Kako izraditi dobar raspored rada u ugostiteljstvu?

Kako izraditi dobar raspored rada u ugostiteljstvu?

U ugostiteljskom sektoru (tradicionalnom, brzom, kolektivnom ili finom objedu), izrada rasporeda rada stalan je balansirajući čin. Poslovanje je po svojoj prirodi iznimno promjenjivo: ovisi o sezonalnosti, vremenskim uvjetima, lokalnim događanjima pa čak i nepredvidivom ponašanju gostiju (no-show).

Loše kalibriran raspored rada ima trenutačne posljedice: manjak osoblja dovodi do katastrofalne usluge, beskonačnih vremena čekanja, negativnih recenzija na internetu i iscrpljenosti osoblja. S druge strane, višak osoblja u razdobljima slabe popunjenosti uzrokuje skok troškova rada i uništava profitabilnost objekta. U industriji koju obilježavaju nedostatak radne snage i visoka fluktuacija kadrova, raspored rada postao je primarni alat za upravljanje i zadržavanje zaposlenika.

1. Znanstveno uskladite broj osoblja s prognozama aktivnosti

Dobar raspored ne temelji se na intuiciji, već na analizi podataka. Ključno je proučiti povijest vašeg blagajničkog sustava (POS) kako biste identificirali vrhunce posjećenosti po danu i vremenskom intervalu. Te podatke trebate usporediti s brojem rezervacija, kapacitetom prostora i vanjskim čimbenicima poput vremenskih uvjeta (koji utječu na otvaranje terase).

Cilj je precizno dimenzionirati kuhinjsko osoblje i osoblje u sali kako bi se apsorbirala najveća gužva bez besposlenog osoblja prije ili poslije nje. Upravo tu nastupa strateško upravljanje vašom bazom zaposlenika na određeno vrijeme, studenata i povremenih radnika. Ti fleksibilni resursi trebaju se planirati samo kada predviđeni obujam posla to ekonomski opravdava, kako bi se zaštitila vaša bruto marža.

2. Ovladavanje izazovom dvokratnog rada i HCR ugovorom

Povijesna posebnost ugostiteljstva leži u dvokratnom radnom vremenu (rad tijekom ručka, duga stanka poslijepodne i povratak na večernju smjenu). Takvo je radno vrijeme iznimno zahtjevno za osoblje. Nužno je do tančina poznavati nacionalni kolektivni ugovor za hotele, restorane i kafiće (HCR).

Morate pratiti maksimalni dnevni raspon radnog vremena (koji općenito ne bi smio prelaziti 11 h ili 11:30 h ovisno o ugovorima), jamčiti obvezne pauze te osigurati dnevni odmor od 11 sati između završetka večernje smjene i početka rada sljedećeg jutra. Kako bi se zadržali zaposlenici, dobar raspored nastoji ograničiti broj dvokratnih smjena po zaposleniku, izmjenjujući ih s kontinuiranim smjenama čim to organizacija dopušta.

3. Strukturiranje tima, odvajanje ili kombiniranje vještina

Sala i kuhinja djeluju kao dva zasebna, ali međusobno ovisna ekosustava. U kuhinji je hijerarhija stroga: chef de partie ne zamjenjuje perača posuđa i obrnuto. U sali voditelj sale, chefs de rang i pomoćni konobari imaju definirane uloge. Dobar raspored precizno mapira te vještine kako bi se osiguralo da nijedno ključno radno mjesto ne ostane prazno.

Međutim, u uvjetima nedostatka osoblja, poticanje svestranosti velika je prednost. Osposobljavanje "runnera" za preuzimanje narudžbi ili pomoćnog kuhara za pomoć pri pranju posuđa omogućuje lakši tijek usluge i znatno jednostavnije pokrivanje iznenadnih izostanaka. Raspored mora odražavati i poticati takvu svestranost.

4. Predviđanje i upravljanje nepredviđenim situacijama

Objavljivanje rasporeda u posljednji trenutak najbolji je način za gubitak zaposlenika. Dobar menadžer nastoji objaviti raspored rada najmanje dva tjedna unaprijed, čime osoblju omogućuje organizaciju privatnog života.

Osim toga, uvijek treba predvidjeti plan B: unaprijed identificirati koji zaposlenici s nepunim radnim vremenom žele raditi dodatne sate ili održavati kontakt s mrežom pouzdanih zamjena kako bi se zamijenilo iznenadno bolovanje u 10 sati ujutro za podnevnu smjenu.

Zaključak

Izrada rasporeda u ugostiteljstvu nije administrativna obveza na kraju tjedna, već glavni pokretač profitabilnosti i kvalitete vašeg objekta. Rigorozno, pravovremeno i humano upravljanje omogućuje kontrolu troškova (poznati „Prime Cost”), uz zajamčeno besprijekorno iskustvo gostiju i motivirane timove.