Пълно ръководство за потребителя
Овладейте Opti-Planning до най-малкия детайл: от конфигурирането на вашите служители до генерирането на перфектни графици при спазване на законовите и финансовите ограничения. Това пълно ръководство ви напътства стъпка по стъпка.
1. Философията на Opti-Planning
Opti-Planning не е просто електронна таблица. Той е двигател с изкуствен интелект (комбинаторен солвър), който се изпълнява директно и локално във вашия браузър, гарантирайки пълната поверителност на вашите данни.
Целта му е да изчислява милиони комбинации в секунда, за да намери най-доброто възможно разпределение на служителите ви, като същевременно спазва три основни, често противоречащи си измерения:
- Търсенето (Покриване на нуждите): Разполагате ли с точния брой хора, в точния момент, с правилните умения, за да работи вашият обект? Това е абсолютният приоритет на двигателя.
- Законосъобразността (Твърди ограничения): Графикът спазва ли максималния брой часове, задължителните почивки (напр. 11 ч. между две смени), дневния диапазон (напр. макс. 13 ч.) и последователните работни дни?
- Справедливостта и предпочитанията (Гъвкави ограничения): Трудните смени (напр. затваряния, уикенди) добре ли са разпределени между членовете на екипа? Спазват ли се максимално предпочитанията и неразполагаемостта на служителите?
Бърз старт: Шаблони (Templates)
За да се запознаете с инструмента, използвайте бутона „Преглед на шаблон“, разположен горе вдясно на приложението. Той ви позволява незабавно да заредите пълен набор от данни, пригоден за вашия сектор (Ресторантьорство, Болница, Магазин, Завод на 3 смени и др.), и да видите как реагира ИИ.
2. Обща конфигурация и ИИ
Режим на интерфейса
Преди да започнете, можете да олекотите интерфейса, като активирате или деактивирате разширените модули чрез квадратчетата за отметка в горната част на екрана: „Активиране на последователности“ и „Активиране на финансовия аспект“. Това ще скрие ненужните колони и панели, ако нямате нужда от тях.
Конфигурация на графика
- Дата и продължителност: Задайте началната дата и общата продължителност (до 366 дни).
- Първи ден от седмицата: Изключително важен за изчисляването на седмичния извънреден труд. Ако вашата счетоводна седмица започва в понеделник, уверете се, че тази настройка е зададена на Понеделник.
Експорт
Задайте CSV разделителя (точка и запетая, запетая или табулация), използван за всички експорти от приложението, за да гарантирате съвместимост с вашата версия на Excel или софтуера за работни заплати.
Конфигурация на оптимизацията (Мозъкът на ИИ)
Тези параметри определят поведението на изчислителния двигател:
- Интензивност и максимално време: Определя дълбочината на изчислението. „Базово“ е изключително бързо, а „Интензивно“ търси по-дълго (до зададения лимит от време в секунди), за да разреши сложни казуси или да оптимизира разходите до стотинка.
- Разделяне на приоритетите: Определя как ИИ управлява компромисите. В режим „Гъвкав“ ИИ може да допусне нарушаване на приоритетно правило, ако това позволява спазването на десетки вторични правила. В режим „Строг“ редът на приоритетите е абсолютен.
- Цели за справедливост: Изберете тук смените/интервалите (напр. нощни, уикенди), които ИИ трябва да се стреми да разпредели равномерно между всички служители.
Стратегически приоритети (Плъзгане и пускане)
Можете да пренареждате трите основни цели на изкуствения интелект (Разходи, Равнопоставеност, Предпочитания) чрез плъзгане и пускане. Целта на върха на списъка ще бъде абсолютен приоритет за изкуствения интелект.
Разширен съвет: Малкият бутон между две цели позволява превключване между > (Строго по-голямо) и >= (Равенство). Ако зададете „Разходи >= Равнопоставеност“, изкуственият интелект ще разглежда тези две цели като еднакво важни.
3. Стъпка 1: Смени и умения
Преди да започнете, трябва да дефинирате рамката на вашата дейност. Тези елементи ще служат за основа на цялото планиране.
Смените (Shifts)
Смяната определя стандартизиран работен времеви интервал (напр. СУТРИН, ВЕЧЕР, НОЩ). Тя има час на започване, час на приключване и продължителност на почивката в минути. Почивката се изважда автоматично от действителното работно време за изчисляване на часовете и възнаграждението.
Важна забележка: Ако часът на приключване е преди часа на започване (напр. от 22:00 до 06:00), системата автоматично разбира, че това е нощна смяна, приключваща на следващия ден. Времето за почивка ще бъде изчислено съответно.
Уменията (Skills)
Дефинирайте ролите, необходими за вашата дейност, например Кухня, Търговска зала, Бар, Управител, Медицинска сестра, Болногледач. Един служител може да притежава едно или няколко от тези умения (универсалност), а дадена нужда винаги се заявява за конкретно умение.
4. Стъпка 2: Таблица със служители
Тук дефинирате правния и договорения профил на всеки служител. Всяка колона оказва пряко влияние върху математическите изчисления на решавача. Прецизната конфигурация е ключът към успешното планиране.
| Имейл | Незадължително. Използва се само ако искате да изпратите генерирания график директно по имейл на служителя чрез бутона „Споделяне“. |
| Договор | Постоянен: Изкуственият интелект ще се опита да се доближи до максималните часове, за да оползотвори максимално постоянната заплата. Допълнителен (Подкрепление): Изкуственият интелект ще избягва да ги планира на работа, освен за покриване на критичен недостиг на персонал. |
| Непълни седмици (Начало/Край) | Ако вашият график не започва в първия ден от счетоводната ви седмица, първата и последната седмица са „непълни“. Можете да изберете как да се изчисли квотата от часове за тези съкратени седмици: Пропорционално (автоматично изчисляване пропорционално на дните), Ръчно (въвеждате точната квота) или Копие (използва квотата за пълна седмица). За много кратки графици (напр. събитие от 3 дни) ще се показва само колоната „Период“ за коригиране на квотата за тази конкретна продължителност. |
| Макс. ч./сед. и извънр. труд | Базовият договорен брой часове и максималният брой позволени извънредни часове на седмица. Надвишаването на общия брой генерира блокираща грешка. |
| Час. ставка и надбав. | Брутно часово възнаграждение и множител (напр. 1.25 за +25%). Използват се за изчисляване на общите разходи и за насочване на изкуствения интелект. |
| Мин. почивка & Макс. продължителност | Задължителната минимална почивка между две смени (напр. 11 ч.) и максималната дневна продължителност (напр. 13 ч.). Въведете 0 за деактивиране. |
| Смени/Ден & Посл. дни | Максимален брой смени на ден (2 позволява разделени смени, 1 налага непрекъсната смяна) и максимален брой последователни работни дни. |
| Задължителни последователности | Отбележете работните последователности (ротации, цикли), които този служител трябва да спазва. Изкуственият интелект ще се погрижи да ги подреди оптимално в графика. |
5. Стъпка 3: Нужди от персонал
Посочете колко души са необходими за всяка смяна и всяко умение, ден по ден. Това е целта, която ИИ ще се опита да постигне.
Силата на шаблоните (Presets)
Можете да създадете няколко шаблона за един и същ ден, като кликнете върху „+ Preset“. Например създайте шаблон „Нисък сезон“ и шаблон „Висок сезон“ или „Слънчево“ и „Дъждовно“. След това можете да превключвате между тях с едно кликване (радио бутон), за да видите как се адаптира графикът. Активният шаблон (маркиран в синьо) е този, който ще бъде изпратен на изкуствения интелект.
- Използвайте бутона „Копирай Д-1“, за да дублирате бързо всички нужди от предишния ден.
- Използвайте малката стрелка до даден шаблон, за да копирате стойностите от шаблона вляво от него.
- Клетките в червено показват невалидна стойност (трябва да бъде положително число).
6. Стъпка 4: Редактор на графици и правила
След като служителите и нуждите са дефинирани, кликнете върху „Оптимизирай“. Алгоритъмът ще изтрие незаключените назначения и ще изчисли най-добрата възможна комбинация.
Изглед и четливост
Можете да коригирате ширината и височината на клетките с помощта на плъзгачите в горната част на всяка таблица за по-добра четливост. Ширината на таблиците „Нужди“ и „График“ е синхронизирана за улеснение на вертикалното четене.
Управление на непредвидени ситуации: Системата от правила (Заключвания и Предпочитания)
В таблицата с резултатите кликнете върху произволна клетка, за да отворите менюто с правила. Тук можете да управлявате отпуските, болничните, предпочитанията или ръчните назначения.
1. Строгост на правилото
- Блокиращо (Заключване): Изкуственият интелект ТРЯБВА да спази това правило. Ако е математически невъзможно (напр. да се принуди някой да работи, когато вече е достигнал квотата си от часове), той ще сигнализира за блокираща грешка.
- Предпочитание (Желание): Изкуственият интелект ще направи всичко възможно да спази правилото в зависимост от зададената тежест (от 1 до 5) и стратегическия приоритет „Зачитане на желанията“.
2. Действие на правилото
- Отсъствие: Блокира всички назначения за този ден (Отпуск, Болничен, Задължителна почивка).
- Стриктно назначение: Задължава служителя за конкретен интервал И конкретно умение.
- Присъствие (Свободно умение): Задължава служителя да работи в даден интервал, но оставя изкуствения интелект да избере умението му според нуждите.
- Условно правило: Ако работи през този ден, той ТРЯБВА да изпълнява това умение (но ИИ може да избере да го сложи в почивка).
- Забрана: Предотвратява работата на служителя в конкретен интервал или с конкретно умение.
Бутони за бързи и масови действия
- Заключване на всички: Превръща всички изчислени от ИИ назначения в стриктни правила. Полезно е, ако графикът ви удовлетворява и искате да замразите база, преди да стартирате отново оптимизацията за останалите.
- Отключване на всички: Премахва всички ръчни правила (заключвания и желания), но запазва изчисления график.
- Изтриване на изчисленията: Премахва назначенията от ИИ, но запазва вашите ръчни правила.
- Изтриване на всичко: Нулира мрежата (назначения и правила).
- Копиране на Д-1: Достъпно в заглавната част на всеки ден (за копиране на всички правила от предходния ден) или в изскачащия прозорец на служител (за копиране само на неговите правила).
- Меню „Действия с правила“: Позволява масово премахване на всички стриктни заключвания, всички предпочитания или конвертиране на всички стриктни заключвания в предпочитания с определена тежест.
- Експорт на правила: Изтегля CSV файл, съдържащ текущия график, преобразуван изцяло в правила. Можете да редактирате този файл в Excel и след това да го импортирате отново чрез „Импорт на CSV“, за да наложите пълен график.
Таблото с предупреждения
Разположено над графика, то изброява всички нарушения. Блокиращите грешки (Червено) означават, че графикът е в нарушение на правилата (напр. неспазена почивка) или е с недостиг на персонал. Второстепенните грешки (Оранжево) се отнасят до неспазване на желанията или гъвкавите квоти. Можете да филтрирате това табло по служител, по ден или по тип грешка. Кликнете върху грешка, за да центрирате мрежата върху проблемната клетка.
7. Стъпка 5: Финансови правила
Панелът „Финансови правила“ ви позволява да добавяте фиксирани бонуси към конкретни назначения, независимо от основната часова ставка.
- Кликнете върху клетка от мрежата, за да добавите бонус за служител за даден ден.
- Можете да се насочите към конкретна смяна (напр. Бонус за нощен труд), конкретно умение (напр. Бонус за отговорност) или и двете.
- Използвайте бутона „Копирай Д-1“, за да пренесете бързо бонусите от предишния ден.
- Тези бонуси ще бъдат автоматически включени в изчисляването на общите разходи за служителя в раздела „Анализ“, а изкуственият интелект ще се опита да ги минимизира, ако целта „Минимизиране на разходите“ е активна.
8. Стъпка 6: Анализ и табла за управление
Тези табла за управление ви позволяват да проверите качеството на генерирания график от различни ъгли. Можете да превключвате между преглед по седмица или по месец.
Анализ на работното натоварване
Вижте бързо дали служителите ви са с недостиг на часове или с извънреден труд благодарение на лентите за напредък. Превишенията на основния договор са в жълто, а превишенията на разрешения квотен лимит за извънреден труд са подчертани в червено.
Финансов анализ
Оценете точните разходи за заплати във вашия график. Таблицата показва подробности за всеки служител:
- База: Разходът за редовни часове (или гарантираната фиксирана заплата).
- Изв. труд: Разходът за извънреден труд (включително увеличението).
- Бонуси: Сумата от фиксираните бонуси, дефинирани във финансовите правила.
- Общо: Общите разходи за периода.
- Екстраполирани разходи: Прогноза за разходите за 30 дни въз основа на текущия график, полезна за кратки графици.
Анализ на справедливостта
Уверете се, че трудните смени (дефинирани в конфигурацията, напр. нощни, уикенди) са разпределени справедливо между всички служители. Графиката показва броя назначения за тези целеви смени за всеки човек.
Анализ на предпочитанията
Измерете нивото на удовлетвореност на вашия екип. Тази таблица сравнява броя на изразените желания от всеки служител (неблокиращи ръчни правила + предпочитания за последователност) с броя на действително спазените желания от изкуствения интелект в крайния график.
9. Импортиране на данни чрез CSV
За да спестите време, Opti-Planning ви позволява масово да импортирате вашите данни от Excel или CSV файлове. Тази функционалност е налична за Служители, Нужди, Правила (Заключвания) и Бонуси.
Как работи импортирането?
- Кликнете върху бутона „Импорт на CSV“ в съответната секция.
- Изберете вашия файл. Системата автоматично ще открие разделителя (запетая, точка и запетая, табулация).
- Етапът на картографиране (Mapping): Това е ключовата стъпка. Системата ще се опита автоматично да свърже колоните от вашия файл с полетата на Opti-Planning, като прочете заглавните редове. Можете да коригирате ръчно тези съответствия чрез падащите менюта.
- Прегледайте визуализацията на данните, след което потвърдете импортирането. Евентуалните грешки (напр. ненамерен служител) ще бъдат изброени преди потвърждението.
10. Споделяне и комуникация
След като графикът бъде потвърден, можете да го изпратите директно на вашите екипи чрез бутона „Споделяне“, разположен горе вдясно в приложението.
Индивидуално изпращане
В падащото меню кликнете върху иконката „Имейл“ до името на даден служител. Приложението ще генерира текстово съобщение, съдържащо само неговия личен график, и ще отвори вашия имейл клиент по подразбиране.
Групово изпращане
Изберете няколко служители с помощта на чекбоксовете, след което кликнете върху бутона „Имейл“ в долната част на менюто. Приложението ще генерира общо съобщение, съдържащо графика на целия екип. Забележка: Имейл адресите се поставят в скрито копие (BCC) с цел запазване на поверителността.
11. Запазване и експорт
Opti-Planning работи изцяло във вашия браузър. За да не загубите данните си, разполагате с няколко опции чрез менюто „Файл“ и бутона „Експорт в PDF/CSV“:
Меню „Файл“ (Резервни копия)
- Нов (Изчистване на всичко): Нулира изцяло приложението.
- Облак: Създайте безплатен акаунт, за да запазвате, преименувате и зареждате вашите графици на нашите защитени сървъри.
- Локално (.ezopti): Изтеглете или импортирайте криптирано резервно копие на вашия компютър за офлайн употреба.
Експорт в PDF и Excel
- PDF: Генерира документ за печат, съдържащ графика на всеки избран служител (по един на страница).
- Excel CSV: Генерира обща обобщаваща таблица (във формат база данни).
- Индивидуални PDF / CSV файлове: Генерира и изтегля отделен файл за всеки избран служител.
- Глобален CSV експорт: Изтегля всички данни от приложението (служители, нужди, правила и др.) в една папка.
12. Разширена функционалност: Работни последователности
Последователностите са най-мощният инструмент в Opti-Planning. Те позволяват моделиране на сложни работни схеми, ротации (напр. 3x8, 5x8) или специфични синдикални правила, след което да ги назначите на вашите служители.
Разбиране на относителното време
Изключително важно е да се разбере, че цялата времева информация, дефинирана в дадена последователност, е относителна спрямо самата последователност, а не спрямо общия хоризонт на вашия график. Ден 1 съответства на първия ден, в който последователността започва за даден служител. Ако 7-дневна последователност започва на 15-о число от месеца, Ден 1 от последователността ще бъде 15-и, Ден 2 ще бъде 16-и и т.н. Разширените правила се оценяват само в рамките на този конкретен цикъл.
1. Създаване и закотвяне
Използвайте + Нова последователност, за да създадете цикъл от нулата, или + Последователност по хоризонт, за да създадете последователност с точния размер на текущия ви график. Закотвянето определя кога започва последователността (абсолютни дати) и дали се повтаря циклично (Циклична).
2. Дневни правила
За всеки ден от последователността дефинирате какво служителят ТРЯБВА ДА СВЪРШИ или НЕ ТРЯБВА ДА СВЪРШИ. Напр.: "Ден 1: Трябва да работи СУТРИН", "Ден 2: Не трябва да работи НОЩ".
3. Плаващи квоти
Позволява ограничаване на появата на дадено събитие. Примери:
- Пълен цикъл: "Максимум 2 нощни смени за цялата 14-дневна последователност".
- Плаващ прозорец: "Максимум 1 отработен уикенд от 2" (14-дневен прозорец, макс. 2 дни от тип 'Уикенд').
4. Условни правила
Създайте логически връзки. Пример: "АКО има дежурство в неделя, ТОГАВА понеделник НЕ ТРЯБВА да съдържа дежурство" (Компенсаторна почивка).
5. Преходи
Изисквайте минимална почивка непосредствено преди началото на Ден 1 от последователността и непосредствено след края на последния ден от последователността. Полезно при смяна на цикъла (напр. преминаване от нощна към сутрешна смяна).
- Строгост: Преходът може да бъде блокиращ или дефиниран кактo обикновено предпочитание (с тегло).
- Строг режим: Ако е активиран, почивката се изчислява точно на границата на последователността. В противен случай алгоритъмът търси почивка някъде между последния интервал и началото на последователността.
13. Разширена функционалност: Мозъкът на изкуствения интелект
За да получите очакваните резултати, е от решаващо значение да разберете как мисли изкуственият интелект. Солвърът работи по система от наказания. Всеки път, когато дадено правило не се спазва, изкуственият интелект получава наказателни точки. Единствената му цел е да намери график с възможно най-нисък наказателен резултат.
За да осигури максимална гъвкавост, гарантирайки същевременно законосъобразност на графиците, системата е разделена на два основни слоя: Абсолютен и Относителен.
А. Абсолютен слой: Блокиращи ограничения
Това са ненарушимите правила. Алгоритъмът винаги ще предпочете да остави празно място в графика, отколкото да наруши тези правила. Ако обаче ситуацията е математически невъзможна, изкуственият интелект трябва да направи избор. За тази цел той използва строга йерархия на блокиращите наказания:
Ниво 1: Ръчни правила и умения
Това е върховното правило. Ако зададете блокиращо правило в графика или ако даден служител няма необходимата квалификация, изкуственият интелект никога няма да наруши това правило.
Ниво 2: Блокиращи последователности и последователни дни
Непосредствено под тях се намират правилата за последователност, дефинирани като блокиращи, както и спазването на максималния брой последователно изработени дни и максималния брой интервали на ден.
Ниво 3: Почивка, максимален брой часове и дневна продължителност
Спазването на минималното време за почивка между два интервала, тавана на извънредния труд и максималната дневна продължителност.
Ниво 4: Търсене и нужди
Това е най-слабото блокиращо ограничение. Това означава, че изкуственият интелект винаги ще предпочете да остави незаето място, отколкото да принуди служител да работи, ако не е имал необходимата почивка или е в отпуск.
Б. Относителен слой: Стратегически приоритети и предпочитания
След като блокиращите ограничения са спазени, изкуственият интелект използва компонента „Стратегически приоритети“, за да балансира между различните ви цели. Подредбата на тези приоритети определя множител на наказанието.
- Приоритет 1: Голям множител
- Приоритет 2: Среден множител
- Приоритет 3: Нисък множител
1. Минимизиране на разходите
Изкуственият интелект ще следи за всеки извънреден час. Той ще даде предимство на служителите с постоянен договор, които не са достигнали нормата си, и ще избягва максимално използването на допълнителни договори (Extra). Също така ще се стреми да минимизира финансовите бонуси.
2. Справедливо разпределение
Изкуственият интелект ще преброи колко пъти всеки служител е разпределен към дефинираните в конфигурацията цели за справедливост. Той ще предпочете да даде по 2 трудни смени на всеки, вместо 4 на един човек и 0 на останалите.
3. Спазване на предпочитанията
Всички неблокиращи правила се наричат Предпочитания. Всяко предпочитание има тежест от 1 до 5:
- Тежест 5: Много важно
- Тежест 4: Важно
- Тежест 3: Стандартно
- Тежест 2: Второстепенно
- Тежест 1: Опционално
Крайното наказание за неспазено предпочитание се изчислява така: Базовите точки, съответстващи на тежестта, умножени по множителя на целта „Предпочитания“ в стратегическите приоритети.
За напреднали потребители: Ефектът на натрупване
Стратегическите цели са разделени от мултипликационен коефициент, който можете да настроите чрез параметъраРазделяне на приоритетите :
- Гъвкаво:Разходите се натрупват бързо. Изкуственият интелект може да допусне нарушаване на приоритетна цел, ако това позволява спазването на няколко второстепенни цели.
- Стандартно (Балансирано):Необходим е голям брой второстепенни нарушения, за да се компенсира едно приоритетно нарушение.
- Строго:Абсолютен приоритет на подредбата. Изкуственият интелект почти никога няма да жертва приоритетна цел заради второстепенни цели.
Това не е дефект, това епредвидена функционалност. Ефектът на натрупване позволява на изкуствения интелект да намери точката на пречупване, в която общото благосъстояние надделява над строго финансово правило, и обратното. Действително, ако например разделим приоритетите с коефициент от един милион (стойността на параметъра „Разделяне на приоритетите“ е „Строго“ в този случай), тогава изкуственият интелект може да реши да направи 1000 служители изключително нещастни само за да спести 1 евро от разходите.
14. Отстраняване на неизправности и актуализации
Изчистване на кеша на браузъра
Opti-Planning се развива редовно, за да ви предложи по-добра производителност (по-специално чрез актуализации на мотора с изкуствен интелект WebAssembly). Ако срещнете неочаквано поведение, грешки в изчисленията или проблеми с показването след актуализация, първата стъпка е да изчистите кеша на вашия браузър (Ctrl+F5 или Cmd+Shift+R). Това ще принуди изтеглянето на най-новата версия на приложението и на мотора за оптимизация.