Omfattende brugervejledning
Lær Opti-Planning at kende ned til mindste detalje: fra konfiguration af dine medarbejdere til generering af perfekte vagtplaner under hensyntagen til juridiske og økonomiske rammer. Denne omfattende guide hjælper dig trin for trin.
1. Filosofien bag Opti-Planning
Opti-Planning er ikke blot et digitalt regneark. Det er en AI-motor (kombinatorisk solver), der kører direkte og lokalt i din browser, hvilket garanterer fuldstændig datafortrolighed.
Formålet er at beregne millioner af kombinationer i sekundet for at finde den bedst mulige tildeling af dine medarbejdere, samtidig med at der tages højde for tre grundlæggende dimensioner, som ofte modarbejder hinanden:
- Efterspørgsel (bemandingsdækning): Har du det rette antal personer, på det rette tidspunkt, med de rette kompetencer til at drive din virksomhed? Det er motorens absolutte topprioritet.
- Lovlighed (hårde begrænsninger): Overholder planen de maksimale arbejdstimer, obligatoriske hviletider (f.eks. 11 timer mellem to vagter), daglige arbejdsspænd (f.eks. maks. 13 timer) og på hinanden følgende arbejdsdage?
- Retfærdighed og ønsker (bløde restriktioner): Er de svære vagter (f.eks. lukkevagter, weekender) fordelt retfærdigt mellem teamets medlemmer? Bliver medarbejdernes ønsker og utilgængelighed respekteret i videst muligt omfang?
Hurtig start: Skabeloner (Templates)
Brug knappen Se eksempel øverst til højre i applikationen for at lære værktøjet at kende. Den giver dig mulighed for øjeblikkeligt at indlæse et komplet datasæt tilpasset din branche (Restauration, Hospital, Butik, Fabrik 3x8 osv.) og se, hvordan AI'en reagerer.
2. Generel konfiguration og AI
Brugerfladetilstand
Før du starter, kan du forenkle brugerfladen ved at aktivere eller deaktivere de avancerede moduler via afkrydsningsfelterne øverst på skærmen: Aktiver sekvenser og Aktiver økonomi. Dette vil skjule unødvendige kolonner og paneler, hvis du ikke har brug for dem.
Vagtplanskonfiguration
- Dato og varighed: Angiv startdatoen og den samlede varighed (op til 366 dage).
- Ugens første dag: Afgørende for beregningen af ugentlig overtid. Hvis din regnskabsuge starter om mandagen, skal du sørge for, at denne indstilling står på Mandag.
Eksport
Angiv CSV-separatoren (semikolon, komma eller tabulator), der bruges til alle eksporter fra applikationen, for at sikre kompatibilitet med din version af Excel eller dit lønsystem.
Konfiguration af optimering (AI'ens hjerne)
Disse parametre bestemmer beregningsmotorens adfærd:
- Intensitet og maks. tid: Bestemmer beregningsdybden. "Basal" er meget hurtig, mens "Intensiv" vil søge i længere tid (op til den angivne tidsgrænse i sekunder) for at løse komplekse situationer eller optimere omkostningerne helt ned til mindste øre.
- Prioritetsadskillelse: Definerer, hvordan AI'en håndterer kompromiser. I "Fleksibel" tilstand kan AI'en acceptere at bryde en prioriteret regel, hvis det gør det muligt at overholde snesevis af sekundære regler. I "Streng" tilstand er prioritetsrækkefølgen absolut.
- Mål for retfærdighed: Vælg de vagter her (f.eks. nattevagter, weekender), som AI'en skal stræbe efter at fordele ligeligt mellem alle medarbejdere.
De strategiske prioriteter (Træk-og-slip)
Du kan omorganisere AI'ens 3 overordnede mål (Omkostninger, Retfærdighed, Ønsker) ved hjælp af drag-and-drop. Målet øverst på listen vil være AI'ens højeste prioritet.
Avanceret tip: Den lille knap mellem to mål gør det muligt at skifte mellem > (Strengt større end) og >= (Lighed). Hvis du vælger "Omkostninger >= Retfærdighed", vil AI'en betragte disse to mål som værende af nøjagtig samme vigtighed.
3. Trin 1: Tidsintervaller og kompetencer
Før du starter, skal du definere rammerne for din virksomhed. Disse elementer vil danne grundlag for al planlægning.
Vagter (Shifts)
En vagt definerer et standardiseret arbejdstidsrum (f.eks. MORGEN, AFTEN, NAT). Den har et starttidspunkt, et sluttidspunkt og en pausevarighed i minutter. Pausen fratrækkes automatisk den effektive arbejdstid ved beregning af timer og løn.
Vigtig bemærkning: Hvis sluttidspunktet ligger før starttidspunktet (f.eks. 22:00 til 06:00), registrerer systemet automatisk, at der er tale om en nattevagt, der slutter den følgende dag. Hviletiden vil blive beregnet derefter.
Kompetencer (Skills)
Definer de roller, der er nødvendige for din virksomhed, f.eks. Køkken, Servering, Bar, Leder, Sygeplejerske, Social- og sundhedshjælper. En medarbejder kan have en eller flere af disse kompetencer (fleksibilitet), og et behov vil altid være angivet for en specifik kompetence.
4. Trin 2: Medarbejderoversigten
Det er her, du definerer den juridiske og kontraktlige profil for hver medarbejder. Hver kolonne har en direkte indvirkning på solverens beregninger. En præcis konfiguration er nøglen til en succesfuld vagtplan.
| Valgfrit. Bruges kun, hvis du ønsker at sende den genererede vagtplan direkte via e-mail til medarbejderen via knappen "Del". | |
| Kontrakt | Fastansat: Den kunstige intelligens vil forsøge at nærme sig det maksimale antal timer for at gøre den faste løn rentabel. Ekstra (Afløser): Den kunstige intelligens vil undgå at lade dem arbejde, undtagen for at afhjælpe en kritisk underbemanding. |
| Delvise uger (start/slut) | Hvis din vagtplan ikke starter på den første dag i din regnskabsuge, er den første og sidste uge "delvise". Du kan vælge, hvordan timekvoten beregnes for disse afkortede uger: Proportionalt (beregner automatisk i forhold til antallet af dage), Manuelt (du indtaster den præcise kvote) eller Kopi (anvender kvoten for en hel uge). For meget korte vagtplaner (f.eks. et 3-dages arrangement) vises kun kolonnen "Periode" for at tilpasse kvoten til denne specifikke varighed. |
| Maks. t/uge & overarbejde | Det kontraktlige basetimeantal og det maksimale antal tilladte overtimer pr. uge. Overskridelse af det samlede antal genererer en blokerende fejl. |
| Timetaks. og tillæg | Bruttotimeløn og multiplikator (f.eks. 1,25 for +25 %). Bruges til at beregne den samlede omkostning og guide den kunstige intelligens. |
| Min. hvile & max. spændvidde | Den lovpligtige hviletid mellem to vagter (f.eks. 11 timer) og den maksimale daglige arbejdstid (f.eks. 13 timer). Angiv 0 for at deaktivere. |
| Vagter/Dag & fortløbende dage | Maksimalt antal vagter pr. dag (2 tillader delte vagter, 1 gennemtvinger sammenhængende vagter) og maksimalt antal arbejdsdage i træk. |
| Tvungne sekvenser | Afkryds de arbejdssekvenser (skiftordninger, cyklusser), som denne medarbejder skal følge. Den kunstige intelligens vil sørge for at placere dem bedst muligt i vagtplanen. |
5. Trin 3: Bemandingsbehov
Angiv, hvor mange personer der er brug for til hver vagt og hver kompetence, dag for dag. Dette er målet, som AI'en vil forsøge at nå.
Styrken ved skabeloner (Presets)
Du kan oprette flere skabeloner for den samme dag ved at klikke på + Preset. Opret for eksempel en skabelon til "Lavsæson" og en til "Højsæson", eller "Sol" og "Regn". Du kan derefter skifte fra den ene til den anden med et enkelt klik (radioknap) for at se, hvordan vagtplanen tilpasser sig. Den aktive skabelon (fremhævet med blåt) er den, der sendes til den kunstige intelligens.
- Brug knappen Kopier D-1 til hurtigt at duplikere alle behov fra den foregående dag.
- Brug den lille pil ved siden af en skabelon for at kopiere værdierne fra skabelonen til venstre for den.
- Cellerne i rødt angiver en ugyldig værdi (skal være et positivt tal).
6. Trin 4: Vagtplanseditor og regler
Når medarbejdere og behov er defineret, skal du klikke på Optimér. Motoren sletter ulåste tildelinger og beregner den bedst mulige kombination.
Visning og læsbarhed
Du kan justere cellernes bredde og højde ved hjælp af skyderne øverst på hvert gitter for bedre læsbarhed. Bredderne på gitrene Behov og Vagtplan er synkroniseret for at gøre den lodrette læsning nemmere.
Håndtering af uforudsete hændelser: Regelsystemet (Låse og Ønsker)
I resultatgitteret skal du klikke på en hvilken som helst celle for at åbne regelmenuen. Det er her, du håndterer orlov, sygdom, præferencer og manuelle tildelinger.
1. Regelstrenghed
- Kritisk (Lås): Den kunstige intelligens SKAL overholde denne regel. Hvis det er matematisk umuligt (f.eks. at tvinge nogen til at arbejde, når de har nået deres timemaksimum), vil den melde en kritisk fejl.
- Præference (Ønske): Den kunstige intelligens vil gøre alt for at overholde reglen baseret på den tildelte vægtning (fra 1 til 5) og den strategiske prioritet "Overhold ønsker".
2. Regelhandling
- Fravær: Blokerer enhver tildeling denne dag (ferie, sygdom, tvungen hvile).
- Streng tildeling: Tvinger medarbejderen til en bestemt vagt OG en præcis kompetence.
- Tilstedeværelse (fri kompetence): Tvinger medarbejderen til at arbejde i et tidsrum, men lader den kunstige intelligens vælge vedkommendes kompetence ud fra behovet.
- Betinget regel: Hvis vedkommende arbejder denne dag, SKAL vedkommende udføre denne kompetence (men AI'en kan vælge at give vedkommende en fridag).
- Forbyd: Forhindrer medarbejderen i at arbejde i et bestemt tidsrum eller med en bestemt kompetence.
Knapper til hurtig- og massehandling
- Lås alt: Omdanner alle AI-beregnede tildelinger til faste regler. Nyttigt, hvis vagtplanen passer dig, og du vil fastlåse et grundlag, før du genoptager optimeringen for resten.
- Lås alt op: Fjerner alle manuelle regler (låse og ønsker), men bevarer den beregnede vagtplan.
- Ryd beregninger: Sletter AI-tildelingerne, men bevarer dine manuelle regler.
- Ryd alt: Nulstiller gitteret (tildelinger og regler).
- Kopiér D-1: Tilgængelig i overskriften for hver dag (for at kopiere alle regler fra den foregående dag) eller i en medarbejders popover (for kun at kopiere vedkommendes regler).
- Menuen "Regelhandlinger": Gør det muligt at masseslette alle strenge låsninger, alle præferencer eller konvertere alle strenge låsninger til præferencer med en specifik vægt.
- Eksportér regler: Downloader en CSV-fil, der indeholder den nuværende vagtplan omdannet helt til regler. Du kan redigere denne fil i Excel og derefter genimportere den via "Importer CSV" for at fremtvinge en komplet vagtplan.
Advarselsdashboard
Placeret over vagtplanen oplister det alle overtrædelser. Blokerende fejl (rød) betyder, at vagtplanen er ulovlig (f.eks. hviletid ikke overholdt) eller underbemandet. Mindre fejl (orange) vedrører manglende overholdelse af ønsker eller bløde kvoter. Du kan filtrere denne tabel efter medarbejder, dag eller fejltype. Klik på en fejl for at centrere gitteret på den problematiske celle.
7. Trin 5: Økonomiske regler
Panelet Finansielle regler giver dig mulighed for at tilføje faste tillæg til specifikke vagter, uafhængigt af den grundlæggende timesats.
- Klik på en celle i gitteret for at tilføje et tillæg til en medarbejder på en given dag.
- Du kan målrette et specifikt tidsrum (f.eks. nattillæg), en specifik kompetence (f.eks. ansvarstillæg) eller begge dele.
- Brug knappen Kopiér D-1 for hurtigt at overføre tillæggene fra den foregående dag.
- Disse tillæg vil automatisk blive integreret i beregningen af medarbejderens samlede omkostninger under fanen Analyse, og AI'en vil forsøge at minimere dem, hvis målet "Minimer omkostninger" er aktivt.
8. Trin 6: Analyse og dashboards
Disse instrumentbrætter giver dig mulighed for at kontrollere kvaliteten af den genererede vagtplan fra forskellige vinkler. Du kan skifte mellem en visning pr. uge eller pr. måned.
Analyse af arbejdsbelastning
Se hurtigt, om dine medarbejdere er undertildelt eller arbejder overarbejde takket være statuslinjerne. Overskridelser af grundkontrakten er markeret med gult, og overskridelser af den tilladte overarbejdskvote er fremhævet med rødt.
Finansiel analyse
Estimér de præcise lønomkostninger for din vagtplan. Tabellen specificerer for hver medarbejder:
- Base: Omkostningen ved normale timer (eller den faste garanterede løn).
- Overarbejde: Omkostningen ved overarbejde (inklusive tillæg).
- Tillæg: Summen af de faste tillæg, der er defineret i de finansielle regler.
- Total: Den samlede omkostning pr. periode.
- Ekstrapoleret omkostning : En fremskrivning af omkostningerne over 30 dage baseret på den aktuelle vagtplan, nyttig til korte vagtplaner.
Retfærdighedsanalyse
Kontrollér, at krævende vagter (defineret i konfigurationen, f.eks. nætter, weekender) er fordelt retfærdigt mellem alle medarbejdere. Grafen viser dig antallet af tildelinger til disse målvagter for hver person.
Analyse af ønsker
Mål dit teams tilfredshedsgrad. Denne tabel sammenligner antallet af ønsker angivet af hver medarbejder (manuelle, ikke-blokerende regler + rækkefølgepræferencer) med antallet af ønsker, som den kunstige intelligens reelt overholder i den endelige vagtplan.
9. Import af data via CSV
For at spare tid giver Opti-Planning dig mulighed for at masseimportere dine data fra Excel- eller CSV-filer. Denne funktion er tilgængelig for Medarbejdere, Behov, Regler (Låse) og Tillæg.
Hvordan fungerer importen?
- Klik på knappen Importer CSV i den tilsvarende sektion.
- Vælg din fil. Systemet registrerer automatisk afgrænsningstegnet (komma, semikolon, tabulator).
- Mapping-trinnet: Dette er det afgørende trin. Systemet vil forsøge automatisk at matche kolonnerne i din fil med felterne i Opti-Planning ved at læse overskrifterne. Du kan manuelt rette disse match via rullemenuerne.
- Tjek forhåndsvisningen af dataene, og godkend derefter importen. Eventuelle fejl (f.eks. medarbejder ikke fundet) vil blive vist inden bekræftelse.
10. Deling og kommunikation
Når vagtplanen er godkendt, kan du kommunikere den direkte til dine hold via knappen Del øverst til højre i applikationen.
Individuel afsendelse
I rullemenuen skal du klikke på e-mailikonet ud for en medarbejders navn. Applikationen genererer en tekstbesked, der kun indeholder vedkommendes personlige vagtplan, og åbner dit standard-e-mailprogram.
Masseafsendelse
Vælg flere medarbejdere ved hjælp af afkrydsningsfelterne, og klik derefter på e-mailknappen nederst i menuen. Applikationen genererer en samlet meddelelse, der indeholder vagtplanen for hele holdet. Bemærk: E-mailadresserne sættes i blind kopi (BCC) for at beskytte fortroligheden.
11. Sikkerhedskopi og eksport
Opti-Planning kører fuldstændigt i din browser. For at undgå at miste dine data har du flere muligheder via menuen Filer og knappen Eksportér PDF/CSV :
Filmenu (Sikkerhedskopier)
- Ny (Ryd alt): Nulstiller applikationen helt.
- Skyen: Opret en gratis konto for at gemme, omdøbe og indlæse dine vagtplaner på vores sikre servere.
- Lokal (.ezopti): Download eller importer en krypteret sikkerhedskopi på din computer til offline brug.
Eksport til PDF og Excel
- PDF: Genererer et udskrivningsvenligt dokument med vagtplanen for hver valgt medarbejder (én pr. side).
- Excel-CSV: Genererer en samlet oversigtstabel (databaseformat).
- Individuelle PDF'er / CSV'er: Genererer og downloader en separat fil for hver valgt medarbejder.
- Global CSV-eksport: Downloader alle applikationsdata (medarbejdere, behov, regler osv.) til en mappe.
12. Avanceret funktion: Arbejdssekvenser
Sekvenser er det mest kraftfulde værktøj i Opti-Planning. De gør det muligt at modellere komplekse arbejdsmønstre, skiftehold (f.eks. 3x8, 5x8) eller specifikke faglige regler og derefter tildele dem til dine medarbejdere.
Forstå relativ tid
Det er afgørende at forstå, at alle tidsmæssige oplysninger, der er defineret i en sekvens, er relative i forhold til selve sekvensen og ikke i forhold til den overordnede horisont for din tidsplan. Dag 1 svarer til den første dag, hvor sekvensen starter for en given medarbejder. Hvis en 7-dages sekvens starter den 15. i måneden, vil Dag 1 i sekvensen være den 15., Dag 2 vil være den 16. osv. De avancerede regler evalueres kun inden for denne præcise cyklus.
1. Oprettelse og forankring
Brug + Ny sekvens for at oprette en cyklus fra bunden, eller + Horisontsekvens for at oprette en sekvens, der matcher varigheden af din nuværende vagtplan præcist. Forankringen definerer, hvornår sekvensen starter (absolutte datoer), og om den gentages i ring (Cyklisk).
2. Daglige regler
For hver dag i sekvensen definerer du, hvad medarbejderen SKAL GØRE eller IKKE MÅ GØRE. F.eks.: "Dag 1: Skal have MORGEN", "Dag 2: Må ikke have NAT".
3. Flydende kvoter
Gør det muligt at begrænse forekomsten af en hændelse. Eksempler:
- Hel cyklus: "Maksimalt 2 nattevagter i hele sekvensen på 14 dage".
- Rullende vindue: "Maksimalt 1 arbejdsweekend ud af 2" (Vindue på 14 dage, maks. 2 dage af typen 'Weekend').
4. Betingede regler
Opret logiske sammenhænge. Eksempel: "HVIS tildelt vagt om søndagen, SÅ MÅ mandagen IKKE indeholde nogen vagt" (Kompenserende hviletid).
5. Overgange
Indsæt en minimumshviletid lige før starten på dag 1 i sekvensen og lige efter afslutningen på den sidste dag i sekvensen. Nyttigt ved skiftskift (f.eks. overgang fra Nat til Morgen).
- Alvorlighed: Overgangen kan være blokerende eller defineres som en simpel præference (med en vægt).
- Streng tilstand: Hvis den er aktiveret, beregnes hvilen nøjagtigt ved sekvensens grænse. Ellers søger motoren efter hvile hvor som helst mellem den sidste vagt og starten på sekvensen.
13. Avanceret funktion: Den kunstige intelligens' hjerne
For at opnå de ønskede resultater er det afgørende at forstå, hvordan den kunstige intelligens tænker. Solveren fungerer ud fra et strafpointsystem. Hver gang en regel ikke overholdes, modtager den kunstige intelligens strafpoint. Dets eneste formål er at finde den vagtplan, der har den lavest mulige strafpointscore.
For at give maksimal fleksibilitet og samtidig garantere lovlige vagtplaner er systemet opdelt i to hovedlag: Det absolutte og Det relative.
A. Det absolutte lag: Hårde restriktioner
Dette er de uafviselige regler. Motoren vil altid foretrække at efterlade et hul i vagtplanen frem for at overtræde disse regler. Hvis situationen imidlertid er matematisk umulig, må den kunstige intelligens træffe et valg. Til dette bruger den et strengt hierarki af blokerende straffe:
Niveau 1: Manuelle regler og kompetencer
Dette er den overordnede regel. Hvis du angiver en blokerende regel i vagtplanen, eller hvis en medarbejder ikke har de nødvendige kvalifikationer, vil den kunstige intelligens aldrig bryde denne regel.
Niveau 2: Blokerende sekvenser og påhinanden følgende dage
Lige nedenfor finder du sekvensreglerne markeret som Blokerende samt overholdelsen af det maksimale antal arbejdsdage i træk og det maksimale antal vagter pr. dag.
Niveau 3: Hviletid, maks. timer og arbejdsdagslængde
Overholdelse af den mindste hviletid mellem to vagter, loftet for overarbejdstimer og den maksimale daglige arbejdstid.
Niveau 4: Efterspørgsel og behov
Det er den svageste blokerende begrænsning. Det betyder, at den kunstige intelligens altid vil foretrække at lade en vagt stå tom frem for at tvinge en medarbejder til at arbejde, hvis vedkommende ikke har haft sin hviletid eller er på ferie.
B. Det relative lag: Strategiske prioriteter og ønsker
Når de ufravigelige begrænsninger er overholdt, bruger den kunstige intelligens komponenten Strategiske prioriteter til at afveje dine forskellige mål. Rækkefølgen af disse prioriteter definerer en straffemultiplikator.
- Prioritet 1: Høj multiplikator
- Prioritet 2: Mellem-multiplikator
- Prioritet 3: Lav multiplikator
1. Minimer omkostningerne
Den kunstige intelligens vil spore hver eneste overtime. Den vil prioritere medarbejdere på fast kontrakt, som ikke har nået deres kvote, og i videst muligt omfang undgå at bruge ekstrakontrakter. Den vil også forsøge at minimere økonomiske tillæg.
2. Fordel retfærdigt
Den kunstige intelligens vil tælle, hvor mange gange hver medarbejder tildeles de retfærdighedsmål, der er defineret i konfigurationen. Den vil foretrække at give 2 vanskelige vagter til alle frem for 4 til én person og 0 til de andre.
3. Respekter ønsker
Alle ikke-blokerende regler kaldes Ønsker. Hvert ønske har en vægt fra 1 til 5:
- Vægt 5: Meget vigtigt
- Vægt 4: Vigtig
- Vægt 3: Standard
- Vægt 2: Mindre
- Vægt 1: Valgfri
Den endelige straf for et ikke-opfyldt ønske beregnes således: Basispoint knyttet til vægten ganget med multiplikatoren for målet Ønsker i de strategiske prioriteter.
For avancerede brugere: Akkumuleringseffekten
De strategiske mål er adskilt af en multiplikationsfaktor, som du kan justere via parameterenPrioritetsadskillelse :
- Fleksibel:Omkostningerne hober sig hurtigt op. AI'en kan acceptere at tilsidesætte et prioriteret mål, hvis det gør det muligt at overholde et par sekundære mål.
- Standard (afbalanceret):Der kræves et stort antal sekundære overtrædelser for at opveje én prioriteret overtrædelse.
- Strikt:Absolut prioritet til rækkefølgen. AI'en vil næsten aldrig ofre et prioriteret mål til fordel for sekundære mål.
Det er ikke en fejl, det er enønsket funktionalitet. Akkumuleringseffekten giver den kunstige intelligens mulighed for at finde vendepunktet, hvor den samlede trivsel opvejer en streng økonomisk regel, og omvendt. Hvis vi for eksempel adskiller prioriteterne med en faktor på én million (værdien af parameteren 'Adskillelse af prioriteter' er 'Streng' i dette tilfælde), kan den kunstige intelligens beslutte at gøre 1000 medarbejdere ekstremt utilfredse blot for at spare 1 enkelt euro på omkostningerne.
14. Fejlfinding og opdateringer
Ryd browserens cache
Opti-Planning udvikler sig regelmæssigt for at give dig bedre ydeevne (især via opdateringer af AI-motoren til WebAssembly). Hvis du oplever uventet adfærd, beregningsfejl eller visningsproblemer efter en opdatering, er det første skridt at rydde din browsers cache (Ctrl+F5 eller Cmd+Shift+R). Dette vil fremtvinge download af den seneste version af applikationen og optimeringsmotoren.