Hvordan laver man en god vagtplan i restaurationsbranchen?

Hvordan laver man en god vagtplan i restaurationsbranchen?

Inden for restaurationsbranchen (traditionel, fastfood, kantine eller gourmet) er vagtplanlægning en konstant balancegang. Aktiviteten er af natur yderst skiftende: Den afhænger af sæson, vejr, lokale begivenheder og endda uforudsigelig kundeadfærd (udeblivelser).

En forkert kalibreret vagtplan har umiddelbare konsekvenser: Underbemanding fører til dårlig service, endeløse ventetider, negative onlineanmeldelser og et udkørt personale. Omvendt får overbemanding i lavperioder lønomkostningerne til at eksplodere og ødelægger virksomhedens lønsomhed. I en branche mærket af mangel på arbejdskraft og høj udskiftning er vagtplanen blevet det vigtigste redskab til ledelse og fastholdelse.

1. Tilpas bemandingen videnskabeligt i forhold til aktivitetsprognoserne

En god vagtplan baseres ikke på intuition, men på dataanalyse. Det er afgørende at analysere historikken fra dit kassesystem (POS) for at identificere spidsbelastninger pr. dag og tidsrum. Du bør samkøre disse data med antallet af reservationer, lokalets kapacitet og eksterne faktorer som vejret (som påvirker åbningen af en terrasse).

Målet er præcist at dimensionere køkkenholdet og tjenerstaben til at afvikle spidsbelastningen uden dødtid før eller efter. Det er her, den strategiske styring af din pulje af korttidskontrakter, studerende og tilkaldevikarer kommer ind i billedet. Disse fleksible ressourcer bør kun skemalægges, når det forventede antal kuverter berettiger det økonomisk for at beskytte din bruttomargin.

2. Mestre udfordringen med delte vagter og HCR-overenskomsten

Den historiske særlige udfordring i restaurationsbranchen ligger i delte vagter (at arbejde under frokostserveringen, holde en lang pause om eftermiddagen og vende tilbage til aftenserveringen). Disse arbejdstider er særligt belastende for personalet. Det er afgørende at have helt styr på den nationale overenskomst for hoteller, caféer og restauranter (HCR).

Du skal overvåge den maksimale daglige arbejdstid (som generelt ikke må overstige 11 eller 11,5 timer afhængigt af aftalerne), garantere de obligatoriske pauser og sikre den daglige hviletid på 11 timer mellem afslutningen af aftenens vagt og genoptagelsen næste morgen. For at fastholde dine medarbejdere tilstræber en god vagtplan at begrænse antallet af delte vagter pr. medarbejder ved at veksle med sammenhængende vagter (de meget populære rene vagter), så snart driftsafviklingen tillader det.

3. Strukturer holdet, adskil eller kombiner kompetencer

Restauranten og køkkenet fungerer som to adskilte, men indbyrdes afhængige økosystemer. I køkkenet er hierarkiet strengt: En chef de partie erstatter ikke opvaskeren, og omvendt. I restauranten har maître d'hôtel, chefs de rang og commis veldefinerede roller. En god vagtplan kortlægger disse kompetencer præcist for at sikre, at ingen nøglepositioner står tomme.

I en tid med personalemangel er det dog en stor fordel at fremme alsidighed. At uddanne en "runner" til at tage imod bestillinger eller en køkkenmedhjælper til at hjælpe med opvasken gør betjeningen mere smidig og gør det langt nemmere at dække afbud i sidste øjeblik. Vagtplanen bør afspejle og opmuntre til denne alsidighed.

4. Forudseelse og håndtering af uforudsete hændelser

At offentliggøre en vagtplan i sidste øjeblik er den bedste måde at miste sine medarbejdere på. En god leder bestræber sig på at udsende arbejdstiderne mindst to uger i forvejen, så personalet kan planlægge deres privatliv.

Derudover skal man altid have en plan B: Identificer på forhånd, hvilke deltidsansatte der ønsker ekstra timer, eller oprethold kontakten til et netværk af pålidelige ekstrahjælpere for at kunne erstatte en uventet sygemelding kl. 10 om morgenen inden frokosttjenesten.

Konklusion

Vagtplanlægning i restaurationsbranchen er ikke en administrativ pligt sidst på ugen, men den vigtigste løftestang for dit etablissements lønsomhed og kvalitet. En streng, rettidig og menneskelig styring gør det muligt at styre omkostningerne (det berømte "Prime Cost"), samtidig med at der garanteres en upåklagelig kundeoplevelse og motiverede medarbejdere.