Πώς να δημιουργήσετε ένα καλό πρόγραμμα για τις ομάδες σας;

Πώς να δημιουργήσετε ένα καλό πρόγραμμα για τις ομάδες σας;

Ο προγραμματισμός βαρδιών είναι πολύ περισσότερο από μια απλή διοικητική διατύπωση ή ένα υπολογιστικό φύλλο Excel που συμπληρώνεται στο τέλος της εβδομάδας: είναι η πραγματική επιχειρησιακή μηχανή της εταιρείας σας. Ένα καλοσχεδιασμένο πρόγραμμα είναι το τέλειο σημείο ισορροπίας ανάμεσα σε τρεις θεμελιώδεις πυλώνες: την οικονομική απόδοση της επιχείρησης, την ικανοποίηση των πελατών σας και την Ποιότητα Ζωής στην Εργασία (QVT) των εργαζομένων σας.

Αντίθετα, η κακή διαχείριση των ωραρίων δημιουργεί έναν φαύλο κύκλο: στρες, λάθη, απουσιασμός, υψηλή κινητικότητα προσωπικού (turnover) και άμεση υποβάθμιση της παρεχόμενης υπηρεσίας. Είτε διαχειρίζεστε μια ομάδα 10 είτε 500 ατόμων, η μέθοδος για τη δημιουργία ενός αποτελεσματικού προγράμματος βασίζεται σε παγκόσμιες αρχές πρόβλεψης, συμμόρφωσης και δικαιοσύνης.

1. Ανάλυση φόρτου εργασίας και πρόβλεψη αναγκών σε ανθρώπινο δυναμικό

Η απόλυτη βάση ενός αποτελεσματικού προγραμματισμού βασίζεται στην πρόβλεψη και την ανάλυση δεδομένων. Πριν καν ξεκινήσετε να τοποθετείτε ονόματα σε κουτιά, πρέπει να αξιολογήσετε με ακρίβεια τον αναμενόμενο φόρτο εργασίας. Ποιες είναι οι ημερήσιες, εβδομαδιαίες ή εποχικές αιχμές δραστηριότητάς σας; Ποιες είναι οι περίοδοι χαμηλής ζήτησης;

Αυτή η ανάλυση (συχνά βασισμένη στο ιστορικό των πωλήσεων, της επισκεψιμότητας ή της παραγωγής σας) επιτρέπει τον ορισμό του "Staffing Requirement", δηλαδή του ακριβούς αριθμού εργαζομένων που απαιτούνται ανά ώρα. Η υποστελέχωση εξαντλεί τις υπάρχουσες ομάδες και υποβαθμίζει την ποιότητα των υπηρεσιών, ενώ η υπερστελέχωση επιβαρύνει σημαντικά και άσκοπα τη χρηματοοικονομική κερδοφορία της επιχείρησής σας.

2. Χαρτογράφηση δεξιοτήτων και διασφάλιση προσόντων

Το να έχετε τον σωστό αριθμό ατόμων δεν αρκεί· πρέπει επίσης να διαθέτετε τις κατάλληλες δεξιότητες τη σωστή στιγμή. Ένα καλό πρόγραμμα εργασίας βασίζεται στη λεπτομερή καταγραφή των προσόντων κάθε εργαζομένου: γνώση ξένης γλώσσας, υποχρεωτικές πιστοποιήσεις ασφαλείας (CACES, πρώτες βοήθειες/SST), ειδικά διπλώματα ή απλώς το επίπεδο εμπειρίας (junior vs senior).

Είναι σημαντικό να διασφαλίζεται ανά πάσα στιγμή ότι η παρούσα ομάδα διαθέτει την αυτονομία και την τεχνογνωσία που απαιτούνται για την αντιμετώπιση των καθημερινών εργασιών και των απρόβλεπτων καταστάσεων, χωρίς να εξαρτάται συστηματικά από την παρέμβαση κάποιου διευθυντή. Η διαχείριση της πολυδυναμικότητας (cross-training) αποτελεί εδώ καθοριστικό πλεονέκτημα για την εύρυθμη λειτουργία του οργανισμού.

3. Έλεγχος του νομικού πλαισίου και προστασία της υγείας των εργαζομένων

Η τήρηση του εργατικού δικαίου και της συλλογικής σας σύμβασης είναι μη διαπραγματεύσιμη. Ημερήσιος χρόνος ανάπαυσης (συνήθως 11 συνεχόμενες ώρες), εβδομαδιαία ανάπαυση, μέγιστη διάρκεια ημερήσιας και εβδομαδιαίας εργασίας, διαχείριση διαλειμμάτων: κάθε κανόνας πρέπει να τηρείται αυστηρά.

Αυτοί οι κανόνες δεν είναι απλοί διοικητικοί περιορισμοί· έχουν σχεδιαστεί για την προστασία της σωματικής και ψυχικής υγείας των εργαζομένων από τη χρόνια κόπωση και τα εργατικά ατυχήματα. Ένα πρόγραμμα που παραβιάζει αυτούς τους κανόνες εκθέτει την επιχείρηση σε αυστηρές ποινικές κυρώσεις και δαπανηρές εργατικές διαφορές.

4. Ενίσχυση της ισότητας και ενσωμάτωση των επιθυμιών των εργαζομένων

Πέρα από την αυστηρή νομιμότητα, η δικαιοσύνη είναι το θεμέλιο της συνοχής της ομάδας. Η κατανομή των δύσκολων ωραρίων (νυχτερινή εργασία, Σαββατοκύριακα, όψιμα κλεισίματα, αργίες) πρέπει να είναι διαφανής, μετρήσιμη και δίκαιη μεταξύ όλων των μελών της ομάδας. Η ευνοιοκρατία, πραγματική ή φαινομενική, καταστρέφει το κίνητρο.

Επιπλέον, η συνεκτίμηση των προσωπικών περιορισμών και των επιθυμιών ανάπαυσης των εργαζομένων (φροντίδα παιδιών, ιατρικά ραντεβού, ισορροπία επαγγελματικής και προσωπικής ζωής) έχει αναδειχθεί σε έναν ιδιαίτερα ισχυρό μοχλό διατήρησης προσωπικού. Ένας εργαζόμενος του οποίου ο προσωπικός χρόνος γίνεται σεβαστός είναι ένας εργαζόμενος αφοσιωμένος και αποδοτικός κατά τις ώρες εργασίας του.

Συμπερασματικά

Ο σχεδιασμός ενός αποτελεσματικού προγράμματος απαιτεί μέθοδο, αυστηρότητα και μεγάλη δόση ενσυναίσθησης. Μεταβαίνοντας από μια αντιδραστική διαχείριση (υπομένοντας τις απουσίες και τις αιχμές δραστηριότητας) σε έναν προληπτικό και οργανωμένο προγραμματισμό, μετατρέπετε έναν σημαντικό οργανωτικό περιορισμό σε πραγματικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα για την επιχείρησή σας.