Komplexní uživatelská příručka
Osvojte si Opti-Planning do nejmenších detailů: od nastavení zaměstnanců až po generování dokonalých rozvrhů s ohledem na zákonná a finanční omezení. Tato kompletní příručka vás krok za krokem provede vším potřebným.
1. Filozofie Opti-Planning
Opti-Planning není pouhá digitální tabulka. Je to engine umělé inteligence (kombinatorický solver), který běží přímo a lokálně ve vašem prohlížeči, čímž garantuje úplnou důvěrnost vašich dat.
Jeho cílem je spočítat miliony kombinací za sekundu a najít tak nejlepší možné přiřazení vašich zaměstnanců při současném dodržení tří základních, často protichůdných dimenzí:
- Poptávka (Pokrytí potřeb): Máte správný počet lidí, ve správný čas a se správnými dovednostmi pro zajištění provozu vašeho zařízení? To je pro engine absolutní priorita.
- Legislativa (Pevná omezení): Dodržuje rozpis maximální počet hodin, povinné doby odpočinku (např. 11 h mezi směnami), denní délku směny (např. max. 13 h) a maximální počet pracovaných dnů v řadě?
- Férovost a přání (Měkká omezení): Jsou náročné směny (např. zavírací, víkendy) spravedlivě rozděleny mezi členy týmu? Jsou přání a nedostupnosti zaměstnanců v maximální možné míře respektovány?
Rychlý start: Šablony (Templates)
Chcete-li se s nástrojem seznámit, použijte tlačítko Zobrazit šablonu v pravém horním rohu aplikace. Umožní vám okamžitě načíst kompletní sadu dat přizpůsobenou vašemu odvětví (gastronomie, nemocnice, obchod, nepřetržitý provoz v továrně atd.) a sledovat, jak AI reaguje.
2. Obecná konfigurace a AI
Režim rozhraní
Než začnete, můžete rozhraní zjednodušit aktivací nebo deaktivací pokročilých modulů pomocí zaškrtávacích políček v horní části obrazovky: Aktivovat sekvence a Aktivovat finanční aspekt. Skryjí se tak nepotřebné sloupce a panely, které nevyužijete.
Konfigurace rozpisu
- Datum a délka: Nastavte datum zahájení a celkovou délku (až 366 dní).
- První den v týdnu: Klíčové pro výpočet týdenních přesčasů. Pokud váš účetní týden začíná v pondělí, ujistěte se, že je toto nastavení nastaveno na Pondělí.
Export
Definujte oddělovač CSV (středník, čárka nebo tabulátor) používaný pro všechny exporty z aplikace, aby byla zajištěna kompatibilita s vaší verzí Excelu nebo mzdového softwaru.
Konfigurace optimalizace (Mozek AI)
Tato nastavení určují chování výpočetního enginu:
- Intenzita a maximální čas: Určuje hloubku výpočtu. Režim „Základní“ je velmi rychlý, „Intenzivní“ bude hledat déle (až do časového limitu v sekundách) k vyřešení složitých situací nebo optimalizaci nákladů s přesností na haléře.
- Oddělení priorit: Určuje, jak AI řeší kompromisy. V režimu „Měkký“ může AI připustit porušení prioritního pravidla, pokud to umožní dodržet desítky sekundárních pravidel. V režimu „Striktní“ je pořadí priorit absolutní.
- Cíle férovosti: Zde vyberte směny (např. noční, víkendy), které by se AI měla snažit rozdělit rovnoměrně mezi všechny zaměstnance.
Strategické priority (Drag & Drop)
Tři hlavní cíle UI (Náklady, Spravedlivost, Přání) můžete přeuspořádat přetažením. Cíl na vrcholu seznamu bude pro UI absolutní prioritou.
Pokročilý tip: Malé tlačítko mezi dvěma cíli umožňuje přepínat mezi > (Striktně větší) a >= (Rovnost). Pokud nastavíte „Náklady >= Spravedlivost“, UI bude oba tyto cíle považovat za stejně důležité.
3. Krok 1: Směny a Dovednosti
Než začnete, musíte definovat rámec svých provozních potřeb. Tyto prvky poslouží jako základ pro celé plánování.
Směny (Shifts)
Směna definuje standardizovaný pracovní časový úsek (např. RANNÍ, ODPOLEDNÍ, NOČNÍ). Má čas začátku, čas konce a délku přestávky v minutách. Přestávka se automaticky odečítá od odpracované doby pro výpočet hodin a mzdy.
Důležitá poznámka: Pokud je čas konce dřívější než čas začátku (např. 22:00 až 06:00), systém automaticky rozpozná, že jde o noční směnu končící následující den. Doba odpočinku se podle toho vypočítá.
Dovednosti (Skills)
Definujte role potřebné pro váš provoz, například Kuchyně, Plac, Bar, Vedoucí, Sestra, Ošetřovatel. Zaměstnanec může mít jednu nebo více těchto dovedností (vícestranost) a potřeba obsazení se vždy vztahuje k konkrétní dovednosti.
4. Krok 2: Přehled zaměstnanců
Zde definujete právní a smluvní profil každého zaměstnance. Každý sloupec má přímý dopad na výpočty solveru. Přesná konfigurace je klíčem k úspěšnému rozvrhu.
| Volitelné. Používá se pouze v případě, že chcete vygenerovaný rozvrh odeslat přímo na e-mail zaměstnance pomocí tlačítka „Sdílet“. | |
| Smlouva | Stálý: Umělá inteligence se bude snažit přiblížit maximálnímu počtu hodin, aby se využil stálý plat. Brigádník (Posila): Umělá inteligence je bude plánovat pouze k pokrytí kritického nedostatku personálu. |
| Nekompletní týdny (Začátek/Konec) | Pokud váš rozvrh nezačíná prvním dnem vašeho zúčtovacího týdne, první a poslední týden jsou „nekompletní“. Můžete zvolit způsob výpočtu hodinového fondu pro tyto zkrácené týdny: Proporcionálně (automaticky vypočítá poměrnou část podle dnů), Manuálně (zadáte přesný fond) nebo Kopírovat (použije fond celého týdne). U velmi krátkých rozvrhů (např. 3denní akce) se zobrazí pouze sloupec „Období“ pro úpravu fondu na tuto konkrétní délku. |
| Max hod./týden & Přačasy | Základní smluvní hodinový fond a maximální povolený objem přesčasů za týden. Překročení celkového součtu generuje blokující chybu. |
| Hodin. sazba a přípl. | Hrubá hodinová sazba a násobič (např. 1.25 pro +25 %). Slouží k výpočtu celkových nákladů a k vedení umělé inteligence. |
| Min. odpočinek & max. rozpětí | Zákonem stanovená povinná doba odpočinku mezi dvěma směnamí (např. 11 h) a maximální denní rozpětí (např. 13 h). Zadáním 0 funkci deaktivujete. |
| Směny/den & dny v řadě | Maximální počet směn za den (2 umožňuje dělené směny, 1 vynucuje souvislou) a maximální počet odpracovaných dní v řadě. |
| Vynucené sekvence | Zaškrtněte pracovní sekvence (střídání směn, cykly), které musí tento zaměstnanec dodržet. Umělá inteligence se postará o jejich co nejlepší umístění do harmonogramu. |
5. Krok 3: Personální potřeby
Uveďte, kolik lidí je potřeba pro jednotlivé směny a dovednosti, den po dni. Toto je cíl, kterého se IA pokusí dosáhnout.
Síla šablon (Presets)
Kliknutím na + Preset můžete pro stejný den vytvořit více šablon. Vytvořte například šablonu „Mimo sezónu“ a „Hlavní sezóna“ nebo „Slunečno“ a „Deštivo“. Poté mezi nimi můžete jednoduše přepínat jedním kliknutím (přepínačem) a sledovat, jak se harmonogram přizpůsobuje. Aktivní šablona (zvýrazněná modře) je ta, která bude odeslána umělé inteligenci.
- Pomocí tlačítka Kopírovat D-1 rychle duplikujete veškeré potřeby z předchozího dne.
- Pomocí malé šipky vedle šablony zkopírujete hodnoty ze šablony umístěné vlevo od ní.
- Červeně zvýrazněné buňky označují neplatnou hodnotu (musí být kladné číslo).
6. Krok 4: Editor harmonogramu a pravidla
Jakmile jsou definováni zaměstnanci a potřeby, klikněte na Optimovat. Výpočetní motor smaže neuzamčená přiřazení a vypočítá nejlepší možnou kombinaci.
Zobrazení a čitelnost
Šířku a výšku buněk můžete pro lepší čitelnost upravit pomocí posuvníků v horní části každé mřížky. Šířky mřížek Potřeby a Harmonogram jsou synchronizovány pro usnadnění svislého čtení.
Řešení nepředvídaných událostí: Systém правил (Zámky a Přání)
V mřížce výsledků kliknutím na libovolnou buňku otevřete nabídku правил. Zde spravujete dovolené, nemocenské, preference nebo ruční přiřazení.
1. Závažnost pravidla
- Blokující (Zámek): Umělá inteligence MUSÍ toto pravidlo dodržet. Pokud je to matematicky nemožné (např. vynutit si práci zaměstnance, který již dosáhl svého hodinového limitu), nahlásí blokující chybu.
- Preferenční (Přání): Umělá inteligence udělá maximum pro dodržení pravidla na základě přiřazené váhy (od 1 do 5) a strategické priority „Dodržovat přání“.
2. Akce pravidla
- Absence: Blokuje jakékoli přiřazení v tento den (Dovolená, Nemoc, Povinný odpočinek).
- Striktní přiřazení: Vynutí zaměstnance na konkrétní směnu A konkrétní dovednost.
- Přítomnost (Volná dovednost): Vynutí zaměstnance na směnu, ale nechá umělou inteligenci vybrat jeho dovednost podle potřeby.
- Podmíněné pravidlo: Pokud v tento den pracuje, MUSÍ vykonávat tuto dovednost (ale IA ho může nechat mít volno).
- Zákaz: Zabraňuje zaměstnanci pracovat na konkrétní směně nebo v konkrétní dovednosti.
Tlačítka pro rychlé a hromadné akce
- Uzamknout vše: Převede všechna přiřazení vypočítaná pomocí IA na striktní pravidla. Užitečné, pokud vám harmonogram vyhovuje a chcete ukotvit základ před opětovným spuštěním optimalizace pro zbytek.
- Odemknout vše: Odstraní všechna ruční pravidla (zámky a přání), ale zachová vypočítaný harmonogram.
- Smazat výpočty: Odstraní přiřazení vytvořená pomocí IA, ale zachová vaše ruční pravidla.
- Vymazat vše: Resetuje mřížku na nulu (přiřazení i pravidla).
- Kopírovat D-1: K dispozici v záhlaví každého dne (pro kopírování všech pravidel z předchozího dne) nebo v popoveru zaměstnance (pro kopírování pouze jeho pravidel).
- Nabídka „Akce правил“: Umožňuje hromadně odstranit všechny striktní zámky, všechny preference nebo převést všechny striktní zámky na preference s konkrétní váhou.
- Export pravidel: Stáhne soubor CSV obsahující aktuální harmonogram kompletně převedený na pravidla. Tento soubor můžete upravit v Excelu a poté jej znovu importovat pomocí „Import CSV“ pro vynucení kompletního harmonogramu.
Přehled varování
Nachází se nad harmonogramem a zobrazuje přehled všech porušení. Blokující chyby (Červené) znamenají, že harmonogram je v rozporu s předpisy (např. nedodržený odpočinek) nebo trpí nedostatkem personálu. Drobné chyby (Oranžové) se týkají nedodržení přání nebo měkkých kvót. Tento přehled můžete filtrovat podle zaměstnance, dne nebo typu chyby. Kliknutím na chybu vycentrujete mřížku na problematickou buňku.
7. Krok 5: Finanční pravidla
Panel Finanční pravidla vám umožňuje přidávat fixní příplatky ke konkrétním přiřazením nezávisle na základní hodinové sazbě.
- Kliknutím na buňku v mřížce přidáte příplatek zaměstnanci pro daný den.
- Můžete se zaměřit na konkrétní časový úsek (např. Noční příplatek), konkrétní dovednost (např. Příplatek za odpovědnost), nebo na obojí.
- Pomocí tlačítka Kopírovat D-1 můžete rychle přenést příplatky z předchozího dne.
- Tyto příplatky budou automaticky zahrnuty do výpočtu celkových nákladů na zaměstnance na kartě Analýza a AI se je pokusí minimalizovat, pokud je aktivní cíl „Minimalizovat náklady“.
8. Krok 6: Analýza a přehledy
Tyto přehledy vám umožňují kontrolovat kvalitu vygenerovaného harmonogramu z různých úhlů pohledu. Můžete přepínat mezi týdenním a měsíčním zobrazením.
Analýza pracovní zátěže
Pomocí ukazatelů průběhu rychle zjistíte, zda jsou vaši zaměstnanci vytíženi nedostatečně, nebo pracují přesčas. Překročení základního úvazku je vyznačeno žlutě a překročení povoleného limitu přesčasů je zvýrazněno červeně.
Finanční analýza
Odhadněte přesné mzdové náklady na váš harmonogram. Tabulka zobrazuje detail pro každého zaměstnance:
- Základ: Náklady na běžné hodiny (nebo garantovaná fixní mzda).
- Přesčasy: Náklady na přesčasové hodiny (včetně příplatku za přesčas).
- Příplatky: Součet fixních příplatků definovaných ve finančních pravidlech.
- Celkem: Celkové náklady za období.
- Extrapolované náklady: Projekce nákladů na 30 dní na základě aktuálního harmonogramu, užitečná pro krátké harmonogramy.
Analýza férovosti
Zkontrolujte, zda jsou náročné časové úseky (definované v konfiguraci, např. noční, víkendy) spravedlivě rozděleny mezi všechny zaměstnance. Graf zobrazuje počet přiřazení na tyto cílové úseky pro každou osobu.
Analýza přání
Změřte míru spokojenosti svého týmu. Tato tabulka porovnává počet přání zadaných jednotlivými zaměstnanci (neblokující manuální pravidla + preference sekvencí) s počtem přání, která umělá inteligence ve výsledném rozvrhu skutečně respektovala.
9. Import dat přes CSV
Chcete-li ušetřit čas, Opti-Planning vám umožňuje hromadně importovat data ze souborů Excel nebo CSV. Tato funkce je k dispozici pro Zaměstnance, Požadavky, Pravidla (Zámky) a Příplatky.
Jak import funguje?
- V příslušné sekci klikněte na tlačítko Import CSV.
- Vyberte soubor. Systém automaticky rozpozná oddělovač (čárka, středník, tabulátor).
- Krok mapování: Toto je klíčový krok. Systém se na základě záhlaví pokusí automaticky přiřadit sloupce z vašeho souboru k polím v Opti-Planning. Tato přiřazení můžete ručně upravit pomocí rozbalovacích nabídek.
- Zkontrolujte náhled dat a poté potvrďte import. Případné chyby (např. nenalezený zaměstnanec) budou před potvrzením zobrazeny v seznamu.
10. Sdílení a komunikace
Jakmile je rozvrh schválen, můžete jej týmu sdělit přímo pomocí tlačítka Sdílet v pravém horním rohu aplikace.
Individuální odeslání
V rozbalovací nabídce klikněte na ikonu E-mail vedle jména zaměstnance. Aplikace vygeneruje textovou zprávu obsahující pouze jeho osobní rozvrh a otevře váš výchozí e-mailový klient.
Hromadné odeslání
Pomocí zaškrtávacích políček vyberte více zaměstnanců a poté klikněte na tlačítko E-mail ve spodní části nabídky. Aplikace vygeneruje hromadnou zprávu obsahující rozvrh celého týmu. Poznámka: E-mailové adresy jsou kvůli zachování soukromí umístěny ve skryté kopii (BCC).
11. Zálohování a export
Opti-Planning funguje zcela ve vašem prohlížeči. Abyste nepřišli o data, máte k dispozici několik možností v nabídce Soubor a pod tlačítkem Export PDF/CSV:
Nabídka Soubor (Zálohy)
- Nový (Vyprázdnit vše): Zcela resetuje aplikaci.
- Cloud: Vytvořte si bezplatný účet pro zálohování, přejmenování a načítání rozvrhů na našich zabezpečených serverech.
- Lokální (.ezopti): Stáhněte si nebo importujte šifrovanou zálohu do svého počítače pro použití offline.
Export do PDF a Excelu
- PDF: Vygeneruje dokument k tisku obsahující rozvrh každého vybraného zaměstnance (jeden na stránku).
- Excel CSV: Vygeneruje celkový souhrnný přehled (ve formátu databáze).
- Individuální PDF / CSV: Vygeneruje a stáhne samostatný soubor pro každého vybraného zaměstnance.
- Globální export CSV: Stáhne veškerá data aplikace (zaměstnance, potřeby, pravidla atd.) do složky.
12. Pokročilá funkce: Pracovní sekvence
Sekvence jsou nejvýkonnějším nástrojem v Opti-Planning. Umožňují modelovat složitá pracovní schémata, směnové provozní cykly (např. 3x8, 5x8) nebo specifická odborová pravidla a následně je přiřadit vašim zaměstnancům.
Pochopení relativního času
Je klíčové pochopit, že veškeré časové informace definované v sekvenci jsou relativní k samotné sekvenci, nikoli ke globálnímu horizontu vašeho rozvrhu. Den 1 odpovídá prvnímu dni, kdy sekvence začíná pro daného zaměstnance. Pokud 7denní sekvence začíná 15. dne v měsíci, Den 1 sekvence bude 15., Den 2 bude 16. atd. Pokročilá pravidla se vyhodnocují pouze v rámci tohoto konkrétního cyklu.
1. Vytvoření a ukotvení
Pomocí + Nová sekvence vytvoříte cyklus od nuly, nebo pomocí + Sekvence podle horizontu vytvoříte sekvenci s přesně stejnou délkou, jako má váš aktuální rozvrh. Ukotvení určuje, kdy sekvence začíná (absolutní data) a zda se opakuje v cyklu (Cyklická).
2. Denní pravidla
Pro každý den sekvence definujete, co zaměstnanec MUSÍ DĚLAT nebo NESMÍ DĚLAT. Např.: „Den 1: Musí dělat RANNÍ“, „Den 2: Nesmí dělat NOČNÍ“.
3. Plovoucí kvóty
Umožňuje omezit výskyt události. Příklady:
- Celý cyklus: „Maximálně 2 noční v rámci celé 14denní sekvence“.
- Klouzavé okno: „Maximálně 1 odpracovaný víkend ze 2“ (14denní okno, max. 2 dny typu ‚Víkend‘).
4. Podmíněná pravidla
Vytvářejte logické vazby. Příklad: „POKUD je přiřazen v neděli, PAK pondělí NESMÍ obsahovat žádné přiřazení“ (náhradní volno).
5. Přechody
Vynutit minimální dobu odpočinku těsně před začátkem 1. dne sekvence a těsně po skončení posledního dne sekvence. Užitečné pro změny cyklů (např. přechod z noční na ranní směnu).
- Závažnost: Přechod může být blokující, nebo definovaný jako pouhá preference (s váhou).
- Striktní režim: Je-li aktivován, odpočinek se počítá přesně na hranici sekvence. V opačném případě algoritmus hledá odpočinek kdekoli mezi posledním časovým úsekem a začátkem sekvence.
13. Pokročilá funkce: Mozek umělé inteligence
Pro dosažení požadovaných výsledků je klíčové pochopit, jak umělá inteligence uvažuje. Solver funguje na základě systému penalizací. Kdykoli není pravidlo dodrženo, umělá inteligence obdrží trestné body. Jejím jediným cílem je najít rozpis směn, který má co nejnižší penalizační skóre.
Pro zajištění maximální flexibility a současné garanci zákonnosti rozpisů směn je systém rozdělen do dvou hlavních vrstev: Absolutní a Relativní.
A. Absolutní vrstva: Blokující omezení
Tato pravidla jsou neporušitelná. Algoritmus vždy raději ponechá v rozpisu neobsazené místo, než aby tato pravidla porušil. Pokud je však situace matematicky nemožná, umělá inteligence musí učinit volbu. K tomu využívá přísnou hierarchii blokujících penalizací:
Úroveň 1: Manuální pravidla a dovednosti
Jedná se o nadřazené pravidlo. Pokud v rozpisu nastavíte blokující pravidlo nebo pokud zaměstnanec nemá požadovanou dovednost, umělá inteligence toto pravidlo nikdy neporuší.
Úroveň 2: Blokující sekvence a po sobě jdoucí dny
Hned pod tím se nacházejí pravidla sekvencí definovaná jako blokující, stejně jako dodržování maximálního počtu odpracovaných dnů v řadě a maximálního počtu časových úseků za den.
Úroveň 3: Odpočinek, maximální počet hodin a rozpětí směny
Dodržování minimální doby odpočinku mezi dvěma časovými úseky, stropu nadčasových hodin a maximálního denního rozpětí směny.
Úroveň 4: Poptávka a potřeby
Jedná se o nejslabší blokující omezení. To znamená, že umělá inteligence vždy raději ponechá pozici neobsazenou, než aby nutila pracovat zaměstnance, který neměl dostatečný odpočinek nebo má dovolenou.
B. Relativní vrstva: Strategické priority a přání
Jakmile jsou blokující omezení dodržena, umělá inteligence použije komponentu Strategické priority k vyvážení vašich různých cílů. Pořadí těchto priorit definuje násobič penalizace.
- Priorita 1: Vysoký násobič
- Priorita 2: Střední násobič
- Priorita 3: Nízký násobitel
1. Minimalizovat náklady
Umělá inteligence bude sledovat každou přesčasovou hodinu. Upřednostní zaměstnance s pevným úvazkem, kteří nedosáhli svého limitu, a v maximální možné míře se vyhne použití kontraktů Extra. Pokusí se také minimalizovat finanční odměny.
2. Spravedlivě rozdělit
Umělá inteligence započítá, kolikrát je každý zaměstnanec přiřazen k cílům spravedlivého rozdělení definovaným v nastavení. Raději přidělí 2 náročné směny všem než 4 jedné osobě a 0 ostatním.
3. Respektovat přání
Všechna neblokující pravidla se nazývají Přání. Každé přání má Váhu od 1 do 5:
- Váha 5: Velmi důležité
- Váha 4: Důležité
- Váha 3: Standardní
- Váha 2: Vedlejší
- Váha 1: Volitelné
Konečná penalizace za nerespektované přání se vypočítá takto: Základní body spojené s Váhou vynásobené Násobitelem cíle Přání v rámci strategických priorit.
Pro pokročilé uživatele: Efekt akumulace
Strategické cíle jsou odděleny násobným faktorem, který můžete upravit pomocí parametruOddělení priorit :
- Flexibilní:Náklady se rychle kumulují. AI může připustit porušení prioritního cíle, pokud to umožní splnit několik vedlejších cílů.
- Standardní (Vyvážené):Ke kompenzaci jednoho prioritního porušení je nutný velký počet vedlejších porušení.
- Striktní:Absolutní priorita pořadí. AI téměř nikdy neobětuje prioritní cíl ve prospěch sekundárních cílů.
To není chyba, to jezáměrná funkce. Kumulativní efekt umožňuje umělé inteligenci najít bod zlomu, kdy celková spokojenost převáží nad přísným finančním pravidlem a naopak. Pokud například oddělíme priority faktorem jednoho milionu (hodnota parametru 'Oddělení priorit' je v tomto případě 'Striktní'), může se umělá inteligence rozhodnout způsobit značnou nespokojenost 1000 zaměstnancům jen proto, aby ušetřila pouhé 1 euro na nákladech.
14. Řešení problémů a aktualizace
Vymazat mezipaměť prohlížeče
Opti-Planning se pravidelně vyvíjí, aby vám nabídla vyšší výkon (zejména prostřednictvím aktualizací AI engine WebAssembly). Pokud po aktualizaci narazíte na neočekávané chování, chyby výpočtu nebo problémy se zobrazením, prvním krokem je vymazání mezipaměti prohlížeče (Ctrl+F5 nebo Cmd+Shift+R). Tím vynutíte stažení nejnovější verze aplikace a optimalizačního jádra.