Πώς να δημιουργήσετε ένα σωστό πρόγραμμα εργασίας στην εστίαση;

Πώς να δημιουργήσετε ένα σωστό πρόγραμμα εργασίας στην εστίαση;

Στον τομέα της εστίασης (παραδοσιακή, ταχείας εστίασης, συλλογική ή υψηλής γαστρονομίας), η δημιουργία του προγράμματος βαρδιών είναι μια διαρκής άσκηση ισορροπίας. Η δραστηριότητα είναι από τη φύση της εξαιρετικά μεταβλητή: εξαρτάται από την εποχικότητα, τις καιρικές συνθήκες, τις τοπικές εκδηλώσεις, ακόμη και από την απρόβλεπτη συμπεριφορά των πελατών (no-shows).

Ένα κακά ρυθμισμένο πρόγραμμα έχει άμεσες συνέπειες: η υποστελέχωση οδηγεί σε καταστροφική εξυπηρέτηση, ατελείωτους χρόνους αναμονής, αρνητικές κριτικές στο διαδίκτυο και εξάντληση της ομάδας. Αντίθετα, η υπερστελέχωση σε περιόδους χαμηλής κίνησης εκτοξεύει το κόστος μισθοδοσίας και καταστρέφει τη ροή κερδοφορίας της επιχείρησης. Σε μια βιομηχανία που χαρακτηρίζεται από έλλειψη εργατικού δυναμικού και υψηλή κινητικότητα προσωπικού, το πρόγραμμα εργασίας έχει γίνει το βασικότερο εργαλείο διαχείρισης και διατήρησης προσωπικού.

1. Επιστημονική ευθυγράμμιση του προσωπικού με τις προβλέψεις δραστηριότητας

Ένα καλό πρόγραμμα δεν βασίζεται στη διαίσθηση, αλλά στην ανάλυση δεδομένων. Είναι εξαιρετικά σημαντικό να μελετάτε το ιστορικό του συστήματος ταμείου (POS) για να εντοπίζετε τις αιχμές προσέλευσης ανά ημέρα και ανά ζώνη ώρας. Πρέπει να διασταυρώνετε αυτά τα δεδομένα με τον αριθμό των κρατήσεων, τη χωρητικότητα της σάλας σας και εξωτερικούς παράγοντες όπως ο καιρός (που επηρεάζει τη λειτουργία της εξωτερικής βεράντας).

Ο στόχος είναι ο ακριβής προγραμματισμός του μεγέθους της ομάδας κουζίνας και της ομάδας σάλας ώστε να απορροφηθεί η αιχμή της κίνησης («rush») χωρίς να υπάρχει αδρανές προσωπικό πριν ή μετά. Εδώ υπεισέρχεται η στρατηγική διαχείριση της δεξαμενής συμβάσεων ορισμένου χρόνου, φοιτητών και έκτακτου προσωπικού (extras). Αυτοί οι ευέλικτοι πόροι πρέπει να προγραμματίζονται μόνο όταν ο προβλεπόμενος όγκος καλυμμένων τραπεζιών το δικαιολογεί οικονομικά, ώστε να προστατεύεται το μικτό σας περιθώριο.

2. Διαχείριση των σύνθετων διαλειμμάτων και της σύμβασης HCR

Η ιστορική ιδιαιτερότητα της εστίασης έγκειται στα σπαστά ωράρια (εργασία κατά τη μεσημεριανή βάρδια, μεγάλο διάλειμμα το απόγευμα και επιστροφή για τη βραδινή βάρδια). Αυτά τα ωράρια είναι ιδιαίτερα εξαντλητικά για το προσωπικό. Είναι απαραίτητο να γνωρίζετε στην εντέλεια τη συλλογική σύμβαση εργασίας των Ξενοδοχείων, Καφέ και Εστιατορίων (HCR).

Πρέπει να παρακολουθείτε τη μέγιστη ημερήσια διάρκεια βάρδιας (η οποία γενικά δεν πρέπει να υπερβαίνει τις 11 ώρες ή 11,5 ώρες ανάλογα με τις συμφωνίες), να διασφαλίζετε τα υποχρεωτικά διαλείμματα και να εξασφαλίζετε την ημερήσια ανάπαυση 11 ωρών μεταξύ της λήξης της βραδινής βάρδιας και της έναρξης της επόμενης το επόμενο πρωί. Για τη διατήρηση των ομάδων σας, ένα καλό πρόγραμμα προσπαθεί να περιορίσει τον αριθμό των σπαστών ωραρίων ανά εργαζόμενο, εναλλάσσοντάς τα με συνεχόμενες βάρδιες (τις ιδιαίτερα δημοφιλείς στους εργαζόμενους) μόλις το επιτρέπει η οργάνωση.

3. Διάρθρωση της ομάδας, διαχωρισμός ή συνδυασμός δεξιοτήτων

Η σάλα και η κουζίνα λειτουργούν ως δύο ξεχωριστά αλλά αλληλοεξαρτώμενα οικοσυστήματα. Στην κουζίνα, η ιεραρχία είναι αυστηρή: ο chef de partie δεν αντικαθιστά τον λαντζέρη, και το αντίστροφο. Στη σάλα, ο maître d'hôtel, οι chefs de rang και οι commis έχουν καθορισμένους ρόλους. Ένα σωστό πρόγραμμα χαρτογραφεί αυτές τις δεξιότητες με ακρίβεια ώστε να διασφαλίζεται ότι καμία θέση-κλειδί δεν μένει κενή.

Ωστόσο, σε ένα πλαίσιο έλλειψης προσωπικού, η προώθηση της πολυδυναμικότητας αποτελεί σημαντικό πλεονέκτημα. Η εκπαίδευση ενός «runner» στη λήψη παραγγελιών ή ενός βοηθού κουζίνας στη λάντζα συμβάλλει στην ομαλότερη ροή της εξυπηρέτησης και στην πολύ ευκολότερη κάλυψη απουσιών της τελευταίας στιγμής. Το πρόγραμμα εργασίας πρέπει να αντικατοπτρίζει και να ενθαρρύνει αυτή την πολυδυναμικότητα.

4. Πρόβλεψη και διαχείριση απρόβλεπτων καταστάσεων

Η δημοσίευση ενός προγράμματος την τελευταία στιγμή είναι ο καλύτερος τρόπος για να χάσετε τους υπαλλήλους σας. Ένας σωστός διευθυντής φροντίζει να κοινοποιεί το ωράριο τουλάχιστον δύο εβδομάδες νωρίτερα, επιτρέποντας έτσι στο προσωπικό να οργανώσει την προσωπική του ζωή.

Επιπλέον, πρέπει πάντα να υπάρχει ένα πλάνο Β: να προσδιορίζονται εκ των προτέρων ποιοι υπάλληλοι μερικής απασχόλησης επιθυμούν να πραγματοποιήσουν πρόσθετες ώρες, ή να διατηρείται επαφή με ένα δίκτυο αξιόπιστου έκτακτου προσωπικού για την αντικατάσταση μιας απρόσμενης αναρρωτικής άδειας στις 10:00 το πρωί για τη μεσημεριανή βάρδια.

Συμπερασματικά

Ο προγραμματισμός στον τομέα της εστίασης δεν είναι μια διοικητική αγγαρεία του Σαββατοκύριακου, αλλά ο κύριος μοχλός κερδοφορίας και ποιότητας της επιχείρησής σας. Η αυστηρή, έγκαιρη και ανθρωποκεντρική διαχείριση επιτρέπει τον έλεγχο του κόστους (το περίφημο "Prime Cost"), διασφαλίζοντας παράλληλα μια άψογη εμπειρία πελάτη και παρακινημένες ομάδες.