Guía completa del usuario
Domine Opti-Planning al detalle: desde la configuración de sus empleados hasta la generación de turnos perfectos bajo restricciones legales y financieras. Esta guía completa le guiará paso a paso.
1. La filosofía de Opti-Planning
Opti-Planning no es una simple hoja de cálculo. Es un motor de inteligencia artificial (solver combinatorio) que se ejecuta de forma directa y local en su navegador, garantizando así la confidencialidad total de sus datos.
Su objetivo es calcular millones de combinaciones por segundo para encontrar la mejor asignación posible de sus empleados, respetando simultáneamente tres dimensiones fundamentales que a menudo se oponen:
- La Demanda (cobertura de necesidades): ¿Tiene el número adecuado de personas, en el momento oportuno, con las competencias necesarias para operar su establecimiento? Es la prioridad absoluta del motor.
- Legalidad (Restricciones fijas): ¿El cuadrante respeta las horas máximas, los descansos obligatorios (ej. 11 h entre turnos), la amplitud de la jornada (ej. 13 h máx.) y los días laborables consecutivos?
- La Equidad y las Preferencias (restricciones flexibles): ¿Los turnos difíciles (p. ej., cierres, fines de semana) están bien repartidos entre los miembros del equipo? ¿Se respetan al máximo los deseos e indisponibilidades de los empleados?
Inicio rápido: Las plantillas (Templates)
Para familiarizarse con la herramienta, utilice el botón Ver plantilla situado en la parte superior derecha de la aplicación. Le permite cargar al instante un conjunto completo de datos adaptado a su sector (Restauración, Hospital, Tienda, Fábrica 3x8, etc.) y ver cómo reacciona la IA.
2. Configuración general e IA
Modo de interfaz
Antes de comenzar, puede simplificar la interfaz activando o desactivando los módulos avanzados mediante las casillas de verificación de la parte superior de la pantalla: Activar secuencias y Activar aspecto financiero. Esto ocultará las columnas y paneles innecesarios si no los necesita.
Configuración de la planificación
- Fecha y duración: Defina la fecha de inicio y la duración total (hasta 366 días).
- Primer día de la semana: crucial para el cálculo de las horas extraordinarias semanales. Si su semana contable comienza el lunes, asegúrese de que este parámetro esté en Lunes.
Exportar
Defina el separador CSV (punto y coma, coma o tabulación) utilizado en todas las exportaciones de la aplicación para garantizar la compatibilidad con su versión de Excel o su software de nómina.
Configuración de la optimización (El motor de la IA)
Estos parámetros dictan el comportamiento del motor de cálculo:
- Intensidad y Tiempo Máx.: Determina la profundidad de cálculo. "Básica" es muy rápida; "Intensiva" buscará durante más tiempo (hasta el límite de tiempo definido en segundos) para desbloquear situaciones complejas u optimizar los costes al céntimo.
- Separación de prioridades: define cómo gestiona la IA las soluciones de compromiso. En modo «Flexible», la IA puede aceptar incumplir una regla prioritaria si eso permite respetar decenas de reglas secundarias. En modo «Estricto», el orden de prioridades es absoluto.
- Objetivos de equidad: Seleccione aquí los turnos (ej.: Noches, Fines de semana) que la IA deberá esforzarse por distribuir de forma equitativa entre todos los empleados.
Prioridades estratégicas (Arrastrar y soltar)
Puede reordenar los 3 grandes objetivos de la IA (Costes, Equidad, Preferencias) arrastrando y soltando. El objetivo en la parte superior de la lista será la prioridad absoluta de la IA.
Consejo avanzado: El pequeño botón entre dos objetivos permite alternar entre > (Estrictamente mayor) y >= (Igualdad). Si establece "Costes >= Equidad", la IA considerará que ambos objetivos tienen exactamente la misma importancia.
3. Paso 1: Turnos y competencias
Antes de comenzar, debe definir el marco de su actividad. Estos elementos servirán de base para toda la planificación.
Los turnos (Shifts)
Un turno define una franja horaria de trabajo estandarizada (ej.: MAÑANA, TARDE, NOCHE). Tiene una hora de inicio, una hora de fin y una duración de descanso en minutos. El descanso se deduce automáticamente del tiempo de trabajo efectivo para el cálculo de las horas y de la nómina.
Nota importante: Si la hora de fin es anterior a la hora de inicio (p. ej., de 22:00 a 06:00), el sistema comprende automáticamente que se trata de un turno de noche que finaliza al día siguiente. El tiempo de descanso se calculará en consecuencia.
Las competencias (Skills)
Defina los roles necesarios para su actividad, por ejemplo Cocina, Sala, Bar, Encargado, Enfermero, Auxiliar de enfermería. Un empleado podrá poseer una o varias de estas competencias (polivalencia), y la necesidad siempre se expresará para una competencia precisa.
4. Paso 2: La tabla de empleados
Aquí es donde define el perfil legal y contractual de cada empleado. Cada columna influye directamente en los cálculos del motor de resolución. Una configuración precisa es la clave para una planificación de éxito.
| Correo electrónico | Opcional. Se utiliza únicamente si desea enviar la planificación generada directamente por correo electrónico al empleado mediante el botón "Compartir". |
| Contrato | Fijo: la inteligencia artificial intentará acercarse al máximo de horas para rentabilizar el salario fijo. Extra (Refuerzo): la inteligencia artificial evitará hacerlos trabajar, salvo para cubrir una falta de personal crítica. |
| Semanas parciales (inicio/fin) | Si su cuadrante no empieza el primer día de su semana contable, la primera y la última semana serán «parciales». Puede elegir cómo calcular el cupo de horas para estas semanas truncadas: Proporcional (calcula automáticamente a prorrata de los días), Manual (introduce el cupo exacto) o Copia (utiliza el cupo de una semana completa). |
| Máx. h/sem. y h. extra | El volumen horario contractual de base y el volumen máximo de horas extraordinarias autorizadas por semana. Superar el total genera un error bloqueante. |
| Tasa Hor. y Rec. | Precio por hora bruto y multiplicador (ej.: 1,25 para +25 %). Se utilizan para calcular el coste total y guiar a la inteligencia artificial. |
| Descanso Mín. & Ampl. Máx. | El tiempo de descanso legal obligatorio entre dos turnos (p. ej., 11 h) y la jornada máxima diaria (p. ej., 13 h). Introduzca 0 para desactivar. |
| Turnos/Día y D. Consecutivos | Número máximo de turnos por día (2 permite turnos partidos, 1 fuerza turno continuo) y número máximo de días trabajados seguidos. |
| Secuencias impuestas | Marque las secuencias de trabajo (turnos rotativos, ciclos) que debe cumplir este empleado. La inteligencia artificial se encargará de ubicarlas de la mejor manera en el cuadrante. |
5. Paso 3: Necesidades de personal
Indique cuántas personas se necesitan para cada turno y cada competencia, día a día. Es el objetivo que la IA intentará alcanzar.
La potencia de las plantillas (Presets)
Puede crear varios modelos para un mismo día haciendo clic en + Preset. Por ejemplo, cree un modelo «Temporada baja» y un modelo «Temporada alta», o «Sol» y «Lluvia». A continuación, puede cambiar de uno a otro con un solo clic (botón de opción) para ver cómo se adapta el cuadrante. El modelo activo (resaltado en azul) es el que se enviará a la inteligencia artificial.
- Utilice el botón Copiar D-1 para duplicar rápidamente la totalidad de las necesidades del día anterior.
- Utilice la pequeña flecha situada junto a una plantilla para copiar los valores de la plantilla situada a su izquierda.
- Las celdas en rojo indican un valor no válido (debe ser un número positivo).
6. Paso 4: Editor de planificación y reglas
Una vez definidos los empleados y las necesidades, haga clic en Optimizar. El motor borrará las asignaciones no bloqueadas y calculará la mejor combinación posible.
Visualización y legibilidad
Puede ajustar el ancho y el alto de las celdas mediante los deslizadores situados en la parte superior de cada cuadrícula para una mejor legibilidad. Los anchos de las cuadrículas Necesidades y Planificación están sincronizados para facilitar la lectura vertical.
Gestión de imprevistos: el sistema de reglas (bloqueos y preferencias)
En la cuadrícula de resultados, haga clic en cualquier casilla para abrir el menú de reglas. Aquí podrá gestionar vacaciones, bajas médicas, preferencias o asignaciones manuales.
1. Severidad de la regla
- Bloqueante (candado): La inteligencia artificial DEBE respetar esta regla. Si es matemáticamente imposible (ej.: forzar a alguien a trabajar cuando ya ha alcanzado su cupo de horas), señalará un error bloqueante.
- Preferencia (deseo): la inteligencia artificial hará todo lo posible por cumplir la regla en función del peso asignado (de 1 a 5) y de la prioridad estratégica "Respetar los deseos".
2. Acción de la regla
- Ausencia: Bloquea cualquier asignación este día (Vacaciones, Baja médica, Descanso obligatorio).
- Asignación estricta: Fuerza al empleado en una franja Y una competencia específicas.
- Presencia (Competencia libre): Fuerza al empleado a trabajar en un turno, pero deja que la inteligencia artificial elija su competencia según las necesidades.
- Regla condicional: si trabaja ese día, DEBE realizar esta competencia (pero la IA puede optar por ponerlo de descanso).
- Prohibir: Impide que el empleado trabaje en un turno específico o en una competencia específica.
Botones de acción rápida y masiva
- Bloquear todo: transforma todas las asignaciones calculadas por la IA en reglas estrictas. Útil si la planificación le conviene y desea fijar una base antes de volver a lanzar la optimización sobre el resto.
- Desbloquear todo: Elimina todas las reglas manuales (bloqueos y preferencias), pero conserva la planificación calculada.
- Borrar cálculos: Elimina las asignaciones de la IA pero conserva sus reglas manuales.
- Borrar todo: Restablece la cuadrícula a cero (asignaciones y reglas).
- Copiar D-1: Disponible en el encabezado de cada día (para copiar todas las reglas del día anterior) o en el menú emergente de un empleado (para copiar únicamente sus reglas).
- Menú «Acciones de reglas»: permite eliminar de forma masiva todos los bloqueos estrictos, todas las preferencias o convertir todos los bloqueos estrictos en preferencias con un peso específico.
- Exportar reglas: Descarga un archivo CSV que contiene la planificación actual convertida íntegramente en reglas. Puede modificar este archivo en Excel y volver a importarlo a través de "Importar CSV" para forzar una planificación completa.
El panel de control de advertencias
Ubicada encima del cuadrante, enumera todas las infracciones. Las incidencias bloqueantes (rojo) significan que el cuadrante es ilegal (ej.: descanso no respetado) o padece falta de personal. Las incidencias menores (naranja) corresponden al incumplimiento de preferencias o cuotas flexibles. Puede filtrar esta tabla por empleado, por día o por tipo de incidencia. Haga clic en una incidencia para centrar la cuadrícula en la celda problemática.
7. Paso 5: Reglas financieras
El panel Reglas financieras le permite añadir primas fijas a asignaciones específicas, independientemente de la tarifa horaria base.
- Haga clic en una casilla de la cuadrícula para añadir un plus o bonificación a un empleado en un día determinado.
- Puede dirigirse a un turno específico (ej.: Plus de nocturnidad), a una competencia específica (ej.: Plus de responsabilidad) o a ambos.
- Utilice el botón Copiar D-1 para replicar rápidamente los pluses del día anterior.
- Estas primas se integrarán automáticamente en el cálculo del coste total del empleado en la pestaña Análisis, y la IA intentará minimizarlas si el objetivo "Minimizar costes" está activo.
8. Paso 6: Análisis y cuadros de mando
Estos cuadros de mando le permiten verificar la calidad del cuadrante generado desde diferentes ángulos. Puede alternar entre una vista por Semana o por Mes.
Análisis de la carga de trabajo
Visualice rápidamente si sus empleados están por debajo de su jornada o haciendo horas extraordinarias gracias a las barras de progreso. Los excesos del contrato base se muestran en amarillo y los excesos del cupo de horas extraordinarias autorizado se destacan en rojo.
Análisis financiero
Calcule el coste salarial exacto de su planificación. La tabla detalla para cada empleado:
- Base: el coste de las horas ordinarias (o el salario fijo garantizado).
- H. Extra: El coste de las horas extraordinarias (incluido el recargo).
- Primas: La suma de las primas fijas definidas en las reglas financieras.
- Total: El coste global por periodo.
- Coste extrapolado: Una proyección del coste a 30 días basada en la planificación actual, útil para planificaciones cortas.
Análisis de equidad
Compruebe que los turnos difíciles (definidos en la configuración, ej.: Noches, Fines de semana) estén repartidos de manera equitativa entre todos los empleados. El gráfico le muestra el número de asignaciones en estos turnos objetivo para cada persona.
Análisis de preferencias
Mida la tasa de satisfacción de su equipo. Esta tabla compara el número de deseos emitidos por cada empleado (reglas manuales no bloqueantes + preferencias de secuencias) con el número de deseos realmente respetados por la inteligencia artificial en la planificación final.
9. Importación de datos mediante CSV
Para ahorrar tiempo, Opti-Planning le permite importar datos masivamente desde archivos Excel o CSV. Esta función está disponible para Empleados, Necesidades, Reglas (Bloqueos) y Pluses.
¿Cómo funciona la importación?
- Haga clic en el botón Importar CSV en la sección correspondiente.
- Seleccione su archivo. El sistema detectará automáticamente el separador (coma, punto y coma, tabulación).
- Paso de asignación (Mapping): Es el paso clave. El sistema intentará asociar automáticamente las columnas de su archivo con los campos de Opti-Planning leyendo los encabezados. Puede corregir manualmente estas asociaciones mediante las listas desplegables.
- Compruebe la vista previa de los datos y confirme la importación. Las posibles incidencias (ej.: empleado no encontrado) se mostrarán antes de la confirmación.
10. Compartir y Comunicación
Una vez validada la planificación, puede comunicarla directamente a sus equipos mediante el botón Compartir situado en la parte superior derecha de la aplicación.
Envío individual
En el menú desplegable, haga clic en el icono de correo electrónico junto al nombre de un empleado. La aplicación generará un mensaje de texto que contendrá únicamente su cuadrante personal y abrirá su cliente de correo predeterminado.
Envío masivo
Seleccione varios empleados mediante las casillas de verificación y, a continuación, haga clic en el botón Correo en la parte inferior del menú. La aplicación generará un mensaje global con el cuadrante de todo el equipo. Nota: Las direcciones de correo se incluyen en copia oculta (CCO) para garantizar la confidencialidad.
11. Guardado y exportación
Opti-Planning funciona íntegramente en su navegador. Para no perder sus datos, dispone de varias opciones a través del menú Archivo y del botón Exportar PDF/CSV:
Menú Archivo (Guardados)
- Nuevo (Vaciar todo): Restablece por completo la aplicación.
- Nube: Cree una cuenta gratuita para guardar, renombrar y cargar sus planificaciones en nuestros servidores seguros.
- Local (.ezopti): Descargue o importe una copia de seguridad cifrada en su ordenador para su uso sin conexión.
Exportación a PDF y Excel
- PDF: Genera un documento imprimible con el horario de cada empleado seleccionado (uno por página).
- Excel CSV: Genera una tabla resumida global (formato base de datos).
- PDF / CSV individuales: Genera y descarga un archivo distinto para cada empleado seleccionado.
- Exportación global CSV: descarga la totalidad de los datos de la aplicación (empleados, necesidades, reglas, etc.) en una carpeta.
12. Funcionalidad avanzada: Secuencias de trabajo
Las secuencias son la herramienta más potente de Opti-Planning. Permiten modelar esquemas de trabajo complejos, turnos rotativos (ej.: 3x8, 5x8) o reglas sindicales específicas, y asignarlos a sus empleados.
Comprender el tiempo relativo
Es fundamental comprender que toda la información temporal definida en una secuencia es relativa a la propia secuencia, y no al horizonte global de su planificación. El Día 1 corresponde al primer día en que la secuencia comienza para un empleado determinado. Si una secuencia de 7 días comienza el día 15 del mes, el Día 1 de la secuencia será el 15, el Día 2 será el 16, etc. Las reglas avanzadas solo se evalúan dentro de este ciclo preciso.
1. Creación y Anclaje
Utilice + Nueva secuencia para crear un ciclo desde cero, o + Secuencia horizonte para crear una secuencia que tenga exactamente el tamaño de su cuadrante actual. El anclaje define cuándo se inicia la secuencia (fechas absolutas) y si se repite en bucle (Cíclica).
2. Reglas diarias
Para cada día de la secuencia, defina lo que el empleado DEBE HACER o NO DEBE HACER. Ej.: "Día 1: Debe hacer MAÑANA", "Día 2: No debe hacer NOCHE".
3. Cuotas flotantes
Permite limitar la frecuencia de un evento. Ejemplos:
- Ciclo completo: "Máximo 2 noches en el conjunto de la secuencia de 14 días".
- Ventana móvil: "Máximo 1 fin de semana trabajado de cada 2" (Ventana de 14 días, máx. 2 días de tipo 'Fin de semana').
4. Reglas condicionales
Cree vínculos lógicos. Ejemplo: «SI está asignado el domingo, ENTONCES el lunes NO DEBE contener asignación» (Descanso compensatorio).
5. Transiciones
Establezca un tiempo de descanso mínimo justo antes del inicio del Día 1 de la secuencia y justo después del final del último día de la secuencia. Útil para cambios de ciclo (ej.: paso de Noche a Mañana).
- Severidad: La transición puede ser de obligado cumplimiento o definirse como una simple preferencia (con una ponderación).
- Modo estricto: Si se activa, el descanso se calcula exactamente en el límite de la secuencia. De lo contrario, el motor busca el descanso en cualquier punto entre el último turno y el inicio de la secuencia.
13. Funcionalidad avanzada: El cerebro de la Inteligencia Artificial
Para obtener los resultados esperados, es fundamental comprender cómo piensa la inteligencia artificial. El solver funciona según un sistema de Penalizaciones. Cada vez que no se respeta una regla, la inteligencia artificial recibe puntos de penalización. Su único objetivo es encontrar la planificación que tenga la puntuación de penalización más baja posible.
Para ofrecer la máxima flexibilidad garantizando al mismo tiempo planificaciones legales, el sistema se divide en dos grandes capas: Lo Absoluto y Lo Relativo.
A. La Capa Absoluta: Las Restricciones Bloqueantes
Son las reglas inviolables. El motor preferirá siempre dejar un hueco en el cuadrante antes que violar estas reglas. Sin embargo, si la situación es matemáticamente imposible, la inteligencia artificial debe tomar una decisión. Para ello, utiliza una jerarquía estricta de penalizaciones bloqueantes:
Nivel 1: Reglas manuales y competencias
Es la regla suprema. Si establece una regla Bloqueante en la planificación, o si un empleado no tiene la competencia requerida, la inteligencia artificial nunca violará esta regla.
Nivel 2: Secuencias bloqueantes y días consecutivos
Justo debajo se encuentran las reglas de secuencias definidas como Bloqueantes, así como el cumplimiento del número máximo de días trabajados consecutivos y el número máximo de turnos por día.
Nivel 3: Descanso, horas máx. y amplitud
El respeto del tiempo mínimo de descanso entre dos turnos, el límite de horas extraordinarias y la amplitud diaria máxima.
Nivel 4: La demanda y las necesidades
Es la restricción bloqueante más débil. Esto significa que la inteligencia artificial siempre preferirá dejar un puesto vacante antes que obligar a un empleado a trabajar si no ha tenido su descanso o si está de permiso.
B. La capa relativa: prioridades estratégicas y preferencias
Una vez respetadas las restricciones bloqueantes, la inteligencia artificial utiliza el componente Prioridades Estratégicas para arbitrar entre sus diferentes objetivos. El orden de estas prioridades define un multiplicador de penalización.
- Prioridad 1: Multiplicador fuerte
- Prioridad 2: Multiplicador medio
- Prioridad 3: Multiplicador bajo
1. Minimizar los costes
La inteligencia artificial detectará la más mínima hora extra. Priorizará a los empleados con contrato fijo que no hayan alcanzado su cuota y evitará al máximo el uso de contratos eventuales. También intentará minimizar las primas económicas.
2. Distribuir equitativamente
La inteligencia artificial contará cuántas veces se asigna a cada empleado a los objetivos de equidad definidos en la configuración. Preferirá asignar 2 turnos difíciles a todo el mundo antes que 4 a una persona y 0 a las demás.
3. Respetar las preferencias
Todas las reglas no bloqueantes se denominan Deseos. Cada deseo tiene un Peso de 1 a 5:
- Peso 5: Muy importante
- Peso 4: Importante
- Peso 3: Estándar
- Peso 2: Menor
- Peso 1: Opcional
La penalización final de una preferencia no respetada se calcula así: Puntos de base vinculados al Peso multiplicados por el Multiplicador del objetivo Preferencias en las prioridades estratégicas.
Para usuarios avanzados: El efecto de acumulación
Los objetivos estratégicos están separados por un factor multiplicador que puede ajustar mediante el parámetroSeparación de prioridades :
- Flexible:Los costes se acumulan rápidamente. La IA puede aceptar infringir un objetivo prioritario si esto permite cumplir varios objetivos secundarios.
- Estándar (Equilibrado):Se requiere un gran número de incumplimientos secundarios para compensar un incumplimiento prioritario.
- Estricta:Prioridad absoluta al orden. La IA casi nunca sacrificará un objetivo prioritario por objetivos secundarios.
No es un defecto, es unafuncionalidad deseada. El efecto de acumulación permite a la inteligencia artificial encontrar el punto de inflexión en el que el bienestar global supera una regla financiera estricta, y viceversa. De hecho, si por ejemplo separamos las prioridades por un factor de un millón (el valor del parámetro 'Separación de prioridades' es 'Estricta' en este caso), la inteligencia artificial puede decidir hacer extremadamente desdichados a 1000 empleados solo para ahorrar 1 solo euro en costes.
14. Solución de problemas y actualizaciones
Borrar la caché del navegador
Opti-Planning evoluciona regularmente para ofrecerle un mejor rendimiento (especialmente mediante actualizaciones del motor de inteligencia artificial en WebAssembly). Si observa comportamientos inesperados, errores de cálculo o problemas de visualización tras una actualización, el primer paso es borrar la caché de su navegador (Ctrl+F5 o Cmd+Shift+R). Esto forzará la descarga de la versión más reciente de la aplicación y del motor de optimización.