Πλήρης Οδηγός Χρήστη
Αποκτήστε πλήρη έλεγχο του Opti-Planning μέχρι την τελευταία λεπτομέρεια: από τη διαμόρφωση των υπαλλήλων σας έως τη δημιουργία ιδανικών προγραμμάτων εργασίας υπό νομικούς και οικονομικούς περιορισμούς. Αυτός ο πλήρης οδηγός σάς καθοδηγεί βήμα προς βήμα.
1. Η φιλοσοφία του Opti-Planning
Το Opti-Planning δεν είναι ένα απλό ψηφιακό υπολογιστικό φύλλο. Είναι μια μηχανή τεχνητής νοημοσύνης (συνδυαστικός επιλυτής) που εκτελείται απευθείας και τοπικά στον περιηγητή σας, διασφαλίζοντας έτσι την πλήρη ιδιωτικότητα των δεδομένων σας.
Ο στόχος του είναι να υπολογίζει εκατομμύρια συνδυασμούς ανά δευτερόλεπτο για να βρει τη βέλτιστη δυνατή ανάθεση του προσωπικού σας, σεβόμενος ταυτόχρονα τρεις θεμελιώδεις διαστάσεις που συχνά συγκρούονται:
- Η Ζήτηση (Κάλυψη αναγκών): Έχετε τον σωστό αριθμό ατόμων, τη σωστή στιγμή, με τις κατάλληλες δεξιότητες για τη λειτουργία της επιχείρησής σας; Αυτή είναι η απόλυτη προτεραιότητα της μηχανής υπολογισμού.
- Νομιμότητα (Σκληροί περιορισμοί): Το πρόγραμμα τηρεί τις μέγιστες ώρες, τις υποχρεωτικές περιόδους ανάπαυσης (π.χ. 11 ώρες μεταξύ δύο βαρδιών), το ημερήσιο εύρος εργασίας (π.χ. έως 13 ώρες) και τις συνεχόμενες ημέρες εργασίας;
- Δικαιοσύνη και Επιθυμίες (Ήπιοι περιορισμοί): Κατανέμονται σωστά οι δύσκολες βάρδιες (π.χ. κλεισίματα, Σαββατοκύριακα) μεταξύ των μελών της ομάδας; Τηρούνται στο έπακρο οι επιθυμίες και οι μη διαθεσιμότητες των υπαλλήλων;
Γρήγορη εκκίνηση: Πρότυπα (Templates)
Για να εξοικειωθείτε με το εργαλείο, χρησιμοποιήστε το κουμπί «Προβολή προτύπου» στο πάνω δεξί μέρος της εφαρμογής. Σας επιτρέπει να φορτώσετε άμεσα ένα πλήρες σύνολο δεδομένων προσαρμοσμένο στον τομέα σας (Εστίαση, Νοσοκομείο, Κατάστημα, Εργοστάσιο βάρδιας 3x8 κ.λπ.) και να δείτε πώς αντιδρά η ΤΝ.
2. Γενικές Ρυθμίσεις και ΤΝ
Λειτουργία διεπαφής
Πριν ξεκινήσετε, μπορείτε να απλοποιήσετε τη διεπαφή ενεργοποιώντας ή απενεργοποιώντας τις προηγμένες μονάδες μέσω των πλαισίων επιλογής στο επάνω μέρος της οθόνης: Ενεργοποίηση ακολουθιών και Ενεργοποίηση οικονομικών στοιχείων. Αυτό θα αποκρύψει τις περιττές στήλες και τα πλαίσια, εάν δεν τα χρειάζεστε.
Διαμόρφωση προγράμματος
- Ημερομηνία και Διάρκεια: Ορίστε την ημερομηνία έναρξης και τη συνολική διάρκεια (έως 366 ημέρες).
- Πρώτη ημέρα της εβδομάδας: Καθοριστικής σημασίας για τον υπολογισμό των εβδομαδιαίων υπερωριών. Εάν η λογιστική σας εβδομάδα ξεκινά τη Δευτέρα, βεβαιωθείτε ότι αυτή η ρύθμιση έχει οριστεί στη Δευτέρα.
Εξαγωγή
Ορίστε το διαχωριστικό CSV (ερωτηματικό, κόμμα ή στηλοθέτη/Tab) που χρησιμοποιείται σε όλες τις εξαγωγές της εφαρμογής, ώστε να διασφαλίσετε τη συμβατότητα με την έκδοση του Excel ή το λογισμικό μισθοδοσίας σας.
Διαμόρφωση βελτιστοποίησης (Ο εγκέφαλος της AI)
Αυτές οι παράμετροι καθορίζουν τη συμπεριφορά της μηχανής υπολογισμού:
- Ένταση και Μέγιστος Χρόνος: Καθορίζει το βάθος υπολογισμού. Η επιλογή "Βασική" είναι πολύ γρήγορη, ενώ η "Εντατική" θα αναζητήσει περισσότερη ώρα (έως το καθορισμένο όριο χρόνου σε δευτερόλεπτα) για να επιλύσει σύνθετες καταστάσεις ή να βελτιστοποιήσει το κόστος μέχρι το τελευταίο λεπτό.
- Διαχωρισμός προτεραιοτήτων: Καθορίζει πώς η ΤΝ διαχειρίζεται τους συμβιβασμούς. Στη λειτουργία «Ευέλικτη», η ΤΝ μπορεί να αποδεχθεί παραβίαση ενός κανόνα προτεραιότητας εάν αυτό επιτρέπει την τήρηση δεκάδων δευτερευόντων κανόνων. Στη λειτουργία «Αυστηρή», η σειρά προτεραιότητας είναι απόλυτη.
- Στόχοι ισότητας: Επιλέξτε εδώ τις βάρδιες (π.χ. Νύχτες, Σαββατοκύριακα) που η ΤΝ θα πρέπει να προσπαθήσει να κατανείμει ισότιμα μεταξύ όλων των εργαζομένων.
Στρατηγικές Προτεραιότητες (Σύρσιμο & Απόθεση)
Μπορείτε να αναδιοργανώσετε τους 3 κύριους στόχους της ΤΝ (Κόστος, Δικαιοσύνη, Επιθυμίες) με μεταφορά και απόθεση. Ο στόχος στην κορυφή της λίστας θα αποτελεί την απόλυτη προτεραιότητα της ΤΝ.
Προηγμένη συμβουλή: Το μικρό κουμπί ανάμεσα σε δύο στόχους σάς επιτρέπει να κάνετε εναλλαγή μεταξύ > (Αυστηρά μεγαλύτερο) και >= (Ισότητα). Εάν ορίσετε "Κόστος >= Ισοκατανομή", η ΤΝ θα θεωρήσει ότι αυτοί οι δύο στόχοι έχουν ακριβώς την ίδια σημασία.
3. Βήμα 1: Βάρδιες και Δεξιότητες
Πριν ξεκινήσετε, πρέπει να ορίσετε το πλαίσιο της δραστηριότητάς σας. Αυτά τα στοιχεία θα αποτελέσουν τη βάση για όλο τον προγραμματισμό.
Οι Βάρδιες (Shifts)
Μια βάρδια ορίζει ένα τυποποιημένο ωράριο εργασίας (π.χ. ΠΡΩΙ, ΑΠΟΓΕΥΜΑ, ΝΥΧΤΑ). Έχει ώρα έναρξης, ώρα λήξης και διάρκεια διαλείμματος σε λεπτά. Το διάλειμμα αφαιρείται αυτόματα από τον πραγματικό χρόνο εργασίας για τον υπολογισμό των ωρών και της μισθοδοσίας.
Σημαντική σημείωση: Εάν η ώρα λήξης είναι προγενέστερη της ώρας έναρξης (π.χ. 22:00 έως 06:00), το σύστημα αντιλαμβάνεται αυτόματα ότι πρόκειται για νυχτερινή βάρδια που ολοκληρώνεται την επομένη. Ο χρόνος ανάπαυσης θα υπολογιστεί ανάλογα.
Οι Δεξιότητες (Skills)
Ορίστε τους ρόλους που απαιτούνται για τη δραστηριότητά σας, για παράδειγμα Κουζίνα, Σάλα, Μπαρ, Υπεύθυνος, Νοσηλευτής, Βοηθός νοσηλευτή. Ένας υπάλληλος μπορεί να διαθέτει μία ή περισσότερες από αυτές τις δεξιότητες (πολυμερώς), και μια ανάγκη θα εκφράζεται πάντα για μια συγκεκριμένη δεξιότητα.
4. Βήμα 2: Το Πλέγμα Εργαζομένων
Εδώ ορίζετε το νομικό και συμβατικό προφίλ κάθε εργαζομένου. Κάθε στήλη επηρεάζει άμεσα τους μαθηματικούς υπολογισμούς του επιλυτή (solver). Η ακριβής παραμετροποίηση αποτελεί το κλειδί για ένα επιτυχημένο πρόγραμμα εργασίας.
| Προαιρετικό. Χρησιμοποιείται μόνο εάν θέλετε να στείλετε το παραγόμενο πρόγραμμα απευθείας με e-mail στον εργαζόμενο μέσω του κουμπιού «Κοινοποίηση». | |
| Σύμβαση | Σταθερό προσωπικό: Η τεχνητή νοημοσύνη θα προσπαθήσει να πλησιάσει τις μέγιστες ώρες για να αξιοποιήσει στο έπακρο τον σταθερό μισθό. Έκτακτο προσωπικό (Ενίσχυση): Η τεχνητή νοημοσύνη θα αποφύγει την ανάθεση εργασίας σε αυτούς, εκτός αν πρόκειται για την κάλυψη κρίσιμης υποστελέχωσης. |
| Μερικές Εβδομάδες (Έναρξη/Λήξη) | Εάν το πρόγραμμά σας δεν ξεκινά την πρώτη ημέρα της λογιστικής σας εβδομάδας, η πρώτη και η τελευταία εβδομάδα είναι «μερικές». Μπορείτε να επιλέξετε τον τρόπο υπολογισμού του ορίου ωρών για αυτές τις ελλιπείς εβδομάδες: Αναλογικά (υπολογίζεται αυτόματα αναλογικά με τις ημέρες), Χειροκίνητα (εισάγετε το ακριβές όριο) ή Αντιγραφή (χρησιμοποιεί το όριο μιας πλήρους εβδομάδας). Για πολύ σύντομα προγράμματα (π.χ. μια εκδήλωση 3 ημερών), θα εμφανίζεται μόνο η στήλη «Περίοδος» για την προσαρμογή του ορίου σε αυτή τη συγκεκριμένη διάρκεια. |
| Μέγ. Ώρες/Εβδ. & Υπερωρίες | Ο βασικός συμβατικός όγκος ωρών και ο μέγιστος αριθμός επιτρεπόμενων υπερωριών ανά εβδομάδα. Η υπέρβαση του συνόλου δημιουργεί σφάλμα αποκλεισμού. |
| Ωριαία αμοιβή & προσαυξ. | Μικτό ωρομίσθιο και πολλαπλασιαστής (π.χ. 1.25 για +25%). Χρησιμοποιούνται για τον υπολογισμό του συνολικού κόστους και την καθοδήγηση της τεχνητής νοημοσύνης. |
| Ελάχ. Ανάπαυση & Μέγ. Εύρος | Ο υποχρεωτικός νόμιμος χρόνος ανάπαυσης μεταξύ δύο βαρδιών (π.χ. 11 ώρες) και το μέγιστο ημερήσιο εύρος εργασίας (π.χ. 13 ώρες). Ορίστε 0 για απενεργοποίηση. |
| Ζώνες ώρας/Ημέρα & Συνεχόμενες ημέρες | Μέγιστος αριθμός βαρδιών ανά ημέρα (το 2 επιτρέπει σπαστό ωράριο, το 1 επιβάλλει συνεχόμενο) και μέγιστος αριθμός συνεχόμενων εργάσιμων ημερών. |
| Επιβεβλημένες Αλληλουχίες | Επιλέξτε τις αλληλουχίες εργασίας (βάρδιες, κύκλους) που πρέπει να τηρεί αυτός ο εργαζόμενος. Η τεχνητή νοημοσύνη θα φροντίσει για τη βέλτιστη τοποθέτησή τους στο πρόγραμμα. |
5. Βήμα 3: Οι Ανάγκες σε Προσωπικό
Ορίστε πόσα άτομα απαιτούνται για κάθε βάρδια και κάθε δεξιότητα, ημέρα με την ημέρα. Αυτός είναι ο στόχος που θα προσπαθήσει να επιτύχει η AI.
Η ισχύς των Προτύπων (Presets)
Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλαπλά Πρότυπα για την ίδια ημέρα κάνοντας κλικ στο + Preset. Για παράδειγμα, δημιουργήστε ένα πρότυπο "Χαμηλή περίοδος" και ένα πρότυπο "Υψηλή περίοδος", ή "Ήλιος" και "Βροχή". Στη συνέχεια, μπορείτε να μεταβείτε από το ένα στο άλλο με ένα απλό κλικ (κουμπί επιλογής) για να δείτε πώς προσαρμόζεται το πρόγραμμα. Το ενεργό πρότυπο (επισημασμένο με μπλε) είναι αυτό που θα σταλεί στην τεχνητή νοημοσύνη.
- Χρησιμοποιήστε το κουμπί Αντιγραφή Η-1 για να αντιγράψετε γρήγορα το σύνολο των αναγκών της προηγούμενης ημέρας.
- Χρησιμοποιήστε το μικρό βέλος δίπλα σε ένα πρότυπο για να αντιγράψετε τις τιμές του προτύπου που βρίσκεται στα αριστερά του.
- Τα κόκκινα κελιά υποδεικνύουν μη έγκυρη τιμή (πρέπει να είναι θετικός αριθμός).
6. Βήμα 4: Επεξεργαστής προγράμματος και κανόνων
Μόλις οριστούν οι εργαζόμενοι και οι ανάγκες, κάντε κλικ στο Βελτιστοποίηση. Η μηχανή θα διαγράψει τις μη κλειδωμένες αναθέσεις και θα υπολογίσει τον καλύτερο δυνατό συνδυασμό.
Εμφάνιση και αναγνωσιμότητα
Μπορείτε να προσαρμόσετε το πλάτος και το ύψος των κελιών χρησιμοποιώντας τα ρυθμιστικά στο πάνω μέρος κάθε πλέγματος για καλύτερη αναγνωσιμότητα. Τα πλάτη των πλεγμάτων Απαιτήσεων και Προγράμματος είναι συγχρονισμένα για να διευκολύνουν την κατακόρυφη ανάγνωση.
Διαχείριση Απροόπτων: Το σύστημα κανόνων (Κλειδώματα και Επιθυμίες)
Στο πλέγμα αποτελεσμάτων, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί για να ανοίξετε το μενού κανόνων. Εδώ διαχειρίζεστε τις άδειες, τις ασθένειες, τις προτιμήσεις ή τις χειροκίνητες αναθέσεις.
1. Αυστηρότητα κανόνα
- Υποχρεωτικός (Κλείδωμα): Η τεχνητή νοημοσύνη ΠΡΕΠΕΙ να σεβαστεί αυτόν τον κανόνα. Εάν είναι μαθηματικά αδύνατο (π.χ. εξαναγκασμός εργασίας ενώ έχει συμπληρωθεί το όριο ωρών), θα αναφέρει ένα κρίσιμο σφάλμα.
- Προτίμηση (Επιθυμία): Η τεχνητή νοημοσύνη θα κάνει ό,τι είναι δυνατόν για να τηρήσει τον κανόνα με βάση το εκχωρημένο βάρος (από 1 έως 5) και τη στρατηγική προτεραιότητα «Τήρηση επιθυμιών».
2. Ενέργεια κανόνα
- Απουσία: Μπλοκάρει κάθε ανάθεση εκείνη την ημέρα (Άδεια, Ασθένεια, Υποχρεωτική ανάπαυση).
- Αυστηρή ανάθεση: Υποχρεώνει τον εργαζόμενο σε συγκεκριμένη βάρδια ΚΑΙ δεξιότητα.
- Παρουσία (Ελεύθερη δεξιότητα): Υποχρεώνει τον εργαζόμενο να εργαστεί σε μια βάρδια, αλλά επιτρέπει στην τεχνητή νοημοσύνη να επιλέξει τη δεξιότητά του ανάλογα με τις ανάγκες.
- Υπό όρους κανόνας: Εάν εργάζεται εκείνη την ημέρα, ΠΡΕΠΕΙ να ασκήσει αυτή τη δεξιότητα (αλλά η ΤΝ μπορεί να επιλέξει να τον θέσει σε ανάπαυση).
- Απαγόρευση: Εμποδίζει τον εργαζόμενο να εργαστεί σε συγκεκριμένη βάρδια ή σε συγκεκριμένη δεξιότητα.
Κουμπιά γρήγορων και μαζικών ενεργειών
- Κλείδωμα όλων: Μετατρέπει όλες τις αναθέσεις που υπολογίστηκαν από τη ΤΝ σε αυστηρούς κανόνες. Χρήσιμο εάν το πρόγραμμα σας ικανοποιεί και θέλετε να σταθεροποιήσετε μια βάση πριν επαναλάβετε την βελτιστοποίηση για τα υπόλοιπα.
- Ξεκλείδωμα όλων: Αφαιρεί όλους τους χειροκίνητους κανόνες (κλειδώματα και επιθυμίες), αλλά διατηρεί το υπολογισμένο πρόγραμμα.
- Εκκαθάριση υπολογισμών: Διαγράφει τις αναθέσεις της ΤΝ, αλλά διατηρεί τους χειροκίνητους κανόνες σας.
- Εκκαθάριση όλων: Επαναφέρει το πλέγμα στο μηδέν (αναθέσεις και κανόνες).
- Αντιγραφή Η-1: Διαθέσιμο στην επικεφαλίδα κάθε ημέρας (για αντιγραφή όλων των κανόνων της προηγούμενης ημέρας) ή στο popover ενός εργαζομένου (για αντιγραφή μόνο των δικών του κανόνων).
- Μενού «Ενέργειες κανόνων»: Επιτρέπει τη μαζική διαγραφή όλων των αυστηρών κλειδωμάτων, όλων των προτιμήσεων, ή τη μετατροπή όλων των αυστηρών κλειδωμάτων σε προτιμήσεις με συγκεκριμένο βάρος.
- Εξαγωγή Κανόνων: Λαμβάνει ένα αρχείο CSV που περιέχει το τρέχον πρόγραμμα μετατρεπόμενο εξ ολοκλήρου σε κανόνες. Μπορείτε να τροποποιήσετε αυτό το αρχείο στο Excel και στη συνέχεια να το εισαγάγετε ξανά μέσω της "Εισαγωγής CSV" για να επιβάλετε ένα πλήρες πρόγραμμα.
Πίνακας ελέγχου προειδοποιήσεων
Βρίσκεται πάνω από το πρόγραμμα και παραθέτει όλες τις παραβάσεις. Τα Κρίσιμα σφάλματα (Κόκκινο) σημαίνουν ότι το πρόγραμμα είναι παράνομο (π.χ. μη τήρηση ανάπαυσης) ή έχει ελλείψεις προσωπικού. Τα Ελάσσονα σφάλματα (Πορτοκαλί) αφορούν τη μη τήρηση των επιθυμιών ή των ευέλικτων ορίων. Μπορείτε να φιλτράρετε αυτόν τον πίνακα ανά υπάλληλο, ανά ημέρα ή ανά τύπο σφάλματος. Κάντε κλικ σε ένα σφάλμα για να εστιάσετε το πλέγμα στο προβληματικό κελί.
7. Βήμα 5: Οικονομικοί Κανόνες
Ο πίνακας «Οικονομικοί Κανόνες» σάς επιτρέπει να προσθέτετε σταθερά επιδόματα σε συγκεκριμένες αναθέσεις, ανεξάρτητα από τη βασική ωριαία αμοιβή.
- Κάντε κλικ σε ένα κελί του πλέγματος για να προσθέσετε ένα επίδομα σε έναν εργαζόμενο για μια συγκεκριμένη ημέρα.
- Μπορείτε να στοχεύσετε μια συγκεκριμένη βάρδια (π.χ. Επίδομα Νυχτερινής Εργασίας), μια συγκεκριμένη δεξιότητα (π.χ. Επίδομα Υπευθυνότητας) ή και τα δύο.
- Χρησιμοποιήστε το κουμπί Αντιγραφή Η-1 για να μεταφέρετε γρήγορα τα επιδόματα της προηγούμενης ημέρας.
- Αυτά τα πριμ θα ενσωματωθούν αυτόματα στον υπολογισμό του συνολικού κόστους του εργαζομένου στην καρτέλα Ανάλυση, και η ΤΝ θα προσπαθήσει να τα ελαχιστοποιήσει εάν ο στόχος "Ελαχιστοποίηση κόστους" είναι ενεργός.
8. Βήμα 6: Ανάλυση και Πίνακες ελέγχου
Αυτοί οι πίνακες ελέγχου σάς επιτρέπουν να ελέγχετε την ποιότητα του προγράμματος που δημιουργήθηκε από διαφορετικές οπτικές γωνίες. Μπορείτε να κάνετε εναλλαγή μεταξύ προβολής ανά Εβδομάδα ή ανά Μήνα.
Ανάλυση φόρτου εργασίας
Δείτε γρήγορα αν οι υπάλληλοί σας υποαπασχολούνται ή πραγματοποιούν υπερωρίες χάρη στις μπάρες προόδου. Οι υπερβάσεις της βασικής σύμβασης εμφανίζονται με κίτρινο χρώμα, ενώ οι υπερβάσεις του επιτρεπόμενου ορίου υπερωριών επισημαίνονται με κόκκινο.
Οικονομική ανάλυση
Υπολογίστε το ακριβές κόστος μισθοδοσίας του προγράμματός σας. Ο πίνακας αναλύει για κάθε εργαζόμενο:
- Βάση: Το κόστος των κανονικών ωρών (ή ο εγγυημένος σταθερός μισθός).
- Υπερωρίες: Το κόστος των υπερωριών (συμπεριλαμβανομένης της προσαύξησης).
- Πριμ: Το άθροισμα των σταθερών επιδομάτων που ορίζονται στους οικονομικούς κανόνες.
- Σύνολο: Το συνολικό κόστος ανά περίοδο.
- Προβαλλόμενο Κόστος: Μια προβολή του κόστους σε βάθος 30 ημερών με βάση το τρέχον πρόγραμμα, χρήσιμη για σύντομα προγράμματα.
Ανάλυση ισότιμης κατανομής
Βεβαιωθείτε ότι οι δύσκολες βάρδιες (που ορίζονται στη διαμόρφωση, π.χ. Νύχτες, Σαββατοκύριακα) κατανέμονται δίκαια μεταξύ όλων των εργαζομένων. Το γράφημα σας δείχνει τον αριθμό των αναθέσεων σε αυτές τις βάρδιες-στόχους για κάθε άτομο.
Ανάλυση προτιμήσεων
Μετρήστε το ποσοστό ικανοποίησης της ομάδας σας. Αυτός ο πίνακας συγκρίνει τον αριθμό επιθυμιών που υπέβαλε κάθε εργαζόμενος (μη αποκλειστικοί χειροκίνητοι κανόνες + προτιμήσεις αλληλουχίας) με τον αριθμό επιθυμιών που πραγματικά ικανοποιήθηκαν από την τεχνητή νοημοσύνη στο τελικό πρόγραμμα.
9. Εισαγωγή δεδομένων μέσω CSV
Για εξοικονόμηση χρόνου, το Opti-Planning σας επιτρέπει να εισάγετε τα δεδομένα σας μαζικά από αρχεία Excel ή CSV. Αυτή η λειτουργία είναι διαθέσιμη για τους Εργαζόμενους, τις Ανάγκες, τους Κανόνες (Κλειδώματα) και τα Πριμ.
Πώς λειτουργεί η εισαγωγή;
- Κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή CSV στην αντίστοιχη ενότητα.
- Επιλέξτε το αρχείο σας. Το σύστημα θα εντοπίσει αυτόματα το διαχωριστικό (κόμμα, ερωτηματικό, στηλοθέτης).
- Το βήμα της αντιστοίχισης (Mapping): Είναι το κρίσιμο βήμα. Το σύστημα θα προσπαθήσει να αντιστοιχίσει αυτόματα τις στήλες του αρχείου σας με τα πεδία του Opti-Planning διαβάζοντας τις επικεφαλίδες. Μπορείτε να διορθώσετε χειροκίνητα αυτές τις αντιστοιχίσεις μέσω των αναπτυσσόμενων λιστών.
- Ελέγξτε την προεπισκόπηση των δεδομένων και, στη συνέχεια, επιβεβαιώστε την εισαγωγή. Τυχόν σφάλματα (π.χ. ο εργαζόμενος δεν βρέθηκε) θα εμφανιστούν σε λίστα πριν από την επιβεβαίωση.
10. Κοινή χρήση και επικοινωνία
Μόλις εγκριθεί το πρόγραμμα, μπορείτε να το κοινοποιήσετε απευθείας στις ομάδες σας μέσω του κουμπιού Κοινοποίηση στο πάνω δεξιά μέρος της εφαρμογής.
Μεμονωμένη Αποστολή
Στο αναπτυσσόμενο μενού, κάντε κλικ στο εικονίδιο Email δίπλα στο όνομα ενός υπαλλήλου. Η εφαρμογή θα δημιουργήσει ένα μήνυμα κειμένου που περιέχει μόνο το προσωπικό του πρόγραμμα και θα ανοίξει την προεπιλεγμένη εφαρμογή αλληλογραφίας σας.
Ομαδική αποστολή
Επιλέξτε πολλαπλούς εργαζόμενους χρησιμοποιώντας τα κουτιά επιλογής και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Email στο κάτω μέρος του μενού. Η εφαρμογή θα δημιουργήσει ένα συνολικό μήνυμα που περιλαμβάνει το πρόγραμμα ολόκληρης της ομάδας. Σημείωση: Οι διευθύνσεις email τοποθετούνται σε κρυφή κοινοποίηση (BCC) για την προστασία του απορρήτου.
11. Αποθήκευση και εξαγωγή
Το Opti-Planning λειτουργεί εξ ολοκλήρου στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Για να μην χάσετε τα δεδομένα σας, έχετε πολλές επιλογές μέσω του μενού Αρχείο και του κουμπιού Εξαγωγή PDF/CSV:
Μενού Αρχείο (Αντίγραφα ασφαλείας)
- Νέο (Εκκαθάριση όλων): Επαναφέρει πλήρως την εφαρμογή.
- Cloud: Δημιουργήστε έναν δωρεάν λογαριασμό για να αποθηκεύετε, να μετονομάζετε και να φορτώνετε τα προγράμματά σας στους ασφαλείς διακομιστές μας.
- Τοπικά (.ezopti): Κατεβάστε ή εισαγάγετε ένα κρυπτογραφημένο αντίγραφο ασφαλείας στον υπολογιστή σας για χρήση εκτός σύνδεσης.
Εξαγωγή σε PDF και Excel
- PDF: Δημιουργεί ένα εκτυπώσιμο έγγραφο που περιέχει το πρόγραμμα κάθε επιλεγμένου εργαζομένου (ένα ανά σελίδα).
- Excel CSV: Δημιουργεί έναν συνολικό συγκεντρωτικό πίνακα (μορφή βάσης δεδομένων).
- Μεμονωμένα PDF / CSV: Δημιουργεί και πραγματοποιεί λήψη ενός ξεχωριστού αρχείου για κάθε επιλεγμένο εργαζόμενο.
- Γενική εξαγωγή CSV: Λήψη όλων των δεδομένων της εφαρμογής (υπάλληλοι, ανάγκες, κανόνες κ.λπ.) σε έναν φάκελο.
12. Προηγμένη λειτουργία: Ακολουθίες εργασίας
Οι ακολουθίες είναι το πιο ισχυρό εργαλείο του Opti-Planning. Σας επιτρέπουν να μοντελοποιείτε σύνθετα μοτίβα εργασίας, βάρδιες σε κύκλο (π.χ. 3x8, 5x8) ή ειδικούς συνδικαλιστικούς κανόνες, και στη συνέχεια να τα αναθέτετε στους υπαλλήλους σας.
Κατανόηση του Σχετικού Χρόνου
Είναι εξαιρετικά σημαντικό να κατανοήσετε ότι όλες οι χρονικές πληροφορίες που ορίζονται σε μια αλληλουχία είναι σχετικές με την ίδια την αλληλουχία και όχι με τον συνολικό ορίζοντα του προγράμματός σας. Η Ημέρα 1 αντιστοιχεί στην πρώτη ημέρα έναρξης της αλληλουχίας για έναν συγκεκριμένο εργαζόμενο. Εάν μια αλληλουχία 7 ημερών ξεκινά στις 15 του μηνός, η Ημέρα 1 της αλληλουχίας θα είναι η 15η, η Ημέρα 2 θα είναι η 16η κ.ο.κ. Οι προηγμένοι κανόνες αξιολογούνται μόνο εντός αυτού του συγκεκριμένου κύκλου.
1. Δημιουργία και Αγκύρωση
Χρησιμοποιήστε το + Νέα Αλληλουχία για να δημιουργήσετε έναν κύκλο από το μηδέν, ή το + Αλληλουχία Ορίζοντα για να δημιουργήσετε μια αλληλουχία με το ακριβές μέγεθος του τρέχοντος προγράμματός σας. Η αγκύρωση καθορίζει πότε ξεκινά η αλληλουχία (απόλυτες ημερομηνίες) και αν επαναλαμβάνεται κυκλικά (Κυκλική).
2. Ημερήσιοι Κανόνες
Για κάθε ημέρα της ακολουθίας, ορίζετε τι ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΚΑΝΕΙ ή ΤΙ ΔΕΝ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΚΑΝΕΙ ο εργαζόμενος. Π.χ.: «Ημέρα 1: Πρέπει να κάνει ΠΡΩΙ», «Ημέρα 2: Δεν πρέπει να κάνει ΝΥΧΤΑ».
3. Κυμαινόμενες ποσοστώσεις
Επιτρέπει τον περιορισμό της συχνότητας εμφάνισης ενός συμβάντος. Παραδείγματα:
- Πλήρης κύκλος: «Έως 2 Νύχτες στο σύνολο της αλληλουχίας 14 ημερών».
- Κυλιόμενο παράθυρο: "Μέγιστο 1 εργάσιμο Σαββατοκύριακο στα 2" (Παράθυρο 14 ημερών, Μέγιστο 2 ημέρες τύπου 'Σαββατοκύριακο').
4. Κανόνες υπό όρους
Δημιουργήστε λογικές συνδέσεις. Παράδειγμα: «ΕΑΝ τοποθετηθεί την Κυριακή, ΤΟΤΕ η Δευτέρα ΔΕΝ ΠΡΕΠΕΙ να περιλαμβάνει τοποθέτηση» (Αναπληρωματική ανάπαυση).
5. Μεταβάσεις
Επιβάλλετε έναν ελάχιστο χρόνο ανάπαυσης αμέσως πριν από την έναρξη της Ημέρας 1 της αλληλουχίας και αμέσως μετά το τέλος της τελευταίας ημέρας της αλληλουχίας. Χρήσιμο για αλλαγές κύκλου (π.χ. μετάβαση από Νύχτα σε Πρωί).
- Σοβαρότητα: Η μετάβαση μπορεί να είναι υποχρεωτική ή να οριστεί ως απλή προτίμηση (με βάρος).
- Αυστηρή λειτουργία: Εάν ενεργοποιηθεί, η ανάπαυση υπολογίζεται ακριβώς στο όριο της αλληλουχίας. Διαφορετικά, η μηχανή αναζητά την ανάπαυση οπουδήποτε μεταξύ της τελευταίας βάρδιας και της αρχής της αλληλουχίας.
13. Προηγμένη Λειτουργία: Ο Εγκέφαλος της Τεχνητής Νοημοσύνης
Για να επιτύχετε τα αναμενόμενα αποτελέσματα, είναι θεμελιώδες να κατανοήσετε πώς σκέφτεται η τεχνητή νοημοσύνη. Ο επιλυτής λειτουργεί με ένα σύστημα Ποινών. Κάθε φορά που παραβιάζεται ένας κανόνας, η τεχνητή νοημοσύνη λαμβάνει βαθμούς ποινής. Ο μοναδικός της στόχος είναι να βρει το πρόγραμμα που έχει τη χαμηλότερη δυνατή βαθμολογία ποινής.
Για να προσφέρει τη μέγιστη ευελιξία διασφαλίζοντας παράλληλα νόμιμα προγράμματα, το σύστημα χωρίζεται σε δύο κύρια επίπεδα: Το Απόλυτο και Το Σχετικό.
Α. Το Απόλυτο Επίπεδο: Οι Περιορισμοί Αποκλεισμού
Αυτοί είναι οι απαράβατοι κανόνες. Η μηχανή θα προτιμά πάντα να αφήνει ένα κενό στο πρόγραμμα παρά να παραβιάσει αυτούς τους κανόνες. Ωστόσο, εάν η κατάσταση είναι μαθηματικά αδύνατη, η τεχνητή νοημοσύνη πρέπει να κάνει μια επιλογή. Για το σκοπό αυτό, χρησιμοποιεί μια αυστηρή ιεραρχία ποινών αποκλεισμού:
Επίπεδο 1: Χειροκίνητοι κανόνες και δεξιότητες
Αυτός είναι ο υπέρτατος κανόνας. Εάν ορίσετε έναν Δεσμευτικό κανόνα στο πρόγραμμα ή εάν ένας εργαζόμενος δεν διαθέτει την απαιτούμενη δεξιότητα, η τεχνητή νοημοσύνη δεν θα παραβιάσει ποτέ αυτόν τον κανόνα.
Επίπεδο 2: Απαγορευτικές Ακολουθίες και Συνεχόμενες Ημέρες
Ακριβώς από κάτω, βρίσκονται οι κανόνες αλληλουχίας που ορίζονται ως Υποχρεωτικοί, καθώς και η τήρηση του μέγιστου αριθμού συνεχόμενων εργάσιμων ημερών και του μέγιστου αριθμού βαρδιών ανά ημέρα.
Επίπεδο 3: Ανάπαυση, Μέγιστες ώρες και Εύρος βάρδιας
Η τήρηση του ελάχιστου χρόνου ανάπαυσης μεταξύ δύο βαρδιών, το ανώτατο όριο υπερωριών και η μέγιστη ημερήσια διάρκεια βάρδιας.
Επίπεδο 4: Η Ζήτηση και οι Ανάγκες
Είναι ο ασθενέστερος υποχρεωτικός περιορισμός. Αυτό σημαίνει ότι η τεχνητή νοημοσύνη θα προτιμά πάντα να αφήνει μια θέση κενή παρά να υποχρεώνει έναν εργαζόμενο να εργαστεί εάν δεν έχει λάβει την ανάπαυσή του ή εάν βρίσκεται σε άδεια.
Β. Το σχετικό επίπεδο: Στρατηγικές προτεραιότητες και επιθυμίες
Αφού ικανοποιηθούν οι υποχρεωτικοί περιορισμοί, η τεχνητή νοημοσύνη χρησιμοποιεί το στοιχείο «Στρατηγικές Προτεραιότητες» για να σταθμίσει τους διάφορους στόχους σας. Η σειρά αυτών των προτεραιοτήτων καθορίζει έναν πολλαπλασιαστή ποινής.
- Προτεραιότητα 1: Ισχυρός Πολλαπλασιαστής
- Προτεραιότητα 2: Μεσαίος πολλαπλασιαστής
- Προτεραιότητα 3: Χαμηλός συντελεστής
1. Ελαχιστοποίηση κόστους
Η τεχνητή νοημοσύνη θα εντοπίσει και την παραμικρή υπερωρία. Θα δώσει προτεραιότητα στους εργαζόμενους με μόνιμη σύμβαση που δεν έχουν συμπληρώσει το όριό τους και θα αποφύγει όσο το δυνατόν τη χρήση έκτακτων συμβάσεων. Θα προσπαθήσει επίσης να ελαχιστοποιήσει τα οικονομικά επιδόματα.
2. Δίκαιη κατανομή
Η τεχνητή νοημοσύνη θα καταμετρήσει πόσες φορές κάθε εργαζόμενος ανατίθεται στους στόχους ισότητας που ορίζονται στη διαμόρφωση. Θα προτιμήσει να δώσει 2 δύσκολες βάρδιες σε όλους παρά 4 σε ένα άτομο και 0 στους υπόλοιπους.
3. Σεβασμός επιθυμιών
Όλοι οι μη δεσμευτικοί κανόνες ονομάζονται Επιθυμίες. Κάθε επιθυμία έχει ένα Βάρος από 1 έως 5:
- Βάρος 5: Πολύ σημαντικό
- Βάρος 4: Σημαντικό
- Βάρος 3: Τυπικό
- Βάρος 2: Δευτερεύον
- Βάρος 1: Προαιρετικό
Η τελική ποινή για μια μη τηρηθείσα επιθυμία υπολογίζεται ως εξής: Βασικοί πόντοι που σχετίζονται με το Βάρος πολλαπλασιασμένοι με τον Πολλαπλασιαστή του στόχου Επιθυμιών στις στρατηγικές προτεραιότητες.
Για προχωρημένους χρήστες: Το φαινόμενο συσσώρευσης
Οι στρατηγικοί στόχοι διαχωρίζονται από έναν πολλαπλασιαστικό παράγοντα τον οποίο μπορείτε να προσαρμόσετε μέσω της παραμέτρουΔιαχωρισμός προτεραιοτήτων :
- Ελαστικός :Τα κόστη συσσωρεύονται γρήγορα. Η AI μπορεί να δεχτεί παραβίαση ενός πρωτεύοντος στόχου εάν αυτό επιτρέπει την ικανοποίηση ορισμένων δευτερευόντων στόχων.
- Τυπική (Ισορροπημένη):Απαιτείται μεγάλος αριθμός δευτερευουσών παραβιάσεων για την αντιστάθμιση μιας παραβίασης υψηλής προτεραιότητας.
- Αυστηρή:Απόλυτη προτεραιότητα στη σειρά. Η ΤΝ σχεδόν ποτέ δεν θα θυσιάσει έναν πρωτεύοντα στόχο για δευτερεύοντες στόχους.
Δεν είναι ελάττωμα, είναιεπιθυμητή λειτουργία. Το φαινόμενο συσσώρευσης επιτρέπει στην τεχνητή νοημοσύνη να βρει το σημείο καμπής όπου η συνολική ευημερία υπερισχύει ενός αυστηρού οικονομικού κανόνα, και αντίστροφα. Πράγματι, αν για παράδειγμα διαχωρίσουμε τις προτεραιότητες κατά έναν παράγοντα ενός εκατομμυρίου (η τιμή της παραμέτρου 'Διαχωρισμός προτεραιοτήτων' είναι 'Αυστηρή' σε αυτή την περίπτωση), τότε η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να αποφασίσει να δυσαρεστήσει εξαιρετικά 1000 υπαλλήλους απλώς και μόνο για να εξοικονομήσει μόλις 1 ευρώ στο κόστος.
14. Αντιμετώπιση προβλημάτων και ενημερώσεις
Εκκαθάριση της κρυφής μνήμης του περιηγητή
Το Opti-Planning εξελίσσεται τακτικά για να σας προσφέρει καλύτερες επιδόσεις (ειδικότερα μέσω ενημερώσεων της μηχανής τεχνητής νοημοσύνης WebAssembly). Εάν αντιμετωπίσετε μη αναμενόμενη συμπεριφορά, σφάλματα υπολογισμού ή προβλήματα προβολής μετά από μια ενημέρωση, το πρώτο βήμα είναι να καθαρίσετε τη μνήμη cache του περιηγητή σας (Ctrl+F5 ή Cmd+Shift+R). Αυτό θα εξαναγκάσει τη λήψη της τελευταίας έκδοσης της εφαρμογής και της μηχανής βελτιστοποίησης.