Peso 4: Importante
- Peso 3: Standard
- Peso 2: Minore
- Peso 1: Opzionale
La penale finale per una preferenza non rispettata viene calcolata così: Punti base legati al Peso moltiplicati per il Moltiplicatore dell'obiettivo Preferenze nelle priorità strategiche.
Per gli utenti esperti: l'effetto di accumulo
Gli obiettivi strategici sono separati da un fattore moltiplicatore che è possibile regolare tramite il parametroSeparazione delle priorità :
- Flessibile:I costi si accumulano rapidamente. L'IA può accettare di violare un obiettivo prioritario se ciò consente di rispettare alcuni obiettivi secondari.
- Standard (Equilibrato):È necessario un gran numero di violazioni secondarie per compensare una violazione prioritaria.
- Rigida:Priorità assoluta all'ordine. L'IA non sacrificherà quasi mai un obiettivo prioritario per obiettivi secondari.
Non è un difetto, è unafunzionalità prevista. L'effetto di accumulo consente all'intelligenza artificiale di trovare il punto di svolta in cui il benessere globale supera una regola finanziaria rigida, e viceversa. Infatti, se ad esempio separiamo le priorità per un fattore pari a un milione (in questo caso il valore del parametro 'Separazione delle priorità' è 'Rigida'), l'intelligenza artificiale può decidere di rendere 1000 dipendenti estremamente insoddisfatti solo per risparmiare 1 solo euro sui costi.
14. Risoluzione dei problemi e aggiornamenti
Svuotare la cache del browser
Opti-Planning si evolve regolarmente per offrirvi prestazioni migliori (in particolare tramite aggiornamenti del motore di intelligenza artificiale WebAssembly). Se riscontrate comportamenti imprevisti, errori di calcolo o problemi di visualizzazione dopo un aggiornamento, il primo passo consiste nel cancellare la cache del vostro browser (Ctrl+F5 o Cmd+Shift+R). Questo forzerà il download dell'ultima versione dell'applicazione e del motore di ottimizzazione.